Zahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}
{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}


Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.
Im Register {{Menü|Zahlungen}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] können Zahlungseingänge gebucht werden. Das Modul wird über {{Menü|Finanzen}} → {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
<!--####################################################################################################################-->
 
==Buchen im Buchhaltungsmodul==
{{Tipp1|Das Buchen von Zahlungseingängen ist in mehreren Modulen möglich, siehe [[Buchen|hier]].}}
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register {{Menü|Buchen}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] durchgeführt werden. Dieses wird über {{Menü|Finanzen}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
 
 
 
<div class="imageMapHighlighter">
<imagemap>
File:Buchhaltung_Finanzen_Zahlungen_2024_neu.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Zahlungen'''
 
rect 75 87 134 109 [[Debitoren]]
rect 134 87 204 109 [[Kreditoren]]
rect 204 87 278 109 [[Zahlungen]]
rect 278 87 363 109 [[Bankaufträge]]
rect 363 87 419 109 [[Bücher]]
rect 419 87 489 109 [[Abschluss]]
 


[[File:buchhaltung_buchen|gerahmt|ohne|Das Register '''Buchen'''|link=]]
desc none
</imagemap>
</div>


Zunächst muss mit einer Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- oder Rechnungsnummer in der Gruppe ''Finden'' ein Auftrag zur Buchung aufgerufen werden. Wird eine Kunden- bzw. eine Lieferantennummer eingegeben, werden die offenen Rechnungen des Kunden/Lieferanten in einem Dialog angezeigt. Nach der Auswahl eines Auftrages kann dieser gebucht werden. Ist die Auftrags- oder Rechnungsnummer bekannt, kann der Auftrag über diese direkt gefunden werden. Sie muss jedoch vollständig eingegeben werden; eine Teilsuche ist - anders als bei Kunden- und Lieferantennummern - nicht möglich.


Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss ein gespeicherter Buchungstext ausgewählt oder ein freier Text eingegeben werden.<ref>Da sich der Buchungstext auf ein [[Register Hilfstabellen#Buchungstexte|bestehendes Buchungskonto]] beziehen sollte, sollten freie Texte nach Möglichkeit nicht als Buchungstext festgelegt werden.</ref>
==Zahlungen buchen==


Falls die Daten der Buchung und des Zahlungseingangs nicht den voreingestellten Werten entsprechen, können diese geändert werden. Geben Sie den vom Kunden bezahlten Betrag ein. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist, und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz.
Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der ''Seitenleiste'' des Registers durchgeführt.  


Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ automatisch aktiviert. Soll das Skonto nicht gewährt werden, muss eine entsprechende Änderung in der [[Konditionen#Zahlungsziele|Auftragsverwaltung]] bzw. im [[Kundenstamm#Konditionen|Kundenstamm]] vorgenommen werden.
<div class="tleft" style="clear:none">{{Popup|Finanzen_Buchhaltung_Zahlungen_Leiste_2024.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die Seitenleiste im Register '''Zahlungen'''
|85|149|185|171|[[File:BUchhaltung_Zahlungen_Filter_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|die Auswahl des '''Buchungskontos'''|link=]]
|85|200|165|221|[[File:BUchhaltung_Zahlungen_Filter_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|186|26|206|47|[[File:BUchhaltung_Zahlungen_Filter_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|die '''Suchfunktion für Aufträge''' des jeweiligen Kunden|link=]]
|85|425|185|446|[[File:BUchhaltung_Zahlungen_Filter_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Kalkulator'''|link=]]
}}</div>


Unter „Statuswechsel“ wird eingestellt, was mit dem Auftrag geschehen soll. Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollte die Option „abschließen“ aktiviert werden. Diese Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „abgeschlossen“ nach dem Buchen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig, da auch die Option „beibehalten“ ausgewählt werden kann. „Beibehalten“ sollte außerdem ausgewählt werden, wenn der Zahlbetrag nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, damit dieser nicht fälschlicherweise als „abgeschlossen“ gespeichert wird.
'''Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.'''
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben, '''
*# '''Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen {{Menü|RE}} für eine Kundenrechnung oder {{Menü|VB}} für eine Lieferantenrechnung.'''
*# '''Geben Sie die ''Rechnungs''nummer in das Eingabefeld ein.'''
*# '''Bestätigen Sie mit <kbd class="light">↩</kbd> oder mit einem {{LMB}} auf  [[Datei:Finden.png|link=]] rechts neben dem Eingabefeld.'''


'''Alle''' Buchungen werden stets in den jeweiligen [[Kontenbücher|Kontenbüchern]] gebucht.


Die Eingabe kann mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} gespeichert werden.


Das Format {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] MT940}} wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen. Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs.
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer ''nicht'' vorliegen haben,'''
Nach dem Laden der Datei im [[wikipedia:de:CSV_%28Dateiformat%29|CSV]]-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet.
*# '''Wählen Sie zwischen {{Menü|KD}}, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und {{Menü|LF}}, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.'''
Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.
*# '''Geben Sie einen Suchbegriff ein.''' Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.  
*# '''Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus dem sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}}.'''


<!--****************************************************-->
===Warnmeldung bei Buchungen===
Die Anwendung warnt beim Abschluss von Aufträgen, sofern eine Differenz zwischen Buchungsbetrag und Rechnungssaldo besteht.


[[File:buchen_warnung.png|gerahmt|ohne|'''Warnmeldung''' bei Buchungen|link=]]


'''Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,'''
# '''Wählen Sie ein ''Konto'' aus der Auswahlliste: Bank, Bar, Durchlaufende Posten, Geldtransit oder Skonto, an das der Betrag gebucht werden soll. Der Geldtransit ist ein Übergangskonto, welches Geldbewegungen zwischen Bankkonten und Kassen erfasst. Beim Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird'''
# '''Passen Sie, falls nötig, das ''Buchungs- und das Eingangsdatum'' an. Als Buchungsdatum können Sie über die Schaltfläche [[Datei:Durchfuehren.png|link=]] einen Zeitpunkt, ein Skonto-Zahlungsziel oder ein Netto-Zahlungsziel auswählen.'''
# '''Überprüfen Sie den ''Betrag'' und passen sie ihn gegebenenfalls an''' (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
# '''Bestätigen Sie die Buchung mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.'''<div style="clear:both;"></div>


Damit soll verhindert werden, dass Aufträge versehentlich abgeschlossen werden. Da die Warnung auch bei Betragsdifferenzen angezeigt wird, die in der dritten Nachkommastelle auftreten und nicht angezeigt werden, kann die Meldung in diesem Fall nach Prüfung des eingegebenen Buchungsbetrages mit „Ja“ beantwortet werden.
In der Navigationsleiste links von {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchens einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.
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{{Tipp1|Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status ''Rechnung'' befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.}}


==Buchen in der Auftragserfassung==
Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option ''abschließen'' aktiviert bleiben.
Rechnungsbelege können im Buchungsdialog in der [[Rechnungen#Rechnung_buchen|Auftragsverwaltung]] gebucht werden.
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==Buchen von Sammelrechnungen==
Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als ''abgeschlossen'' gespeichert wird.
Sammelrechnungen werden in der [[Rechnungen#Sammelrechnung_aktivieren|Sammelrechnungsübersicht]] abgeschlossen. Ist darin eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld „Brutto“ die Schaltfläche [[File:Preise.png|link=]] (''Rechnung buchen und abschließen'') angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.
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==Buchen von Einzügen==
{{Hinweis|Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer ({{Menü|RE}}/{{Menü|VB}}) benötigen Sie zwingend die ''Rechnungs''nummer. Die Eingabe von ''Liefer''nummern führt zu keinem Ergebnis.}}
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Bankaufträge|hier]].
<!--   *  NEUER UNTERABSCHNITT  *  -->
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==Vertragsbeiträge==
===Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940===
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Verträge|hier]].
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==Manuelles Abschließen==
Das Format {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] MT940}} wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.  
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Drücken von {{Taste|G}} und Bestätigen mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} abgeschlossen.


Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.
Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs.
Nach dem Laden der Datei im [[wikipedia:de:CSV_%28Dateiformat%29|CSV]]-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet.
Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.
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==Stapelbuchen==
==Stapelbuchen==
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü {{Menü|Finanzen}} unter {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapelbuchen}} oder durch {{Taste|Strg}} + {{Taste|F4}} gestartet.
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü {{Menü|Finanzen}} unter {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapelbuchen}} oder durch {{Taste|Strg}} + {{Taste|F4}} gestartet.
 
Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.


[[File:buchen_stapel.png|gerahmt|ohne|Die '''Stapelbuchungsfunktion'''|link=]]
{{Popup|Finanzen_Stapelbuchen_2024.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die '''Stapelbuchungsfunktion'''
|13|98|89|118|[[File:Buchhaltung_Zahlungen_Stapel_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|die Auswahl des '''Intervals'''|link=]]
|30|148|110|169|[[File:Buchhaltung_Zahlungen_Stapel_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Kalender - assistent'''|link=]]
|80|247|183|268|[[File:Buchhaltung_Zahlungen_Stapel_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Sortierungs - filter'''|link=]]
|80|448|183|469|[[File:Buchhaltung_Zahlungen_Stapel_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Rechnungsfilter'''|link=]]
|83|598|162|618|[[File:Buchhaltung_Zahlungen_Stapel_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|der '''Kalkulator'''|link=]]
}}
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Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe „Intervall“ ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
===Konfiguration des Buchungsstapels===
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.


Im Auswahlfeld „Buchungstext“ kann ein gespeicherter Buchungstext ausgewählt oder ein Text eingegeben werden.
In den Voreinstellungen ist standardmäßig die automatische Kontozuordnung aktiviert. Dies kann allerdings durch einen Klick auf '''an Konto''' und eine Auswahl aus ''Bank'', ''Bar'', ''durchlaufende Posten'', ''Geldtransit'' und ''Skonto'' geändert werden.


Optional kann durch den Filter „Zahlweise“ weiter eingeschränkt werden. Im Auswahlfeld „Zahlweise“ kann eine Definition ausgewählt oder ein Text eingegeben werden. Der Filter kann durch den Ein/Aus- Schalter ([[Datei:Login.png|link=]], [[Datei:beenden.png|link=]]) hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert werden.
Die Auswahl der offenen Rechnungen kann weiter eingeschränkt werden. So können Sie durch die jeweiligen Schaltflächen Bankeinzüge ignorieren, Skonto und/oder Guthaben berücksichtigen und separat verwalten.  


Wenn Skonti bei Buchungen berücksichtigt werden sollen, muss die Option „Skonto berücksichtigen“ aktiv sein.
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Vorlage}} können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden. U.a. kann hier die MT940 Vorlage importiert werden.
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Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} ändert sich dann zu {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Stopp}}.</ref>.
===Verarbeitung des Buchungsstapels===
Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} ändert sich während der Bearbeitung zu {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Stopp}}.</ref>.


Um Buchungen zu verarbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.
{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}


# Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld „Betrag“ eingetragen. Die Anzeigefelder „Skonto“ und Brutto“ zeigen die Rechnungsbeträge an.
'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
# Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.


Die Option „Auftrag abschließen“ ist automatisch aktiv. Wird der Zahlungsbetrag jedoch auf etwas anderes als den noch zu bezahlenden Restbetrag geändert, wird sie automatisch inaktiv.
# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
# '''Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den ''Zahlungsbetrag'' in das Eingabefeld ein.'''


Speichern Sie die Zahlung mit der {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt.
Die Option ''Auftrag abschließen'' ist automatisch aktiv.
{{Tipp1| Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option ''Auftrag abschließen'' deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.<ref>Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.</ref>}}


Der nächste Eintrag wird automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte „Skt.“ wird „Ja“ angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
'''Speichern Sie die Zahlung''' mit der {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]]}}-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt<ref>Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.</ref>.


Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Bearbeitungsmodus automatisch gewechselt.
Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen '''Doppelklick {{LMB}} auf den Tabelleneintrag''' durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte ''Skt.'' wird ''Ja'' angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
<!--####################################################################################################################-->
 
Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .
 
Mit der Schaltfläche [[Datei:Zuruecksetzen.png|link=]] können alle Eingabefelder wieder zurückgesetzt werden für eine neue Eingabe.


==Rückbuchungen==
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche [[Datei:Preise.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}}) die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung.
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Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht [[Aufträge stornieren|storniert]] werden.


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'''Weiter zu [[Kontenbücher]]'''
'''Weiter zu [[Bankaufträge]]'''
 
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{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}
{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}

Aktuelle Version vom 20. Oktober 2024, 10:57 Uhr

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)

Im Register Zahlungen des Buchhaltungsmoduls können Zahlungseingänge gebucht werden. Das Modul wird über Finanzen → Preise.png Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Buchen von Zahlungseingängen ist in mehreren Modulen möglich, siehe hier.


DebitorenKreditorenZahlungenBankaufträgeBücherAbschluss
Das Register Zahlungen


Zahlungen buchen

Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der Seitenleiste des Registers durchgeführt.

Die Seitenleiste im Register Zahlungen
die Auswahl des Buchungskontos
der Kalenderassistent
die Suchfunktion für Aufträge des jeweiligen Kunden
der Kalkulator

Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.

  • Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben,
    1. Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen RE für eine Kundenrechnung oder VB für eine Lieferantenrechnung.
    2. Geben Sie die Rechnungsnummer in das Eingabefeld ein.
    3. Bestätigen Sie mit ↩ oder mit einem Lmb.png auf Finden.png rechts neben dem Eingabefeld.


  • Wenn Sie die Rechnungsnummer nicht vorliegen haben,
    1. Wählen Sie zwischen KD, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und LF, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.
    2. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.
    3. Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus dem sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit Ok.png OK.


Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,

  1. Wählen Sie ein Konto aus der Auswahlliste: Bank, Bar, Durchlaufende Posten, Geldtransit oder Skonto, an das der Betrag gebucht werden soll. Der Geldtransit ist ein Übergangskonto, welches Geldbewegungen zwischen Bankkonten und Kassen erfasst. Beim Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird
  2. Passen Sie, falls nötig, das Buchungs- und das Eingangsdatum an. Als Buchungsdatum können Sie über die Schaltfläche Durchfuehren.png einen Zeitpunkt, ein Skonto-Zahlungsziel oder ein Netto-Zahlungsziel auswählen.
  3. Überprüfen Sie den Betrag und passen sie ihn gegebenenfalls an (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
  4. Bestätigen Sie die Buchung mit Sichern.png Sichern.

In der Navigationsleiste links von Sichern.png Sichern gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchens einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.

Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status Rechnung befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.

Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option abschließen aktiviert bleiben.

Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert wird.

Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer (RE/VB) benötigen Sie zwingend die Rechnungsnummer. Die Eingabe von Liefernummern führt zu keinem Ergebnis.

Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940

Das Format Oeffnen.png MT940 wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.

Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs. Nach dem Laden der Datei im CSV-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet. Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.

Stapelbuchen

Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü Finanzen unter Stapel.png Stapelbuchen oder durch Strg + F4 gestartet.

Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter Buchungsstapel aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.

Die Stapelbuchungsfunktion
die Auswahl des Intervals
der Kalender - assistent
der Sortierungs - filter
der Rechnungsfilter
der Kalkulator

Konfiguration des Buchungsstapels

Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe Intervall ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.

In den Voreinstellungen ist standardmäßig die automatische Kontozuordnung aktiviert. Dies kann allerdings durch einen Klick auf an Konto und eine Auswahl aus Bank, Bar, durchlaufende Posten, Geldtransit und Skonto geändert werden.

Die Auswahl der offenen Rechnungen kann weiter eingeschränkt werden. So können Sie durch die jeweiligen Schaltflächen Bankeinzüge ignorieren, Skonto und/oder Guthaben berücksichtigen und separat verwalten.

Über die Schaltfläche Oeffnen.png Vorlage können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden. U.a. kann hier die MT940 Vorlage importiert werden.

Verarbeitung des Buchungsstapels

Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit Start.png Start aktiviert[1].

Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.

Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.

Um Buchungen selbst zu verarbeiten und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld Betrag eingetragen. Die Anzeigefelder Skonto und Brutto zeigen die Rechnungsbeträge an.
  2. Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.

Die Option Auftrag abschließen ist automatisch aktiv.

Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option Auftrag abschließen deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.[2]

Speichern Sie die Zahlung mit der Sichern.png-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder Strg + S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt[3].

Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick Lmb.png auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte Skt. wird Ja angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.

Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .

Mit der Schaltfläche Zuruecksetzen.png können alle Eingabefelder wieder zurückgesetzt werden für eine neue Eingabe.


Weiter zu Bankaufträge

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)

Fußnoten:

  1. ↑ Die Beschriftung der Schaltfläche Start.png Start ändert sich während der Bearbeitung zu Start.png Stopp.
  2. ↑ Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.
  3. ↑ Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.
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