Neuinstallation

Einleitung

Migration ist das Übertragen einer vorhandenen Installation auf ein neues Computersystem. Es können Einzelplatzinstallationen oder Serverinstallationen, jedoch keine Netzwerkarbeitsplatzinstallationen migriert werden. Die Migration einer FAKTURA-X Installation besteht aus den folgenden Arbeitsschritten:

1. Vorbereitung des Zielcomputersystems
2. Sicherung der Quellinstallation
3. Übertragung der Dateien
4. Übertragung der Einstellungen

Achtung! Die Migration wird in der Regel durch den Hersteller oder einen autorisierten Servicepartner durchgeführt und ist bei einem bestehenden Wartungsvertrag kostenfrei, sofern die Vorgaben des Herstellers eingehalten werden. Die Nichtbeachtung der Vorschriften zur Migration hat in der Regel Mehrarbeit zur Folge. Die Kosten für Mehraufwendungen werden dem Vertragspartner seitens des Herstellers mit 200,- € berechnet. Wir empfehlen dem Vertragspartner, den Verursacher dieser Kosten in Regress zu nehmen.

Der zeitliche Aufwand bei einer Migration durch den Hersteller liegt inklusive Anpassungen an das Zielsystem in der Regel bei einer halben Stunde.

Vorbedingungen

Die technischen Mindestvoraussetzungen für die Installation und den Betrieb von FAKTURA-X sind unter Systemvoraussetzungen dokumentiert.

Bezüglich der technischen Voraussetzungen ist eine Absprache zwischen Gerätelieferant und dem Hersteller der Anwendung sinnvoll. Der Hersteller kennt die optimalen technischen Voraussetzungen und idealen Systemparameter und kann bei der Konfiguration der Computersysteme, Konzeption der Netzwerkinfrastruktur und Geräteauswahl beraten.

Da FAKTURA-X ein zentrales Werkzeug für die Prozesse des Unternehmens darstellt, sollten Anforderungen und Empfehlungen in jedem Falle berücksichtigt werden.

Notwendige Vorarbeiten

Damit die Übertragung durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der alte Rechner muss per Fernwartung erreichbar sein. Dazu ist eine funktionierende Internetverbindung notwendig.
• Auch der neue Rechner muss über eine funktionierende Internetverbindung verfügen und per Fernwartung erreichbar sein. Die Fernwartung kann hier heruntergeladen werden.
• Eine externe Festplatte muss für die Übertragung der Installation zur Verfügung stehen. Diese externe Festplatte wird auch zur Datensicherung auf dem neuen Computer eingesetzt.
• Bei Fremdsystemen gilt: Der neue Rechner muss vollständig installiert und eingerichtet sein, insbesondere müssen alle Drucker installiert sein.

Achtung! Für den Zugriff durch den Hersteller muss FAKTURA-X Fernwartung bereitgestellt werden. Andere Fernwartungssysteme sind nicht zulässig, insbesondere die Installation von Teamviewer ist nicht zulässig!

Optionale Leistungen

Zusätzlich können bei Fremdsystemen folgende Leistungen erbracht werden. Diese sind ggf. kostenpflichtig, wir weisen zuvor darauf hin:

• Die "Eigenen Dateien" können ebenfalls übertragen werden, diese müssen zuvor von Ihnen in einem zentralen Ordner zusammengefasst sein. Bitte beziehen Sie auch Dateien ein, die auf dem Desktop o.ä. abgelegt sind.
• Fremdsoftware kann ebenfalls übertragen werden. Bitte geben Sie vorher an, um welche Software es sich handelt (Office Programme, Banking Programme, o.ä.). Die Installationsmedien für Fremdprogramme müssen vorhanden sein. Bei Problemen rufen Sie vorab an, um diese abzuklären.

Betriebssystem

Der Hersteller der Anwendung empfiehlt derzeit die Betriebssysteme Windows 10 Pro oder Windows 11 Pro, da diese Plattformen das produktive Arbeiten am Besten unterstützen.

Die Konfigurationsvorschriften für das Betriebssystem:

• Eine Anzeigeskalierung darf nicht eingestellt sein.
• Die Anzeigeoption „Erweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden“ muss ausgeschaltet sein.
• Die Anzeigeoption „Ausgeblendete Dateien, Ordner […] anzeigen“ muss gewählt sein.

Nutzung der Ablage

Innerhalb der Installationsstruktur der Anwendung ist ein Verzeichnis für die Ablage von Daten vorgesehen. Das Verzeichnis heißt "Ablage" und wird parallel zu Datenbank (Data), Vorlagen (Templates), Formularen (Listen) und Finanzordner (Finance) abgelegt.

Bei mehreren Mandanten wird innerhalb des Ordners "Ablage" für jeden Mandanten ein Unterverzeichnis mit dem Namen des Mandanten abgelegt. Innerhalb der Verzeichnisstruktur der Ablage können beliebig viele Ordner und Unterordner angelegt werden. Daher ist die Ablage in Arbeitsgruppen ein optimaler Speicherort für Daten des Unternehmens. Bei Einzelarbeitsplätzen kann die Ablage als Ersatz für die Bibliotheksordner genutzt werden.

Zentraler Vorteil des Ablageordners ist, dass er nicht vom Betriebssystem verwaltet wird. Dies kann beim Kopieren zu Konflikten führen. Der Ablageordner hingegen kann problemlos bei der Datensicherung der Anwendung berücksichtigt werden.

Die Migration

Die Migration wird nacheinander am Quellcomputersystem und am Zielcomputersystem durchgeführt. Beide Systeme müssen also nacheinander verfügbar sein.

Vorbereitung der Migration

Für die Migration müssen folgende Vorarbeiten durchgeführt sein:

• Das Zielcomputersystem ist am vorgesehenen endgültigen Einsatzort aufgebaut, vollständig verkabelt und arbeitet fehlerfrei.
• Das Betriebssystem des Zielcomputersystems ist vollständig installiert, lizenziert, aktiviert und mit allen Aktualisierungen ausgestattet.
• Alle peripheren Geräte sind am Zielcomputersystem angeschlossen und installiert, dies gilt insbesondere für alle zum Einsatz kommenden Drucker.
• Quell- und Zielcomputersystem sind mit dem Internet verbunden; die Verbindungsgeschwindigkeit ist für Up- und Download mindestens 254kBit/s.
• Schutzanwendungen wie Virenscanner und Firewall des Zielcomputersystems sind so konfiguriert, dass Anwendungskomponenten aus dem Internet geladen und die Anwendung installiert werden können.
• Das jeweils aktive Benutzerprotokoll des Quell- und Zielcomputersystems verfügt über Administrationsrechte.
• Das Fernwartungssystem für FAKTURA-X ist auf Quell- und Zielcomputersystem aktiviert. Dieses Fernwartungssystem kann hier heruntergeladen und dann ohne Installation gestartet werden.
• Ein externer USB- Datenträger (USB-Festplatte, ersatzweise USB-Stick) mit mindestens 1 GB Speicherkapazität ist vorhanden und beschreibbar.
• Eine Datensicherungsstrategie ist vorhanden oder ein Datensicherungsmedium (USB-Festplatte) steht für die Einbindung in die FAKTURA-X Datensicherung bereit.

Sind die Bedingungen nicht erfüllt, wird die Migration seitens des Herstellers nicht empfohlen und sollte abgebrochen werden. Die Kosten eines abgebrochenen Versuchs werden als Mehrarbeit berechnet.

Zur Vorbereitung der Migration ist hier eine Checkliste verfügbar.

Durchführung der Migration

Die Durchführung wird in der Regel vom Hersteller durchgeführt und wird hier nicht im Detail erläutert. Im Wesentlichen werden die notwendigen Daten und Einstellungen vom Quellsystem kopiert, gegebenenfalls werden Anpassungen für das Zielsystem durchgeführt und die bisherige Lizenz für das Quellsystem deaktiviert. Das Zielsystem wird durch Installation und Konfiguration des Datenbanktreibers vorbereitet. Die Installation der Anwendung wird durchgeführt und die Daten übertragen. Es folgt die Initialisierung und Konfiguration der Anwendung auf dem Zielsystem. Aktualisierungen werden eingespielt, die Lizenzierung durchgeführt und das System aktiviert.

Abschluss der Migration

Die Installation wird abschließend auf korrekte Funktion getestet. Dabei werden insbesondere folgende Aspekte geprüft:

• Datenbank- und Dateizugriffe werden getestet.
• Druckfunktionen werden getestet.
• Schnittstellen werden geprüft.
• Die Benutzeroberfläche wird eingestellt.
• Eine Datensicherung wird eingerichtet und getestet.
• Aktualisierungen werden erläutert.

Nach Abschluss der Tests wird das System freigegeben.