Bestellverwaltung

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Suchbegriffe: Bestellungen, Lieferanten, Rechnungseingänge, Einkauf, Buchungsmanager

In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten erfasst, getätigt, gebucht und verwaltet werden.
Für jeden Lieferanten können Sie hier separat alle vorbereiteten und aktiven Bestellungen einsehen und ihren Status nachverfolgen. Das Bestellverwaltungsmodul kann unter Stammdaten → Lieferanten → Bestellung oder mit F9 → Bestellung aufgerufen werden.

Die Bestellverwaltung

Bestellstatus

Bestellfilter

Bestellsummen

Lieferstatusdialog aufrufen

Pfandposten hinzufügen

Buchungsmanager aufrufen

Tabellenansicht

Grundlagen

Die Seitenleiste in der Bestellverwaltung

Die Abwicklung von Bestellungen erfolgt in 5 Schritten:

Nach jedem Schritt ist es notwendig manuell in den nächsten Filter zu wechseln.

1. Posten erfassen: Zunächst müssen Posten für die Bestellung erfasst werden. Dies ist sowohl in der Bestellverwaltung selbst als auch in der Bedarfsprüfung möglich.
2. Posten bestellen: Die Bestellung wird mit einem Klick auf Bestellen in der Navigationsleiste aktiviert und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt oder als E-Mail vorbereitet. Die bestellten Posten werden in den Status Bestellt versetzt.
3. Posten als geliefert deklarieren: Bestätigen Sie den Erhalt der Lieferung mit einem Klick auf Eingang in der Navigationsleiste. Sie können die Liefermengen überprüfen und falls nötig anpassen. Die Posten werden daraufhin Ihrem Lagerbestand gutgeschrieben und in den Status Geliefert versetzt.
4. Rechnungseingang registrieren: Nachdem Sie die Rechnung erhalten haben, können Sie diese mit einem Klick auf Buchen in der Navigationsleiste im System hinterlegen. Die Posten werden in den Status Gebucht versetzt. Zuvor besteht die Möglichkeit, die Lieferpreise zu überprüfen und bei etwaigen Änderungen automatisch im Warenstamm zu aktualisieren.
5. Rechnung begleichen: Mithilfe des Buchungsmanagers kann die Rechnung direkt in der Bestellverwaltung abgeschlossen werden.

Die Unterteilung in vier Status – Erfasste, Bestellte, Gelieferte, und Gebuchte Posten – bildet die Grundlage der Bestellverwaltung. Bestellungsposten werden nach ihrem Status gefiltert und können so gemeinsam verwaltet werden.
Die Auswahl des Statusfilters erfolgt über die Seitenleiste.

Anzeige- und Bearbeitungsoptionen

Das Optionsmenü unter bietet weitere Optionen zur Filterung ihrer Bestellungen, die insbesondere bei hohen Bestellfrequenzen nützlich sind:

• Auftrag finden (Tastenkombination Strg + F): Wenn Sie eine spezifische Bestellung suchen, können Sie hier die Bestellnummer eingeben. Die Anwendung wechselt, falls nötig, in den entsprechenden Lieferantendatensatz. Diese Funktion ist auch über die Schaltfläche zugänglich.
• Auftragsliste (Tastenkombination Strg + G): Zeigt eine Übersicht aller Bestellungen, die Sie bei dem ausgewählten Lieferanten erfasst oder getätigt haben. So können Sie schnell zu einem Posten navigieren, ohne die Statusfilter durchsuchen zu müssen.

Im Optionsmenü können Sie auch zwischen weiterführenden Optionen zur Verwaltung ihrer Bestellungen wählen:

• Auftrag anderem Lieferanten zuordnen (Tastenkombination Strg + Alt + K): Beauftragen Sie einen anderen Lieferanten mit der Bestellung.
  Diese Neuzuordnung ist nur in den Filtern Erfasste und Bestellte Posten möglich.
• Pfandfortschreibung öffnen/drucken (Tastenkombination Strg + J / Strg + Alt + J): In der Pfandfortschreibung können Sie den Wert und die Menge der Pfandartikel einsehen, die Sie insgesamt vom Lieferanten bezogen haben.
• Auftrag löschen (Tastenkombination Strg + U): Löscht alle derzeit in der Bestelltabelle angezeigten Posten. Dies sollte, wenn die Posten bereits bestellt wurden, nur in absoluten Ausnahmefällen genutzt werden.

Das Löschen der Auftragsposten kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit der Schaltfläche (hinter Status) wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Die Schaltfläche öffnet (genau wie ein Rechtsklick in die Tabelle wenn bereits Einträge vorhanden sind) ein Optionsmenü, aus dem - abhängig vom eingestellten Filter - verschiedene Funktionen gewählt werden können:

• Artikel erfassen (Tastenkombination Strg + A): Es können zusätzliche Artikel erfasst werden. Hierzu öffnet sich der Dialog Bestellposten erfassen.
• Anzahl ändern (Tastenkombination Einfg): Die erfasste/bestellte Menge des ausgewählten Bestellposten kann neu gewählt werden.

Diese Option ist für den Filter Gelieferte Posten nicht verfügbar.

• Preis dieses Posten ändern (Tastenkombination Strg + Einfg): Der Einkaufspreis des ausgewählten Bestellposten wird neu gewählt.
• Posten löschen (Tastenkombination Entf): Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie den ausgewählten Bestellposten löschen möchten.
• Alle Posten löschen: Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie alle Bestellposten im ausgewählten Filter löschen möchten.
• Gratisposten (Tastenkombination Strg + Entf): Hier können Sie den Anteil der Gratisposten am ausgewählten Bestellposten eingeben. Eine genauere Erläuterung dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Gratiswaren erfassen.
• Lieferstatus editieren (Tastenkombination Strg + E): Es öffnet sich der Dialog Lieferstatus.

Diese Option ist für den Filter Erfasste Posten nicht verfügbar.

• Artikel als geliefert markieren (Tastenkombination Strg + H): Der ausgewählte Bestellposten wird automatisch in den Filter Gelieferte Posten verschoben.

Diese Option ist für die Filter Erfasste Posten und Gelierferte Posten nicht verfügbar.

• Artikel in Stammdaten anzeigen : Es öffnet sich der dem Bestellposten entsprechende Artikel im Warenstamm.
• Artikelnummer kopieren : kopiert die jeweilige Artikelnummer in den Zwischenspeicher.
• Bestellnummer kopieren : kopiert die jeweilige Bestellnummer in den Zwischenspeicher.
• Artikel nochmals bestellen : Der Artikel taucht danach wieder unter dem Filter Erfasste Posten auf und kann erneut den Bestell-Vorgang durchlaufen.

Über die Schaltfläche wird die Pfanderfassung geöffnet.

Die Schaltflächen Waren und Pfand sind im Filter Gebuchte Posten nicht verfügbar.

Über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B wird der Buchungsmanager geöffnet, in dem Zahlungen verbucht werden können. Dieser Vorgang wird hier - am Ende des Bestellvorgangs - beschrieben.

In der Gruppe Informationen können die Nummer, der in der Postenliste momentan angewählten Bestellung, sowie das Bestell- und Lieferdatum der angewählten Bestellung eingesehen werden. Soll in der Postenliste ein bestimmter Artikel gefunden und angewählt werden, kann die entsprechende Artikelnummer in dem Feld Finden eingegeben und mit bestätigt werden.

Posten erfassen

Um Bestellungen vorzunehmen oder um bereits erfasste (für eine Bestellung vorgemerkte) Posten zu bearbeiten, stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten.

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Wenn Sie eine Einzelbestellung bei einem Lieferanten vornehmen wollen, nutzen Sie die Postenerfassung in der Bestellverwaltung. Wenn Sie hingegen Ihren Bestand wieder auffüllen möchten und dabei Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten nötig werden, nutzen Sie den Bedarfsprüfungsdialog. Dieser hilft dabei, die nötigen Mengen zu ermitteln und kann die Bestellungen automatisch an die Bestellverwaltung weitergeben.

Der Erfassungsdialog

Der Dialog Waren Erfassen in der Bestellverwaltung

Der Dialog Lieferanten zuordnen

Zur direkten Bestellung von Ware bei einem Lieferanten gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten.
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Falls sich bereits Einträge in der Tabelle befinden, kann alternativ auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware Netto geöffnet werden.
3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Artikel eine Artikelnummer oder einen Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit ↩. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet. Alternativ können Sie den Bestellposten in der rechten Spalte Sortiment direkt mit einem Doppelklick auswählen.
4. Geben Sie im Eingabefeld "Anzahl" die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩. Voreingestellt ist stets die Staffelmenge, die beim Lieferanten hinterlegt wurde.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Ist der ausgewählte Artikel nicht Bestandteil im Sortiment des aktuellen Lieferanten, wird in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen und der Artikel nicht erfasst. Wie Sie den Artikel in das jeweilige Lieferantensortiment aufnehmen können, erfahren Sie hier.

Pfandartikel erfassen

Der Dialog Pfand Erfassen in der Bestellverwaltung.

Die Erfassung von Pfand erfolgt analog zur Erfassung von Artikeln.

1. Stellen Sie den Filter auf "Erfasste Posten".
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Falls sich bereits Einträge in der Tabelle befinden, kann alternativ auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware Netto geöffnet werden. Über die Schaltfläche Pfand wird in die Pfanderfassung gewechselt. Mit der Tastenkombination STRG + L oder der Schaltfläche rechts von Pfand wird die Pfanderfassung direkt gestartet.
3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Pfand eine Pfandnummer ein. Bei unvollständigen Pfandnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Geben Sie im Feld Anzahl an, wie viele Pfandartikel Sie erfassen wollen. Wenn die Schaltfläche „Negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt ist, wird die eingegebene Anzahl automatisch mit einem Minuszeichen versehen und als Rückgabe an den Lieferanten gewertet.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden:

1. Wählen Sie den Posten an, von dem ein Teil gratis geliefert werden soll.
2. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen aus oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle, falls sich bereits Einträge in dieser befinden.
3. Geben Sie die Gratismenge an. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellposten bearbeiten

Bevor die Waren bestellt werden, können Bestellposten uneingeschränkt bearbeitet werden.

Um die Bearbeitungsoptionen anzuzeigen, nutzen Sie die Schaltfläche rechts des Feldes Ware Netto oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden. Über das Optionsmenü können bei Bedarf auch alle Posten gelöscht werden.

Bestellungen aktivieren

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Mit Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt, als Orderdatei gesichert und in den Status Bestellte Posten versetzt. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann.

Über die Schaltfläche rechts von Bestellen lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen zwei Funktionen zur Auswahl: eine abweichende Lieferadresse kann ausgewählt oder die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Durch die Funktion Bestellung direkt abschließen werden die erfassten Posten direkt in den Status Gebuchte Posten versetzt. Diese Funktion wird im Abschnitt Bestellung direkt abschließen erläutert.

Bestellte Posten

Im Filter Bestellte Posten erhalten Sie einen Überblick über Ihre bestellten, aber noch nicht gelieferten Posten. Hier können Sie mithilfe des Dialogs Lieferstatus bearbeiten weiterführende Informationen hinterlegen und beispielsweise einen Liefertermin vermerken. Ebenso können Sie in dieser Filteransicht den Eingang der bestellten Waren buchen.

Auch im Status Bestellt ist es nachträglich möglich, Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Wenn Sie den Erfassungsdialog über die Tastenkombination Strg + A oder per Rechtsklick in die Tabelle öffnen, weist Sie ein Dialog auf zwei Optionen hin: Sie können entweder eine neue Bestellung aufnehmen oder die bereits aktive Bestellung bearbeiten. Die anderen Bearbeitungsmöglichkeiten wie Anzahl ändern, Preis ändern und Posten löschen stehen ebenfalls zur Verfügung.

Lieferstatus bearbeiten

Der Dialog Lieferstatus bearbeiten

Der Lieferstatus ist hilfreich bei der Überwachung von Bestellungen. Um den Lieferstatus eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + E angewählt werden. Alternativ ist auch ein Doppelklick möglich. Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann beispielsweise ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Mit Editieren hinter dem Statusfeld können eigene Texte hinzugefügt werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dieser ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

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Wareneingänge können in der Filteransicht Bestellte Posten gebucht werden.

Die Schaltfläche Eingang deklariert alle Bestellposten als geliefert und bucht diese in den Bestand. Es besteht die Möglichkeit, durch den Bestellmengendialog, die Liefermengen vor dem Einbuchen zu prüfen.

Der Begriff Liefermenge ist hierbei gleichbedeutend mit dem Begriff Bestellmenge.

Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption, welche mit einem Rechtsklick auf den Artikel geöffnet wird, über Artikel als geliefert markieren in den Status Geliefert versetzt werden. Eine Überprüfung der Liefermenge ist hierbei nicht möglich.

Über die Schaltfläche rechts von Eingang kann, wenn die mobile Erfassung aktiviert und eingerichtet ist, das Mobilgerät synchronisiert werden.

Wie auch bei der Aktivierung einer Bestellung im Filter „Erfasste Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier weiter erläutert.

Überprüfung der Bestellmengen

Im Bestellmengendialog bestätigt die - Schaltfläche die Anzahl-Eingabe.
Ein Klick auf die Sichern- Schaltfläche beendet hingegen den gesamten Dialog und die Bestellmengen können nicht mehr geprüft werden!

Der Dialog Bestellmengen prüfen; gezeigt ist die Farbcodierung.

In dem Dialog Bestellmengen prüfen können - abgesehen von der Änderung bzw. Bestätigung von Liefermengen - auch weitere Artikel der Bestellung zugefügt werden:

1. Geben Sie im Feld Art. Nr. die entsprechende Artikelnummer ein. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
2. Geben Sie dann die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie mit bzw. ↩.
3. Der neu hinzugefügte Posten wird in der Postenliste blau markiert.

Soll die Bestellmenge eines bereits vorhandenen Posten bestätigt bzw. geändert werden, kann die Artikelnummer des entsprechenden Posten im Feld Art. Nr. eingegeben werden. Dadurch wird der Posten in der Postenliste markiert. Alternativ kann der gewünschte Posten direkt in der Postenliste ausgewählt werden.

1. Wechseln Sie mit ↩ in das Feld Anzahl. Alternativ können Sie auch mit einem Klick auf das Feld dorthin wechseln.
2. Stimmt die zuvor erfasste Anzahl mit der tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit bzw. ↩ Andernfalls können Sie die korrekte Anzahl eingeben und danach bestätigen.
3. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird eine andere Anzahl eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... hinzugefügt	... noch nicht geprüft

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Start übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Waren muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Seriennummern erfassen

Das Erfassen von Seriennummern wird manuell mit der Menüoption Seriennummern erfassen aus dem Optionsmenü der Schaltfläche rechts von Eingang oder automatisch nach dem Erfassen des Wareneingangs gestartet.

Dies ist nur bei Artikeln möglich, bei denen die Eigenschaft "Identnummern" aktiviert wurde. Dies wird hier erläutert.

Die Erfassung der Seriennummern im Dialog Seriennummernerfassung wird hier erläutert.

Gelieferte Posten

Der Filter Gelieferte Posten zeigt alle Lieferungen, die zwar eingegangen sind, für die aber noch keine Rechnung hinterlegt wurde. In dieser Filteransicht können Sie eingegangene Rechnungen registrieren und buchen.

Auch im Status Geliefert ist es nachträglich möglich, Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Wenn sie den Erfassungsdialog über die Tastenkombination Strg + A oder per Rechtsklick in die Tabelle öffnen, weist sie ein Dialog auf zwei Optionen hin: Sie können entweder eine neue Bestellung aufnehmen oder die bereits aktive Bestellung bearbeiten. Die anderen Bearbeitungsmöglichkeiten wie Anzahl ändern, Preis ändern und Posten löschen stehen ebenfalls zur Verfügung. Außerdem kann der Lieferstatus - wie im Filter „Bestelle Posten“ - editiert werden.

Rechnungseingang

Eine Buchung der Rechnung zu der gesamten Bestellung wird über die Schaltfläche Buchen vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit, die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Artikel zu buchen und den Buchungsmanager zu starten, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche rechts von Brutto betätigt werden. Alternativ kann der Buchungsmanager auch über die Tastenkombination STRG + B gestartet oder über die Schaltfläche im Menü ausgewählt werden.

Eine Überprüfung der Artikelpreise ist hierbei nicht möglich.

Nun können die Rechnungen der einzelnen Bestellungen gebucht werden.

Befinden sich in der Postenliste Posten aus mehreren Bestellungen wird in einer Meldung darauf hingewiesen. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn über das Feld Bestellung nicht nach einer einzelnen Bestellung gefiltert wurde.

Wenn für die Bestellungen separate Rechnungen vorliegen, wählen sie aus dem sich öffnenden Auwahldialog zunächst eine per Doppelklick aus. Buchen sie die Rechnung ein, und wiederholen Sie danach den Vorgang mit allen weiteren Rechnungen.

Wie auch bei der Buchung eines Wareneingangs im Filter „Bestellte Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Einkaufspreise

Im Preisprüfungs-Dialog bestätigt die - Schaltfläche die EK Netto-Eingabe.
Ein Klick auf die Sichern- Schaltfläche beendet hingegen den gesamten Dialog und die Artikelpreise können nicht mehr geprüft werden!

Der Dialog Einkaufspreise Prüfen, nachdem der Auftrag in den Status Gebucht versetzt wurde.

In dem Dialog Einkaufspreise prüfen können die Einkaufspreise der gelieferten Posten bestätigt bzw. geändert werden. Allerdings können hier, anders als bei der Überprüfung der Bestellmengen, keine neuen Posten der Bestellung zugefügt werden:

1. Wählen Sie einen Artikel entweder direkt per Mausklick oder über die Eingabe seiner Artikelnummer im Feld Art. Nr. in der Postenliste aus.
2. Wechseln Sie mit ↩ in das Feld EK Netto. Alternativ können Sie auch mit einem Klick dorthin wechseln.
3. Bestätigen Sie mit bzw. ↩, falls der angezeigte Einkaufspreis mit dem tatsächlichen übereinstimmt. Der angezeigte Preis entspricht hierbei dem ursprünglich eingestellten Einkaufspreis des Artikels. Daraufhin wird der geprüfte Posten in der Postenliste grün markiert. Wird ein anderer Preis eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste orange markiert.
4. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... noch nicht geprüft

Die Option Artikelstamm speichert den Einkaufspreis im Datensatz des entsprechenden Artikels.

Die Option Lieferantensortiment speichert den Einkaufspreis im Datensatz des aktuellen Lieferanten.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Jede Preisänderung bestätigen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Preissenkungen bestätigen wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualisiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne die Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Keine Preisänderung bestätigen werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Start übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Wurden Preise im Artikelstamm geändert, können die Änderungen in Form einer Liste direkt in der Preisverwaltung eingesehen werden. Ein entsprechender Dialog weist Sie darauf hin.

Überprüfung der Einkaufsrechnung

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Der Dialog Einkauf prüfen und buchen wird dafür aufgerufen. Dies geschieht ebenfalls, wenn Artikelpreise vorher nicht geprüft wurden. Der Dialog entspricht dabei dem Dialog Rechnung einbuchen in der Kreditorenbuchhaltung.

So wird's gemacht:

1. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Eingangsrechnung an oder übernehmen Sie den Vorgabewert "Einkauf".
2. Geben Sie in Feld Lieferant den Namen oder die Lieferantennummer des Warenlieferanten ein. Die Eingabe kann mit hinter dem Feld Lieferant als Suchbegriff verwendet werden. Die Suchfunktion wird dann geöffnet.
3. Wenn ein Rechnungsdokument als Datei vorliegt, können Sie mit hinter dem Feld Dokument den Ordner "Finance" öffnen, in andere Ordner wechseln und ein Rechnungsdokument auswählen.
4. Das Dokument kann mit in einen anderen Ordner verschoben und umbenannt werden.
5. Mit wird das zugeordnete Dokument geöffnet. Sie können nun Informationen aus dem Beleg in den Dialog übernehmen.
6. Geben Sie in das Feld Bestellung die Nummer der Bestellung und in das Feld Lieferung die Lieferscheinnummer ein. Die Felder dürfen nicht leer sein, können aber mit beliebigen Werten gefüllt werden.
7. Geben Sie in das Feld Rechnung die Rechnungsnummer ein. Diese muss eindeutig sein. Falls keine Rechnungsnummer vorliegt, kann mit hinter dem Feld Rechnungsnummer eine eindeutige Belegnummer aus einem Zeitstempel erzeugt werden.
8. In den Feldern Zahlweise sind die hinterlegte Zahlweise des Lieferanten und das Buchungskonto eingetragen. Die Voreinstellungen können geändert werden.
9. Geben Sie in das Feld Bestelldatum, das Feld Lieferdatum und Belegdatum die korrekten Datumswerte ein, damit Zahlungsziele und Skonti korrekt berechnet werden.
10. Geben Sie in das Feld ZZ Netto das Zahlungsziel in Tagen ein. Bei Barzahlung kann der Wert "0" übernommen werden.
11. Geben Sie in das Feld ZZ Skonto das Zahlungsziel für Skonto in Tagen ein. Wenn kein Skonto gewährt wird, kann der Wert "0" übernommen werden.
12. Wenn Skonti gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Skonto als Prozentwert eingegeben werden.
13. Wenn Rabatte gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Rabatt als Prozentwert eingegeben werden.
14. Geben Sie im Feld Netto an V den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
15. Geben Sie im Feld Netto an H den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem halben (verminderten) Vorsteuersatz belegt wird.
16. Geben Sie im Feld Netto an 0 den Netto-Einkaufswert ein, der vorsteuerbefreit ist.
17. Geben Sie im Feld Netto Pfand die Summe des bezogenen Leerguts ein.
18. Geben Sie im Feld Netto Fracht die Summe der Frachtkosten, Mautgebühren, Energiepauschalen und andere Kosten des Warenbezugs ein.
19. Die Erfassung wird mit Sichern gespeichert.

Zusatzfunktionen

• Skonto oder Rabatt können im Feld Betrag eingegeben und mit der Prozentsatz des Skontos berechnet werden.
• Anstatt der Nettowerte können auch Vorsteuerbeträge oder Bruttowerte in die Felder für Summen eingegeben und mit in einen Nettowert umgewandelt werden.
• Nettowerte können mit von "Netto an V" abgezogen werden.
• Vorsteuersätze können mit für den Beleg abgeändert werden.
• Für die Vorsteuer der Fracht wird die Mehrwertsteuer der Hauptleistung angewendet, also die Vorsteuer der Ware, die überwiegend abgerechnet wurde.
• Anhand der nach Vorsteuer sortierten Nettosummen wird der Bruttopreis automatisch berechnet.
• Mit neben Sichern bietet die Option zum Sichern und direkt anschließendem Ausbuchen der Verbindlichkeit.

Gebuchte Posten

Im Status Gebuchte Posten befinden sich alle Lieferungen, für die eine Rechnung vorliegt. Hier werden sowohl beglichene als noch zu begleichende Verbindlichkeiten angezeigt. Bearbeitungen der Bestellungen sind in dieser Filteransicht nicht mehr möglich.

Aus der Filteransicht Gebuchte Posten können Sie Zahlungsausgänge gegen Rechnungen buchen. Dies geschieht über den Buchungsmanager.

Um zu erfahren, welche Verbindlichkeiten noch zu begleichen sind, können Sie auch die Kreditorenbuchhaltung nutzen. Diese kann unter Finanzen Finanzen → Buchhaltung → Kreditoren aufgerufen werden.

Der Buchungsmanager

Der Buchungsmanager

Die Gruppe Status nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde

Der Buchungsmanager wird über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B geöffnet. Er steht in allen Filteransichten zur Verfügung. Wenn jedoch in den Filtern Erfasst, Bestellt oder Geliefert eine Zahlung registriert wird, wird diese als Anzahlung verwendet, da noch keine Rechnung vorliegt. Dies ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll.

Im normalen Betriebsablauf sollten Sie Zahlungsausgänge erst buchen, wenn Sie eine dazugehörige Rechnung eingetragen haben.

Um einen Zahlungsausang zu buchen, wählen Sie das gewünschte Buchungskonto aus und stellen Sie das Eingangs- und Buchungsdatum ein. Voreingestellt ist jeweils das Tagesdatum. Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option skontieren automatisch aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Im Eingabefeld Betrag wird der vom Kunden bezahlte Betrag eingegeben.

Unter Statuswechsel kann eingestellt werden, in welchen Status der Auftrag nach der Buchung versetzt werden soll. Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option Abschließen aktiviert werden. Diese Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in abgeschlossen nach dem Buchen. Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert wird.

Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist. Ebenfalls hinterlegt die Anwendung Guthaben, das Sie bei dem jeweiligen Lieferanten besitzen, in dessen Datensatz.

Bei Überzahlungen wird der Restbetrag dem Kunden automatisch als Guthaben gutgeschrieben.

Buchungen werden stets in den zugehörigen Kontenbüchern gebucht.

Die Eingaben werden mit Sichern gespeichert.

Wurde ein Auftrag fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert, kann dies mit der Option zurückstufen rückgängig gemacht werden: Öffnen Sie den Buchungsmanager erneut, aktivieren Sie die Option Rückbuchen neben der Schaltfläche Sichern und sichern Sie eine Zahlung über 0,00€. Danach befindet sich der Auftrag wieder im Status „Rechnung“.

Bestellung direkt abschließen

Die Funktion Bestellung direkt abschließen versetzt Posten einer Bestellung direkt in den Zustand gebucht. Dies ist praktisch, wenn Bestellungen nicht administriert, sondern direkt gebucht und ggf. abgeschlossen werden sollen. Dementsprechend kann diese Funktion für Bestellungen, die sich im Status erfasst, bestellt oder geliefert befinden, angewandt werden.

Die Funktion kann über die Schaltfläche rechts neben Bestellen (Filter auf Erfasste Posten), Eingang (Filter auf Bestellte Posten) bzw. Buchen (Filter auf gelieferte Posten) aufgerufen werden.

Es besteht die Möglichkeit, sowohl die Liefermengen als auch die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen. Die Einkaufsrechnung muss in jedem Fall überprüft werden.

Lieferantenzuordnungen eines Artikels bearbeiten

Wenn Sie im Dialog Waren-Erfassen einen Artikel auswählen, der sich nicht im Sortiment des aktuellen Lieferanten befindet, weist Sie die Anwendung in einer Meldung darauf hin.

Soll der Artikel in das Sortiment des Lieferanten aufgenommen werden, kann mit einem auf rechts vom Feld Bst. Nr. der Dialog Lieferanten zuordnen geöffnet werden. Im Dialog Lieferanten zuordnen können Sie auch Einstellungen für bestehende Lieferanten vornehmen und beispielsweise den Einkaufspreis oder die Mindestbestellmenge aktualisieren, falls sich die Konditionen geändert haben:

Der Dialog Lieferanten zuordnen

Es wird analog zum Dialog Lieferanten zuordnen des Warenstamms vorgegangen:

1. Mit Neu oder Strg + N kann eine neue Lieferantenverknüpfung angelegt werden. Im Eingabefeld Lieferant wird die Identnummer des zuvor ausgewählten Lieferanten automatisch übernommen. Soll der Artikel doch einem anderen Lieferanten zugeordnet werden, kann die Identnummer einfach entsprechend geändert werden.
2. Im Eingabefeld Bst. Nr. wird die externe Artikelnummer des Lieferanten eingegeben.
3. Im Eingabefeld Netto EK wird der Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten eingegeben. Durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Warenstamm übergeben werden. Der Preis wird dann für die Preiskalkulation verwendet.
4. Die Artikelbezeichnung für den Artikel kann mit der Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) rechts vom Eingabefeld aus dem Warenstamm übernommen oder direkt eingegeben werden.
5. Im Eingabefeld Staffel wird die übliche Bestellmenge für den Artikel hinterlegt. Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Im Eingabefeld Minimum wird die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel eingegeben. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.
7. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern.

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Fußnoten: