Artikel erfassen: Unterschied zwischen den Versionen

Im Folgenden wird erläutert, wie Sie Waren zu einem Auftrag hinzufügen, Preise kontrollieren und anpassen und Auftragsposten vor der Rechnungsstellung bearbeiten können.  

Zudem finden Sie hier Tipps, wie Sie die Auftragserfassung für sich schneller und effizienter gestalten können.

==Grundlagen==

===Artikel erfassen===

Artikel können nur erfasst und geändert werden, solange der Auftrag noch nicht den Rechnungsstatus erreicht hat:

Die Erfassung selbst kann in vier Modi durchgeführt werden, zwischen denen in der Kopfzeile des Dialogs ''Waren erfassen'' gewählt werden kann. Die Modi unterscheiden sich durch Menge der Angaben, die Sie mit {{Taste|↩}} bestätigen müssen, bevor der Artikel erfasst wird.  

*[[Datei:doppelpfeilrechts.png|link=]] [[Artikel_erfassen#Schnelle_Erfassung|Schnelle Erfassung]]: Erlaubt eine schnellere Erfassung von Artikeln, in der nur die Artikelnummer und die Anzahl der Posten eingeben werden müssen.

*[[Datei:dreifachpfeilrechts.png|link=]] [[Artikel_erfassen#Schnelle_Erfassung|Schnelle Erfassung mit Anzahl "1"]]: Erlaubt eine noch schnellere Erfassung, in der nur die Artikelnummer eingegeben werden muss.

*[[Datei:faverfassung.png|link=]] [[Artikel_erfassen#Favoritenfunktion|Favoritenerfassung]]: Ermöglicht die schnelle Erfassung von zuvor als Favoriten gespeicherten Waren. Die Artikelanzahl kann geändert werden.

Wird der gleiche Artikel mehrmals zu verschiedenen Zeiten erfasst, so besteht die Möglichkeit die Posten in der Tabelle ''Ware'' jeweils einzeln ([[Datei:Optionsmenue.png|link=]]) oder aber zusammen (also aufaddiert, [[Datei:aufaddieren.png|link=]]) aufzuführen. Der Wechsel zwischen diesen beiden Modi geschieht mithilfe der Schaltflächen in der Kopfzeile des Dialogs. Mit [[Datei:Sichern.png|link=]] wird der aktuelle Modus als Voreinstellung verwendet.  

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|37|46|100|66|Schnellerfassung und Favoritenerfassung

|112|46|131|66|Ausgewählten Erfassungsmodus als Voreinstellung verwenden

|155|46|198|66|Gleiche Waren aufaddiert oder einzeln aufführen

|207|46|226|66|Ausgewählten Aufaddierungs-Modus als Voreinstellung verwenden

'''Um einen Artikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:'''

Wenn der Auftragsstatus vor der Erfassung als „Bestellung“ oder „Lieferschein“ deklariert wurde und der Artikel nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden ist, wird eine Warnmeldung ausgegeben:

Diese Meldung kann mit {{Taste|&#8617;}} bestätigt werden, wenn der Artikel dennoch erfasst werden soll.

Ist die Artikelnummer nicht bekannt, kann alternativ auch nach den [[Warenstamm#Suchwörter|Suchwörtern]] eines Artikels gesucht werden.

Soll nach mehreren Suchwörtern gesucht werden, müssen diese durch Kommata getrennt werden. Mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} bzw. {{Taste|&#8617;}} wird die Tabelle aktualisiert.

Sofern die Restriktionen für die Preiseingabe oder den Preisgruppenwechsel weder im [[Register Warenwirtschaft#Erfassungsoptionen|Konfigurationsmodul]] noch in der [[Benutzerstamm#Rechte|Rechteverwaltung]] aktiviert sind, können auch Preise einer anderen Preisgruppe gewählt oder freie Preise eingegeben werden:

A. '''Freier Preis:''' Wählen Sie die Option ''Eingeben'' oder drücken Sie {{Taste|&uarr;}}. Das Eingabefeld für freie Preise wird eingeblendet.<br/>

Bei der freien Preiseingabe stehen über das Optionsmenü hinter dem Feld ''Eingeben'' [[Datei:pfeilrunter.png|link=]] (''Preis umrechnen'') verschiedene Kalkulationshilfen zur Verfügung:

*'''Eingabe als Bruttowert behandeln''' (<kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">I</kbd>): Die Eingabe wird entsprechend des Mehrwertsteuersatzes des Artikels in den Nettopreis umgewandelt.

Nach der Eingabe eines freien Preises wird beim Sichern des Artikelpostens ein Dialog eingeblendet, der die Möglichkeit bietet, den eingegebenen Preis als ''kundenspezifischen Sonderpreis'' zu sichern.  

Ist zu diesem Zeitpunkt für den Artikel bereits ein Sonderpreis für den Kunden hinterlegt, kann dieser durch den neu erstellten Preis überschrieben werden. Sonderpreise können im Dialog [[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Sonderpreise|Sonderpreise]] der Kundenverwaltung bearbeitet werden.

Die Verkaufspreise der Preisgruppen können ebenfalls editiert werden. Der dazu dienende Dialog ''Ändern'' wird über einen Doppelklick auf die Preisgruppe, mit der {{Taste|Einfg}} -Taste oder mit  der Schaltfläche [[Datei:pfeilrunter.png|link=]] und Auswahl der entsprechenden Option geöffnet:

Sichern Sie nach Überprüfung des Preises den erfassten Posten mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} oder {{Taste|&#8617;}}.

Klicken Sie dazu im Erfassungsdialog auf die Schaltfläche [[Datei:stapel.png|link=]] in der Tabelle ''Preisgruppen''.

{{Tipp1|So können alle manuellen Preisänderungen, die jemals vorgenommen wurden, für diesen Kunden eingesehen werden.}}

Während der Erfassung werden Informationen angezeigt, welche für die Kalkulation des Artikelpreises genutzt werden können. Hier die Anzeigefelder in der Übersicht:

<!--//////////    Tabelle ANFANG    //////////-->

<!--//////////    Tabelle ENDE    //////////-->

sein.

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Ist ein Bestelldatum für den aktuellen Artikel verfügbar, kann durch einen Klick auf die Datumsangabe ein Informationsdialog geöffnet werden.

Der Dialog zeigt eine Übersicht über laufende [[Bestellverwaltung|Lieferantenbestellungen]] des aktuellen Artikels. Es werden relevante Informationen zu Bestellstatus und freien Bestellmengen angezeigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellmengen im Eingabefeld ''Sperren'' mit einer Kennzeichnung zu versehen, die als Information in der Bestellverwaltung oder bei der Erfassung anderer Aufträge angezeigt wird. Die Sperre hat nur informativen Charakter. Auch gesperrte Mengen können erfasst werden.

Während der Erfassung können Textzeilen eingegeben werden. Diese erscheinen im Auftrag an der Position, an der sie eingefügt wurden.  

}}

'''Um eine Textinformation in den Auftrag einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:'''

#Öffnen Sie den Erfassungsdialog, indem Sie doppelt in die Tabelle ''Ware'' klicken {{LMB}}.

Die Information unter dem Eingabefeld zeigt an, wie viele Zeichen noch eingegeben werden können; die maximale Anzahl an Zeichen pro Zeile beträgt 130.

Um mehrere Zeilen Text einzugeben, kann die Prozedur beliebig oft wiederholt werden.

<div style="margin:0"><ul style=";margin:0;">  

</ul></div>

<div style="margin:0"><ul style="padding:0;margin:0;">  

</ul></div>

'''Zur Erfassung von Kombikisten gehen Sie wie folgt vor:'''

#Öffnen Sie den Erfassungsdialog, indem Sie doppelt in die Tabelle ''Ware'' klicken.

#Geben Sie im Feld ''Anzahl'' das Zeichen <kbd class="light">*</kbd> gefolgt von der gewünschten Anzahl des Artikels ein.  

#Bestätigen Sie mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}. Die Anwendung hat nun aus der Eingabe des Großgebindes automatisch die entsprechenden Teilgebinde abgeleitet.  

{{Tipp1|Sie können beliebig weitere Artikel hinzufügen, bis der Kasten voll ist. Wenn hingegen das Großgebinde nicht vollständig gefüllt werden soll, schließen Sie einfach den Dialog ''Waren erfassen''. Wenn Sie ihn erneut öffnen, können weitere Artikel wie gewohnt erfasst werden.}}

Diese Funktion ist eine Hilfe für den '''gelegentlichen Einsatz'''. Artikel, die mehr als einmal erfasst werden müssen, sollten grundsätzlich im [[Warenstamm]] angelegt werden, da sie dann auch in Auswertungen berücksichtigt werden.

'''Um einen Direktartikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:'''

#Öffnen Sie den Erfassungsdialog, indem Sie doppelt in die Tabelle ''Ware'' klicken.

#Geben Sie eine Artikelbezeichnung für den Artikel im Eingabefeld ''Text'' ein.

#Geben Sie eine Anzahl im Eingabefeld ''Anzahl'' ein.

#Geben Sie einen Nettoeinkaufspreis im Eingabefeld ''EK Netto'' ein. Der Einkaufspreis darf nicht „0“ sein, da der Mindestpreis „0,01“ beträgt. Wird dennoch der Wert „0“ eingeben, erhöht die Anwendung den Einkaufspreis automatisch auf „0,01“.

#Wählen Sie einen Mehrwertsteuersatz aus dem Auswahlfeld ''MwSt. Satz'' aus.

#Auf Wunsch können Sie den Verkaufspreis im Eingabefeld ''VK Netto'' bearbeiten. Der Preis kann neu eingegeben oder durch die Schaltfläche [[Datei:calc.png|link=]] bzw. der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">I</kbd> als Bruttoverkaufspreis verwendet werden.

#Speichern Sie den Posten mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.

==Struktur erfassen==

[[Warenstamm#Strukturartikel|Strukturartikel]] sind Artikel, die mehrere Artikel und Textinformationen gleichzeitig enthalten können. So können Sie beispielsweise Mischungen verschiedener Sorten einer Ware zusammenstellen. Wenn ein Strukturartikel erfasst wird, wird die Menge der von ihm enthaltenen Artikel mit der eingegebenen Anzahl multipliziert:

Die Strukturbestandteile werden wie einfache Posten gelistet, sofern die Anzeige in der Struktur mittels der Option ''Posten im Auftrag anzeigen'' deaktiviert wurde. Treten bei der Erfassung der Strukturbestandteile Fehlbestände auf, wird nach Abschluss der Strukturerfassung ein Warndialog ausgegeben.

Da der Warndialog keine detaillierten Informationen über die fehlenden Strukturbestandteile enthält, müssen im Zweifelsfall die Fehlbestände im Inventurregister der Warenverwaltung überprüft werden.

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==Zubehörfunktion==

Bei Erfassung der Auftragspositionen können Sie das Zubehör für einen bestimmten Artikel anzeigen lassen und direkt miterfassen, ohne dieses jeweils einzeln suchen zu müssen.  

'''Um Zubehörartikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:'''

Zubehörartikel können auch vollautomatisch mit ''Alle Zubehörartikel erfassen'' im Optionsmenü ({{RMB}} in die Tabelle ''Zubehör'') oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|Einfg}} erfasst werden.

{{Hinweis|Die Zuweisung von Zubehör zu Artikeln wird innerhalb des Warenstamms im Register ''Eingabe'' unter der Gruppe ''Lager'' vorgenommen. Wie dies geschieht, erfahren Sie [[Warenstamm#Zubehörartikel|hier]].}}

==Schnelle Erfassung==

Bei der ''Schnellen Erfassung'' muss nur der gewünschte Artikel ausgewählt und die Anzahl der Posten eingegeben werden. Optionen zur Preisauswahl bestehen nicht, sämtliche Preisoptionen werden automatisiert umgesetzt. Die Aktivierung erfolgt mit der Schaltfläche [[Datei:doppelpfeilrechts.png|link=]].

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Um die Erfassung wiederkehrender Aufträge zu beschleunigen, können für Kunden favorisierte Artikel hinterlegt werden. Diese Favoriten sind im Dialog ''Auftragspositionen erfassen'' in der Tabelle ''Favoriten'' jederzeit abrufbar.  

<div><ul style="margin:0;">  

</ul></div>

===Artikel in Favoriten aufnehmen===

Ein Artikel kann mitsamt der gewünschten Anzahl wie folgt als Favorit aufgenommen werden:

Bestehende Favoriten werden nicht ersetzt oder verändert. Die Favoriten können auch beim [[Aufträge automatisieren#Telefonverkauf|Telefonverkauf]] verwendet werden.

<!--**************************************************-->

Alle Favoriten der Liste können vollautomatisch mit ''Alle Favoriten erfassen'' im Optionsmenü oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|Einfg}} in den Auftrag übernommen werden. Dabei werden auch die Mengenangaben übernommen. Eine Bearbeitung ist hier nur nach der Erfassung in der Warentabelle der Auftragsverwaltung möglich.

Die ''Favoritenerfassung'' [[File:faverfassung.png|link=]] ermöglicht hingegen eine sequenzielle Erfassung mit Änderung der Mengen:  

|78|45|99|65|1. Favoritenerfassung aktivieren

'''Um die Favoritenerfassung zu beginnen, gehen Sie wie folgt vor:'''

#Wählen Sie in der Favoritenliste den Eintrag, ab dem erfasst werden soll, mit einem Doppelklick aus.

#Geben Sie die Anzahl ein und bestätigen Sie mit <kbd class="light">&#8617;</kbd>. Wenn der vorgegebene Wert verwendet werden soll, drücken Sie ohne weitere Eingabe <kbd class="light">&#8617;</kbd>. Wenn Sie einen Artikel überspringen möchten, geben Sie den Wert „0“ ein.

Nach dem Auswählen des ersten Artikels für die Erfassung werden dort statt der Kundeninformationen die des jeweiligen Artikels angezeigt. Durch das Optionsmenü [[Datei:pfeilrunter.png|link=]] des Informationsbereiches kann die Ansicht zwischen Kunden- und Artikelinformationen umgeschaltet werden.

==Artikelinformationen==

Formulare können im Bedarfsfall ausgewählt werden.</ref>.

Um die Bearbeitungsmöglichkeiten eines aufgenommenen Postens einzusehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste {{RMB}} auf einen Posten. Es öffnet sich folgendes Optionsmenü:

Das Optionsmenü lässt sich auch über die Schaltfläche [[Datei:Waren.png|link=]] öffnen.<ref>Das Optionsmenü, das sich über die Schaltfläche [[Datei:Waren.png|link=]] in der Seitenleiste öffnet, beinhaltet außerdem die Optionen zur Bearbeitung von erfassten [[Vermietartikel erfassen|Vermietartikeln]].</ref>

Zur Änderung von Mengen wählen Sie den zu bearbeitenden Posten mit der rechten Maustaste {{RMB}} an und wählen Sie im Optionsmenü ''Anzahl ändern''. Alternativ wählen Sie den Artikel an und öffnen den Änderungsdialog mit {{Taste|Einfg}}.

In der Anzeigezeile ''Artikel/Bestand'' wird der jeweilige ausgewählte Artikel samt seines aktuellen Lagerbestands ausgewiesen. Die Bestandsanzeige ist hier ebenfalls [[Artikel_erfassen#Artikel_erfassen|wie im Erfassungsdialog farbcodiert]].

===Mengenänderungen eingeben===

'''Um die Menge eines Artikels zu ändern,'''

'''Um einen solchen Hinweis zu hinterlegen,'''

# Aktivieren Sie die Option ''Information''.  

# Bestätigen Sie die Änderung mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.

Bei der Übernahme der Texteingabe wird das Wort „Menge“ durch die Differenzmenge und das Wort „Artikel“ durch die Artikelbezeichnung ersetzt. Dies funktioniert auch bei freien Texten.

<div style="margin:0"><ul style="padding:0;margin:0;">  

</ul></div>

*'''Abschlag auf Rücknahmen''': Diese Option ermöglicht eine Preisverringerung für zurückgenommene Waren.  So können Sie ihren Aufwand für Mehrlieferung und Rücknahme ausgleichen und müssen die Waren nicht zum Originalpreis vom Kunden „zurückkaufen“. Der Abschlag kann mithilfe der Auswahlliste unter ''Prozent'' prozentual oder als Betrag angelegt werden und wird automatisch auf alle Rücknahmen von Basisgebinden angewendet.

Ist der bearbeitete Posten ein Mehrwegartikel mit einer Pfandverknüpfung, wird angeboten, die Menge des Pfandartikels ebenfalls zu ändern.  

Sollte die Postenmenge die verfügbaren Bestände überschreiten, wird eine Warnung angezeigt:

{{Tipp1| Rückgaben stellen Verminderungen des ausgelieferten Bestands dar und müssen daher mit einem vorangestellten Minuszeichen eingegeben werden. Im Remissionsmodus wird allerdings automatisch ein negatives Vorzeichen eingefügt (erkennbar an der weißen Hinterlegung der Schaltfläche {{Taste|-}}), es sei denn, Sie wählen diese Option explizit ab. Um einen positiven Wert einzugeben, kann die Funktion durch Drücken der Schaltfläche für den aktuellen Posten deaktiviert werden oder die Anzahl mit einem vorgestellten Pluszeichen („+“) versehen werden. Die Funktion wird nach dem Erfassen des aktuellen Postens automatisch wieder eingeschaltet.<ref>Die Funktion zur negativen Erfassung kann unter ''Pfand automatisch mit negativem Vorzeichen erfassen'' in den [[Register Aufträge#Erfassungsoptionen|Einstellungen]] ein- oder ausgeschaltet werden.</ref>.}}

Im folgenden Beispiel sollen zwei der zehn gelieferten Veltins-Kästen zu einem geringeren Preis zurückgenommen werden:

<div style="clear:both;"></div>  

ENDE AUSGEKLAMMERTER BEREICH. WEGEN REDUNDANZ VORERST AUSGELASSEN. STAND 2019-08-02 -->

<!--**************************************************-->

<div><ul style="margin:0;">  

</ul></div>

{{Hinweis|Bei der Teilgebindeerfassung wird das automatische Ergänzen des Minuszeichens deaktiviert.}}

Hier die korrekten Eingaben für einige häufige Szenarien:  

* Sie erhalten 2 Kästen und 5 Flaschen zurück:

** Eingabe '''-2/-5'''

** Eingabe '''-2/5'''

* Sie erhalten 2 Kästen zurück. In einem von ihnen befinden sich 5 ''leere'' Flaschen:

** Eingabe '''-2'''.  

**Öffnen Sie anschließend die [[Pfandartikel_erfassen|Pfanderfassung]] via {{RMB}} in die Pfandtabelle oder <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">L</kbd>.

# Verbuchen Sie eine Mengenänderung von '''-10''', um 10 Kästen "zurückzunehmen".

# Nehmen Sie bei demselben Artikel eine erneute Mengenänderung über '''0/2''' vor. So werden zwei Flaschen aus den Kästen dem Kunden wieder angerechnet.

Um [[Artikel_erfassen#Einf.C3.BCgen_von_Informationen|Informationstexte]] zu bearbeiten, die in der Artikelerfassung angelegt wurden, klicken Sie mit der rechten Maustaste  {{RMB}} auf einen Text und wählen ''Text bearbeiten''. Alternativ wählen Sie den Artikel an und drücken {{Taste|Einfg}}.

Die Bearbeitung kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}} gespeichert werden.

Um einen Preis zu ändern, kann dieser durch die Option ''Preis ändern'' oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|Einfg}} bearbeitet werden.

Im Eingabefeld kann auch ein Bruttopreis eingegeben werden. Geben Sie den Preis ein und aktivieren Sie die Option ''Als Bruttowert'' hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|I}}. Der eingegebene Preis wird entsprechend dem Mehrwertsteuersatz des Artikels in den Nettopreis umgewandelt und als Nettoverkaufspreis in das Eingabefeld eingetragen.

Der jeweilige neue Preis wird mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}} gespeichert. Die Postensumme des Auftrags wird automatisch neu berechnet.

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===Posten löschen===

Um einen Posten an einen anderen Auftrag des jeweiligen Kunden zu übergeben<ref>Posten lassen sich '''nur''' zwischen Aufträgen desselben Kunden verschieben.</ref>, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste {{RMB}} an und im Optionsmenü die Option ''Posten anderem Auftrag zuordnen''. Alternativ wählen Sie den Artikel an und drücken {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|A}}. Im Dialog ''Posten verschieben'' werden in Abhängigkeit des Status des derzeitigen Auftrags alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt, an die der Posten übergeben werden kann. Posten können nur an Aufträge im gleichen Status (Angebot, Bestellung und Lieferung) und zwischen ''Bestellung'' und ''Lieferung'' übergeben werden.

Durch Auswahl des gewünschten Zielauftrages und {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}} wird der Posten übertragen. Sofern es sich um einen Mehrwegartikel handelt, wird der Pfandanteil ebenfalls übertragen.

Besteht ein Auftrag aus mehreren Teillieferungen, können Posten auch zwischen diesen verschoben werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Posten einer neuen Teillieferung zuzuordnen. Wählen Sie dazu im Optionsmenü die Option ''Posten anderer Teillieferung zuordnen''. Alternativ wählen Sie den Artikel an und drücken {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|I}}.

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===Artikel finden===

Geben Sie die dem Posten zugehörige Artikelnummer ein und bestätigen Sie den Dialog. Der Posten ist nun in der Warentabelle markiert.