Kundenbeziehungen: Unterschied zwischen den Versionen
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= | =Funktionsumfang= | ||
Im Folgenden werden die wesentlichen Funktionen als zugesagte Eigenschaften der Anwendung beschrieben. | |||
==Schnittstellen== | |||
Die Anwendung besitzt Schnittstellen zur Erweiterung des Funktionsumfangs für die Nutzung von Leistungen, die durch Drittanbieter bereitgestellt werden. Dazu gehören insbesondere die Anbindung von Karten und Kalender, beispielsweise Google Maps und Google Calendar. Für den Versand von E-Mailnachrichten sind eine Internetverbindung und das Hinterlegen der Zugangsdaten für einen SMTP-Server erforderlich. | |||
==Kontaktstammdaten== | |||
Anrede, Briefanrede, Name, Firmierung, Telefon, Telefax, E-Mail, Ansprechpartner, Vertreter. Rufnummernanwahl und Rufnummernerkennung mit TAPI. E-Mailversand intern/extern möglich. Kategorie und Status des Kontakt, Erster Kontakt, Letzter Kontakt, Nächster Kontakt, jeweils mit Ansprechpartner und Vertreter. Freies Notizfeld für weitere Angaben. Kontakt kann deaktiviert werden. | |||
==Terminverwaltung== | |||
Termine können mit einem externen Kalender verknüpft, angelegt und bearbeitet werden. Kalender kann auf Funktions- und Benutzerebene zugewiesen werden. Abfragefunktion mit Filtern und Sortieroptionen für termingesteuerte Wiedervorlagen. | |||
==Informationsbereitstellung== | |||
Protokollfunktion mit Zeitstempel, Ansprechpartner und Vertreter, Betreff und Texteingabe. Direktanwahl der Protokolle möglich, letzter Eintrag wird automatisch angezeigt. | |||
Dokumentenvorlagen mit Zuordnung zu Kontaktdatensätzen oder als Vorlagen. Textverarbeitung mit Rechtschreibprüfung, Formatierung und Schriftauszeichnungen. Variablen für Formulare und Serienbriefe. Versand als E-Mail möglich, auch als Newsletter mit Filterfunktionen für Empfänger. | |||
Angebotserstellung und Verwaltung über Schnittstelle zum Kalkulationsmodul/Angebotsmodul. Funktionsumfang siehe externe Dokumentation. Angebotsvorlagen können direkt zugeordnet werden. | |||
==Liste== | ==Liste== | ||
<div class="imageMapHighlighter"> | |||
<imagemap> | |||
Datei:Buero_Kundenbeziehung_Liste.png|gerahmt|ohne|Die '''Kundenbeziehungen''', gezeigt ist das Register '''Liste''' | |||
rect 73 83 128 107 [[Kundenbeziehungen#Eingabe]] | |||
rect 180 83 278 107 [[Kundenbeziehungen#Wiedervorlage]] | |||
desc none | |||
</imagemap> | |||
</div> | |||
In dem Register ''Liste'' werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt. Das Register dient der Suche nach Kontakten, um diese im Register ''Eingabe'' bspw. zu bearbeiten. Um einen bestimmten Kontakt zu finden, kann in der Gruppe ''Finden'' im Feld „Name“ nach dem Nachnamen des Kontaktes gesucht werden. Der gesuchte Kontakt wird automatisch angewählt.<br /> | In dem Register ''Liste'' werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt. Das Register dient der Suche nach Kontakten, um diese im Register ''Eingabe'' bspw. zu bearbeiten. Um einen bestimmten Kontakt zu finden, kann in der Gruppe ''Finden'' im Feld „Name“ nach dem Nachnamen des Kontaktes gesucht werden. Der gesuchte Kontakt wird automatisch angewählt.<br /> | ||
Alternativ kann ein Kontakt über [[Datei:Sqlsuche.png|link=]] gesucht werden. Hier kann ein Kontakt auch über Ziffern (z.B. der Telefonnummer) gefunden werden.<br /> | Alternativ kann ein Kontakt über [[Datei:Sqlsuche.png|link=]] gesucht werden. Hier kann ein Kontakt auch über Ziffern (z.B. der Telefonnummer) gefunden werden.<br /> | ||
===Datensätze finden=== | |||
Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick {{LMB}} auf einen Datensatz wird dieser im Register [[Kundenbeziehungen#Eingabe|''Eingabe'']] angezeigt. | |||
Um Datensätze zu finden, kann die [[Suchfunktionen|SQL-basierte Suchfunktion]] durch [[File:sqlsuche.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F}} verwendet werden. | |||
{{Tipp1|Durch Klicken auf [[File:sqlsuche.png|link=]] hinter dem Feld ''Name'' in der Informationsleiste wird der gleiche Suchdialog geöffnet.}} | |||
[[File:Buero_Datensatz_Finden.png|gerahmt|ohne|Der '''Finden'''-Dialog|link=]] | |||
In das Eingabefeld des Suchdialogs kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden. Die SQL-basierte Suche sucht nach diesem in jedem Feld. | |||
{{Hinweis|Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.}} | |||
Die Suchgergebnisse werden automatisch angezeigt. Bei jeder Eingabe eines neuen Zeichens wird die Suche neu gestartet. Durch Entfernen des Häkchens bei ''Schnellsuche'' wird diese Funktion deaktiviert. Dann wird die Suche durch {{Menü|[[File:Start.png|link=]] Start}} oder <kbd class="light">↩</kbd> gestartet. | |||
Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden. | |||
Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder <kbd class="light">↩</kbd> wird der markierte Datensatz im Register angewählt. | |||
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==Eingabe== | |||
[[File:Buero_Kundenbez.Eingabe.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Eingabe'''|link=]] | |||
In dem Register ''Eingabe'' können neue Kontakte erstellt und Details zu jedem Kundengespräch festgehalten werden. | |||
Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an. | |||
Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden. | |||
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===Neue Kundenbeziehungen anlegen=== | |||
{{Popup|Buero_Kundenbez_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Das Register '''Eingabe'''|90|672|165|696|[[File:Popup_Kontakt anlegen.png|gerahmt|ohne|link=]]}} | |||
Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie in der Gruppe ''Navigation'' auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}}. Um einen bereits bestehenden Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Editieren.png|link=]] Editieren}}. Mit {{Menü|[[Datei:transaktionen.png|link=]] Kunde}} kann ein bereits bestehender Kontakt als [[Kundenstamm|Kunde]] angelegt werden. Geben Sie im neuen Fenster in den Feldern „Suchbgr.“ und „Kennung“ die zutreffenden Werte ein. „KD Nr.“ und „DB Nr.“ sollten nicht geändert werden. Durch einen Klick auf {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} wird der Kontakt als neuer Kunde angelegt.<br /> | |||
{{Tipp1|Mehrere E-Mailadressen können durch Komma getrennt in das Feld eingetragen werden}} | |||
{{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dateien}} öffnet die [[Dokumentenverwaltung]].<br /> | |||
Mit [[Datei:Zurueck.png|link=]] [[Datei:pfeillinks.png|link=]] [[Datei:pfeilrechts.png|link=]] [[Datei:Weiter.png|link=]] kann zwischen allen Kontakten navigiert werden. | |||
<br /> | |||
Nun können die Adressdaten eingetragen werden. Bei Firmenanschriften bleibt das Feld ''Vorname'' leer, im Feld ''Zusatz'' kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld ''Name'' eingetragen wird. | |||
===Status=== | |||
In der Gruppe ''Status'' kann festgelegt werden, ob der Kontakt noch aktiv ist. Die Option „Aktiv“ gibt Auskunft darüber, ob der Kontakt weiterhin genutzt wird (d.h. in der Zukunft weiterhin kontaktiert wird) oder ob er nicht mehr kontaktiert werden muss (z.B. aufgrund eines Firmenwechsels). Es kann eine selbst formulierte Statusbezeichnung eingegeben werden, um sich für die Zukunft zu merken, ob ein Thema bereits geklärt wurde. {Hinweis|Durch Betätigung der Taste [[Datei:Bearbeiten.png|link=]] kann eine neue Statusbezeichnung hinzugefügt werden.} | |||
Außerdem kann dort nach jedem Gespräch festgehalten werden, wann der letzte Kontakt unter welchem Thema mit dem Kunden oder dessen Vertretung stattgefunden hat und für welches Datum der nächste Kontakt geplant ist. Sollte ein Kontakt als Kunde angelegt werden, erscheinen diese Notizen auch in der [[Besonderheiten des Kundenstamms#Eingabe|Kundenverwaltung]]. | |||
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===Notizen=== | |||
In der Gruppe ''Notizen'' können Notizen zu Korrespondenzen aufgeschrieben werden. Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]]}}, um eine neue Notiz anzulegen. Das Fenster „Notizen“ erscheint. Wurde in der Gruppe „Status“ zuvor ein Thema festgelegt, wird dieses übernommen. Um ihre Notizen zu sichern, klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}. | |||
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block"> Durch {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} wird das Fenster nicht geschlossen. Notizen können somit während eines laufenden Gesprächs immer wieder zwischengespeichert werden. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}}.</div> | |||
Ist eine Notiz ausgewählt, wird deren Inhalt im Memo rechts neben der Gruppe angezeigt. Mit [[Datei:Bearbeiten.png|link=]] können bereits geschriebene Notizen nachträglich bearbeitet werden. Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Loeschen.png|link=]]}}. Mit den Pfeiltasten [[Datei:Zurueck.png|link=]] [[Datei:pfeillinks.png|link=]] [[Datei:pfeilrechts.png|link=]] [[Datei:Weiter.png|link=]] kann zwischen den Notizen navigiert werden. | |||
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===Bearbeiten von Kundenbeziehungen=== | |||
Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl der gewünschten Kundenbeziehung zunächst der Bearbeitungsmodus mit {{Menü|[[File:Editieren.png|link=]] Editieren}} in der Navigationsleiste oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|E}} aktiviert werden. Das Bearbeiten der Kennungen ist dialogbasiert durch [[Datei:Bearbeiten.png|link=]] in der oberen Informationsleiste rechts von der jetzigen Kennung möglich. | |||
Die Bearbeitung muss mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} in der Navigationsleiste oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} abgeschlossen werden. | |||
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==Wiedervorlage== | ==Wiedervorlage== | ||
Das Register ''Wiedervorlage'' dient als Fristenkalender. So kann unter anderem eingesehen werden, welche Termine in naher Zukunft liegen. | Das Register ''Wiedervorlage'' dient als Fristenkalender. So kann unter anderem eingesehen werden, welche Termine in naher Zukunft liegen. | ||
{{Popup| | {{Popup|Buero_Kundenbez.Wiedervorlagen.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Das Register '''Wiedervorlagen'''|150|208|281|230|[[File:kundenbez_wied_datum.png|gerahmt|ohne|link=]]}} | ||
Zuerst muss ein [[Besondere Steuerelemente#Das Steuerelement „Intervall"|Datumsintervall]] festgelegt werden. Die Optionen im Feld „Datum“ beziehen sich auf den Zeitpunkt, der in der Tabelle angezeigt wird. Durch die Felder „Status“ und „Kennung“ kann die Selektion ggf. weiter eingeschränkt werden. | Zuerst muss ein [[Besondere Steuerelemente#Das Steuerelement „Intervall"|Datumsintervall]] festgelegt werden. Die Optionen im Feld „Datum“ beziehen sich auf den Zeitpunkt, der in der Tabelle angezeigt wird. Durch die Felder „Status“ und „Kennung“ kann die Selektion ggf. weiter eingeschränkt werden. | ||
Es kann außerdem eingestellt werden, ob alle oder nur aktive Kontakte angezeigt werden sollen. | Es kann außerdem eingestellt werden, ob alle oder nur aktive Kontakte angezeigt werden sollen. | ||
Aktuelle Version vom 7. November 2024, 09:36 Uhr
(Büro → Sie sind auf der Seite: Kundenbeziehungen)
Das Modul dient der Verwaltung und Dokumentation aller Kommunikationen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Es wird im Hauptmenü über Büro → 
Kundenbeziehungen oder durch ⇑+Strg+F2 gestartet.
Funktionsumfang
Im Folgenden werden die wesentlichen Funktionen als zugesagte Eigenschaften der Anwendung beschrieben.
Schnittstellen
Die Anwendung besitzt Schnittstellen zur Erweiterung des Funktionsumfangs für die Nutzung von Leistungen, die durch Drittanbieter bereitgestellt werden. Dazu gehören insbesondere die Anbindung von Karten und Kalender, beispielsweise Google Maps und Google Calendar. Für den Versand von E-Mailnachrichten sind eine Internetverbindung und das Hinterlegen der Zugangsdaten für einen SMTP-Server erforderlich.
Kontaktstammdaten
Anrede, Briefanrede, Name, Firmierung, Telefon, Telefax, E-Mail, Ansprechpartner, Vertreter. Rufnummernanwahl und Rufnummernerkennung mit TAPI. E-Mailversand intern/extern möglich. Kategorie und Status des Kontakt, Erster Kontakt, Letzter Kontakt, Nächster Kontakt, jeweils mit Ansprechpartner und Vertreter. Freies Notizfeld für weitere Angaben. Kontakt kann deaktiviert werden.
Terminverwaltung
Termine können mit einem externen Kalender verknüpft, angelegt und bearbeitet werden. Kalender kann auf Funktions- und Benutzerebene zugewiesen werden. Abfragefunktion mit Filtern und Sortieroptionen für termingesteuerte Wiedervorlagen.
Informationsbereitstellung
Protokollfunktion mit Zeitstempel, Ansprechpartner und Vertreter, Betreff und Texteingabe. Direktanwahl der Protokolle möglich, letzter Eintrag wird automatisch angezeigt.
Dokumentenvorlagen mit Zuordnung zu Kontaktdatensätzen oder als Vorlagen. Textverarbeitung mit Rechtschreibprüfung, Formatierung und Schriftauszeichnungen. Variablen für Formulare und Serienbriefe. Versand als E-Mail möglich, auch als Newsletter mit Filterfunktionen für Empfänger.
Angebotserstellung und Verwaltung über Schnittstelle zum Kalkulationsmodul/Angebotsmodul. Funktionsumfang siehe externe Dokumentation. Angebotsvorlagen können direkt zugeordnet werden.
Liste
In dem Register Liste werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt. Das Register dient der Suche nach Kontakten, um diese im Register Eingabe bspw. zu bearbeiten. Um einen bestimmten Kontakt zu finden, kann in der Gruppe Finden im Feld „Name“ nach dem Nachnamen des Kontaktes gesucht werden. Der gesuchte Kontakt wird automatisch angewählt.
Alternativ kann ein Kontakt über 
gesucht werden. Hier kann ein Kontakt auch über Ziffern (z.B. der Telefonnummer) gefunden werden.
Datensätze finden
Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick 
auf einen Datensatz wird dieser im Register Eingabe angezeigt.
Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch oder Strg + F verwendet werden.
hinter dem Feld Name in der Informationsleiste wird der gleiche Suchdialog geöffnet.
In das Eingabefeld des Suchdialogs kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden. Die SQL-basierte Suche sucht nach diesem in jedem Feld.
Die Suchgergebnisse werden automatisch angezeigt. Bei jeder Eingabe eines neuen Zeichens wird die Suche neu gestartet. Durch Entfernen des Häkchens bei Schnellsuche wird diese Funktion deaktiviert. Dann wird die Suche durch 
Start oder ↩ gestartet.
Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden.
Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↩ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.
Eingabe
In dem Register Eingabe können neue Kontakte erstellt und Details zu jedem Kundengespräch festgehalten werden.
Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.
Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.
Neue Kundenbeziehungen anlegen
Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie in der Gruppe Navigation auf 
Neu oder Strg + N. Um einen bereits bestehenden Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf 
Editieren. Mit 
Kunde kann ein bereits bestehender Kontakt als Kunde angelegt werden. Geben Sie im neuen Fenster in den Feldern „Suchbgr.“ und „Kennung“ die zutreffenden Werte ein. „KD Nr.“ und „DB Nr.“ sollten nicht geändert werden. Durch einen Klick auf 
OK wird der Kontakt als neuer Kunde angelegt.
Dateien öffnet die Dokumentenverwaltung.
Mit 
kann zwischen allen Kontakten navigiert werden.
Nun können die Adressdaten eingetragen werden. Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.
Status
In der Gruppe Status kann festgelegt werden, ob der Kontakt noch aktiv ist. Die Option „Aktiv“ gibt Auskunft darüber, ob der Kontakt weiterhin genutzt wird (d.h. in der Zukunft weiterhin kontaktiert wird) oder ob er nicht mehr kontaktiert werden muss (z.B. aufgrund eines Firmenwechsels). Es kann eine selbst formulierte Statusbezeichnung eingegeben werden, um sich für die Zukunft zu merken, ob ein Thema bereits geklärt wurde. {Hinweis|Durch Betätigung der Taste kann eine neue Statusbezeichnung hinzugefügt werden.}
Außerdem kann dort nach jedem Gespräch festgehalten werden, wann der letzte Kontakt unter welchem Thema mit dem Kunden oder dessen Vertretung stattgefunden hat und für welches Datum der nächste Kontakt geplant ist. Sollte ein Kontakt als Kunde angelegt werden, erscheinen diese Notizen auch in der Kundenverwaltung.
Notizen
In der Gruppe Notizen können Notizen zu Korrespondenzen aufgeschrieben werden. Klicken Sie auf , um eine neue Notiz anzulegen. Das Fenster „Notizen“ erscheint. Wurde in der Gruppe „Status“ zuvor ein Thema festgelegt, wird dieses übernommen. Um ihre Notizen zu sichern, klicken Sie auf 
Sichern.
Sichern wird das Fenster nicht geschlossen. Notizen können somit während eines laufenden Gesprächs immer wieder zwischengespeichert werden. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf 
Ende.Ist eine Notiz ausgewählt, wird deren Inhalt im Memo rechts neben der Gruppe angezeigt. Mit können bereits geschriebene Notizen nachträglich bearbeitet werden. Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf 
. Mit den Pfeiltasten kann zwischen den Notizen navigiert werden.
Bearbeiten von Kundenbeziehungen
Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl der gewünschten Kundenbeziehung zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden. Das Bearbeiten der Kennungen ist dialogbasiert durch in der oberen Informationsleiste rechts von der jetzigen Kennung möglich.
Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.
Wiedervorlage
Das Register Wiedervorlage dient als Fristenkalender. So kann unter anderem eingesehen werden, welche Termine in naher Zukunft liegen.
Zuerst muss ein Datumsintervall festgelegt werden. Die Optionen im Feld „Datum“ beziehen sich auf den Zeitpunkt, der in der Tabelle angezeigt wird. Durch die Felder „Status“ und „Kennung“ kann die Selektion ggf. weiter eingeschränkt werden.
Es kann außerdem eingestellt werden, ob alle oder nur aktive Kontakte angezeigt werden sollen.
Des Weiteren lassen sich drei Sortierungsarten (mit absteigender Priorität) festlegen. Die Pfeiltasten 
stellen ein, ob die Daten in der Tabelle auf- oder absteigend angezeigt werden.
Mit Start wird die Selektion erstellt. Über die Pfeiltasten kann zwischen den Wiedervorlagen navigiert werden.