Aufträge anlegen und bearbeiten: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Auftragsverwaltung}}
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}}


In den folgenden Abschnitten wird das Erstellen, Finden und Bearbeiten von Aufträgen erläutert.
In den folgenden Abschnitten wird das Erstellen, Finden und Bearbeiten von Aufträgen erläutert.
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==Auftrag anlegen==
==Auftrag anlegen==


{{Karte|auftragsverw_re-adresse.png|border|link{{=}}|14|55|80|105|1. Auftragsbearbeitung öffnen|246|59|265|79|2. Kunden wählen|95|705|171|732|3. Auftrag anlegen}}
<div class="imageMapHighlighter">
<imagemap>
File:Auftraege_Auftragsverwaltung_Uebersicht_082024.png|gerahmt|ohne|Die '''Auftragsverwaltung'''


Um einen neuen Auftrag zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:                                                                 
rect 75 84 127 106 [[Kundenstamm#Eingabe]]
rect 127 84 179 106 [[Kundenstamm#Liste]]
rect 179 84 235 106 [[Auftrag anlegen]]
rect 5 55 65 100 [[1. Auftragsbearbeitung öffnen]]
rect 129 126 150 146 [[2. Kunden wählen]]
rect 85 668 157 692 [[3. Auftrag anlegen]]
 
desc none
</imagemap>
</div>
 
 
'''Um einen neuen Auftrag zu erstellen''', gehen Sie wie folgt vor:                                                                 


#Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit {{Menü|Aufträge}} in der Seitenleiste oder <kbd class="light">F1</kbd>.                                       
#Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit {{Menü|Aufträge}} in der Seitenleiste oder <kbd class="light">F1</kbd>.                                       
#Wählen Sie einen Kunden mit [[File:Finden.png|link=]] (neben der Kundennummer im Infobereich) oder <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">K</kbd> aus.
#Suchen Sie nach einem Kunden, indem sie Name oder Kunden Nr. in die Suchleiste eingeben.
#Erstellen Sie mit {{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Neu}} (im Navigationsbereich des Auftragsregisters) oder <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>  einen neuen Auftrag. Wählen Sie die Einstellungen für den Auftrag und bestätigen Sie mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder <kbd class="light">&crarr;</kbd>.
#Wählen Sie durch einen Doppelklick den gewünschten Kunden aus.
#Erstellen Sie mit {{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Neu}} unten links oder mit <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>  einen neuen Auftrag.
#Wählen Sie die Einstellungen für den Auftrag und bestätigen Sie diese mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder <kbd class="light">&crarr;</kbd>.
Der neue Auftrag wurde angelegt. Als nächstes können nun die Artikel und [[Artikel erfassen|Waren erfasst]] werden.


{{Hinweis| Beachten Sie außerdem folgendes bei der Auftragserstellung:
{{Hinweis| Beachten Sie außerdem Folgendes bei der Auftragserstellung:


[[File:auftragsverw_anlegen.png|gerahmt|rechts|Optionen eines neuen Auftrags|link=]]
[[File:Auftrag_anlegen_Dialog_neu.png|gerahmt|rechts|Der Dialog ''Auftrag erstellen''|link=]]  


*Die Einstellung ''[[Gemeinsamkeiten zwischen Kunden- und Lieferantenstamm#Konditionen|Limit]] restriktiv anwenden'' im [[Register Warenwirtschaft#Erfassungsoptionen|Konfigurationsmodul]] legt fest, ob ein Auftrag angelegt werden kann, wenn das Limit des Kunden überschritten wurde. Wird das Limit restriktiv angewendet, kann bei Limitüberschreitung des Kunden kein Auftrag angelegt werden. Ansonsten wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Limit überschritten wurde, der Auftrag kann nach Bestätigung des Hinweises angelegt werden. Ist das Limit zu mehr als 75% ausgeschöpft, wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, die jedoch nur bestätigt werden muss.
*Die Einstellung ''[[Kundenstamm#Konditionen|Limit]] restriktiv anwenden'' im [[Register Aufträge#Erfassungsoptionen|Konfigurationsmodul]] legt fest, ob ein Auftrag angelegt werden kann, wenn das Saldolimit des Kunden überschritten wurde. Wird das Limit "''restriktiv''" angewendet, kann bei einer Limitüberschreitung des Kunden '''kein''' Auftrag angelegt werden. In diesem Fall wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Limit überschritten wurde. Der Auftrag kann nach Bestätigung des Hinweises dennoch angelegt werden. Ist das Limit zu mehr als 75% ausgeschöpft, wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, die jedoch nur bestätigt werden muss.


*Ist im [[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Eingabe|Kundendatensatz]] die Option ''Regelmäßige Rechnung'' aktiviert, bietet die Anwendung unter ''Terminrechnung'' automatisch ein Rechnungsdatum für den neuen Auftrag an. Das Datum wird durch die Intervalloption des Kundendatensatzes voreingestellt. Die Option kann auch manuell aktiviert und ein Rechnungsdatum ausgewählt werden. Für einen einfachen Auftrag kann die Option abgewählt werden.
*Welchen Status ein neu angelegter Auftrag besitzt, wird von der Voreinstellung "''Auftrag als ... anlegen''" im [[Register Aufträge#Auftragsoptionen|Konfigurationsmodul]] bestimmt. Der Status kann auf ''Angebot'', ''Bestellung'' oder ''Lieferschein'' festgelegt sein. Diese Voreinstellung kann auch während des Anlegens geändert werden. Wählen Sie dazu im Dialog ''Auftrag anlegen'' (rechtes Bild) den gewünschten Status aus und klicken Sie auf [[Datei:Sichern.png|link=]].


*Sind die Schaltflächen [+1] hinter den Datumsfeldern für ''Bestellung'', ''Lieferung'' und ''Rechnung'' aktiv, werden die entsprechenden Datumsangaben automatisch um einen Kalendertag vom aktuellen Datum erhöht, wenn der entsprechende Auftragsstatus aktiviert wird. Die Option kann im Konfigurationsmodul automatisch voreingestellt werden. Die Funktion kann mit der Schaltfläche [0] hinter den Datumsfeldern deaktiviert werden. Bei Terminrechnungen ist das Vordatieren des Rechnungsdatums nicht möglich.}}
*Ist im [[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Eingabe|Kundendatensatz]] die Option "''Regelmäßige Rechnung''" aktiviert, bietet die Anwendung unter ''Terminrechnung'' automatisch ein Rechnungsdatum für den neuen Auftrag an. Das Datum wird durch die Intervalloption des Kundendatensatzes voreingestellt. Die Option kann auch manuell aktiviert und ein Rechnungsdatum ausgewählt werden. Für einen einfachen Auftrag kann die Option abgewählt werden.


Der neue Auftrag wurde angelegt. Es können nun Waren erfasst werden.
*Sind die Schaltflächen [+1] hinter den Datumsfeldern für ''Bestellung'', ''Lieferung'' und ''Rechnung'' aktiv, werden die entsprechenden Datumsangaben automatisch um einen Kalendertag vom aktuellen Datum erhöht. Die Option kann im Konfigurationsmodul automatisch voreingestellt werden. Die Funktion kann mit der Schaltfläche [0] hinter den Datumsfeldern deaktiviert werden. Bei Terminrechnungen ist das Vordatieren des Rechnungsdatums nicht möglich.}}


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==Aufträge finden==
==Aufträge finden==
Um Aufträge anhand ihrer Auftragsnummer zu finden, kann die Schaltfläche [[File:Finden.png|link=]] (hinter den Anzeigefeldern der Auftragsnummer) oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F}} verwendet werden. Um einen Auftrag anhand der Lieferscheinnummer zu finden, nutzen Sie die Schaltfläche [[File:Finden.png|link=]] (hinter den Anzeigefeldern der Lieferscheinnummer) oder drücken Sie {{Taste|F3}}. Die Schaltfläche ''Auftrag finden'' öffnet einen Suchdialog, in dem wahlweise anhand der Auftragsnummer, Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer gesucht werden kann.


[[File:auftragsverw_auftragfinden.png|gerahmt|ohne|Der '''Suchdialog'''|link=]]
Um Aufträge anhand ihrer Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer zu finden, kann der Suchdialog ''Auftrag finden'' verwendet werden. Dieser erscheint, wenn Sie:
#den Menüpunkt {{Menü|Aufträge}} in der Seitenleiste betätigen.
#das Feld ''Kunden suchen'' durch Betätigen der Taste {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} schließen.
#suchen Sie nun mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|F}} nach der '''Auftragsnummer''' oder mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|F}} nach der '''Rechnungsnummer''', über {{Taste|F3}} nach der '''Lieferscheinnummer'''
#oder suchen Sie über die Taste [[File:Finden.png|link=]] hinter dem gewünschten Anzeigefeld nach Auftragsnummer, Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer.
#Mit der Taste {{Taste|&#8617;}} oder durch Klicken auf {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} wird nach der eingegebenen Nummer gesucht und der dazugehörige Auftrag ausgewählt.
 
{{Tipp1|Beim Verwenden der Schaltflächen [[File:Finden.png|link=]] beeinflusst die Wahl der Schaltfläche lediglich die ''Voreinstellung'' des Suchdialogs. Sie können im Suchdialog das Suchkriterium ({{Menü|AU}}/{{Menü|LF}}/{{Menü|RE}}) noch ändern. Dies gilt auch für beide Tastenkombinationen.}}
 
{{Hinweis| Auch nach einer erfolgreichen Suche schließt sich der Suchdialog nicht von selbst. Klicken Sie hierzu ''nach der Suche'' auf {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Abbruch}} }}
 
Durch Drücken von {{Taste|F3}} wird der Suchdialog ''Lieferschein'' geöffnet, der für die '''Pfandrückerfassung''' konzipiert ist: Bleibt die Option ''Pfanderfassung'' aktiviert, wird im Anschluss sofort der Dialog [[Pfandartikel_erfassen|''Pfand erfassen'']] aufgerufen. So können Sie die vom Kunden erhaltenen Pfandartikel registrieren und vor der Rechnungsstellung berücksichtigen.
 


Zusätzlich kann mit der Option „Auftragsliste“ (unter {{Menü|[[File:Uebersicht.png|link=]] Übersicht}} bzw. im Optionsmenü hinter der Auftragsnummer) in den Aufträgen des aktuellen Kunden geblättert werden<ref>Dies ist auch durch {{Taste|Bild &uArr;}} (blättert weiter) und {{Taste|Bild &dArr;}} (blättert zurück) möglich</ref>.
[[File:auftragsverw_seitenleiste-1.png|gerahmt|links|Der Bereich '''Auftrag''' in der Seitenleiste bietet verschiedene Suchoptionen [[File:Finden.png|link=]] an.|link=]]<div class="tleft" style="clear:none;">[[File:auftragsverw_auftragfinden_neu.png|gerahmt|ohne|Der '''Suchdialog'''|link=]]</div><div class="tleft" style="clear:none;">{{Popup|Auftraege anlegen und bearbeiten_Lieferscheinnummer finden_2024.PNG|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Der '''Suchdialog''' über [[File:F3.png|link=]]
|12|150|87|173|[[File:Auftraege anlegen und bearbeiten_Lieferscheinnummer finden_2024_popup.png|gerahmt|ohne|Der Dialog '''Texteingabe'''|link=]]
}}</div> <div style="clear:both;"></div> <!--  *  LEERES DIV, UM FLOAT-EIGENSCHAFT ZU CLEAREN. FUNKTIONIERT SOWEIT, CLEARFIX IN CSS WÄRE SCHÖNER* --> 
 
Zusätzlich kann mit der Option ''Auftragsliste'' [[File:Uebersicht.png|link=]] hinter der Auftragsnummer in den Aufträgen des aktuellen Kunden geblättert werden<ref>Dies ist auch durch {{Taste|Bild &uArr;}} (blättert weiter) und {{Taste|Bild &dArr;}} (blättert zurück) möglich</ref>.
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==Auftragsliste==
==Auftragsliste==
Eine Liste aller Aufträge des aktuellen Kunden kann durch einen Klick auf die Auftragsnummer, {{Menü|[[File:Uebersicht.png|link=]] Übersicht}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|G}} geöffnet werden.
Eine Liste aller Aufträge '''des ausgewählten Kunden''' kann durch einen Klick auf die Auftragsnummer, {{Menü|[[File:Uebersicht.png|link=]] Übersicht}} oder die Tasten {{Taste|Strg}} + {{Taste|G}} geöffnet werden.
 
</div><div class="tleft" style="clear:none;">{{Popup|Auftraege anlegen_Auftragsliste_neu.png|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Auftragsliste'''|link=]]
|86|591|206|611|[[File:popup_statusfilter.png|gerahmt|ohne|Das Auswahlfenster '''Statusfilter'''|link=]]
}}</div> <div style="clear:both;"></div>
 
Die Größe des Dialogs kann verändert werden, die Anpassung wird dauerhaft als Voreinstellung hinterlegt. Mit der Schaltfläche [[Datei:Uebersicht.png|link=]] kann die Ansicht wieder auf die Ursprungsgröße zurückgesetzt werden.
 
Die Liste kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}} geschlossen werden.
 
===Ansicht filtern===
 
Die Ansicht kann mit dem Auswahlfeld ''Statusfilter'' gefiltert werden. In der Voreinstellung „Alle“ werden alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt. Durch das Anwählen eines Eintrags in der Tabelle wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt.
Dabei sind neben den einzelnen Statusarten auch die Optionen "Umsätze" und "Offene Posten" wählbar, die nicht nur einen Status, sondern mehrere Statustypen zusammenfassen.
 
{{Tipp1|So kann schnell eine Übersicht über die bisherigen Umsätze und alle aktuell offenen Posten erstellt werden.}}
 
===Liste drucken===
Die Liste kann als Journal ausgegeben werden, indem Sie auf {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} klicken. Dabei stehen die gleichen Formulare wie die in der Buchhaltung zur Auswahl. Der Filter kann auf den Druck ebenfalls angewendet werden.
 
{{Tipp1|So kann beispielsweise eine Liste der offenen Posten für den aktuellen Kunden erzeugt werden.}}


[[File:auftragsverw_auftragsliste.png|border|link=]]
===Lieferungen abrechnen===
Wenn der Filter "Lieferungen" verwendet wird, können mit der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Wandeln}} '''ALLE''' angezeigten Lieferungen in den Status "Rechnung" versetzt werden.
{{Achtung|'''Achtung!''' Nach einem Wechsel in den Status ''Rechnung'' kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen in einen vorherigen Status ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.}}


Die Ansicht kann mit dem Auswahlfeld „Statusfilter“ gefiltert werden. In der Voreinstellung „Alle“ werden alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt. Durch das Anwählen eines Eintrags in der Tabelle wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt. Die
Liste kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}} geschlossen werden.
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==Statuswechsel==
==Statuswechsel==
Um den Status eines Auftrages zu bearbeiten, kann durch Klick auf das Anzeigefeld ''Status'', dem Bearbeiter neben dem Anzeigefeld ''Status'' [[Datei:Editieren.png|link=]], mit der Schaltfläche {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} ein Statusdialog geöffnet werden.
Um den Status eines Auftrags zu bearbeiten, wenn dieser noch nicht abgeschlossen ist, kann durch einen Klick auf das Anzeigefeld ''Status'', mit dem Bearbeiter [[Datei:Editieren.png|link=]] neben dem Anzeigefeld ''Status'' , mit der Schaltfläche {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} oder mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} der Statusdialog geöffnet werden.
 
[[File:Auftraege amlegen_Status wechseln_neu.png|gerahmt|ohne|Der Dialog '''Auftragsstatus'''|link=]]
 
Beim Wechsel in den Status ''Lieferung'' wird ein Dialog zur Bestätigung der Lieferscheinnummer angezeigt, sofern diese bearbeitet werden kann. Ist die Option im [[Das Modul "Einstellungen"|Konfigurationsmodul]] deaktiviert, wird kein Dialog angezeigt.
 
{{Achtung|'''Achtung!''' Nach einem Wechsel in den Status ''Rechnung'' kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.}}
 
Beim Wechsel in den Status ''Rechnung'' wird eine Warnmeldung ausgegeben, sofern diese Warnung nicht im [[Register_Aufträge|Konfigurationsmodul]] deaktiviert wurde oder vor dem Statuswechsel die Option ''Lieferschein rückerfasst'' im Informationsbereich der Auftragsverwaltung aktiviert wurde.
Diese Funktion soll verhindern, dass eine nicht überprüfte (d.h. rückerfasste) Lieferung versehentlich in den Status ''Rechnung'' versetzt wird, da der Auftrag dann nicht mehr bearbeitet werden kann.
 
Prüfen Sie, mit {{Taste|Strg}}+{{Taste|F12}} unter dem Register {{Taste|Aufträge}}, ob eine Sicherheitsabfrage vor dem "Status-Wandeln" aktiviert ist.


[[File:auftragsverw_status.png|border|link=]]
===Der Statusdialog===


In diesem Dialog kann der Status eingestellt werden<ref>Dies ist auch durch {{Taste|A}} (Angebot), {{Taste|B}} (Bestellung), {{Taste|L}} (Lieferung) oder {{Taste|R}} (Rechnung) möglich</ref>.
Wählen Sie nun den gewünschten Status und bestätigen Sie mit {{Taste|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}}.
Dies ist auch durch {{Taste|A}} (Angebot), {{Taste|B}} (Bestellung), {{Taste|L}} (Lieferung) oder {{Taste|R}} (Rechnung) möglich.


Beim Wechsel in den Status „Lieferung“ wird ein Dialog zur Bestätigung der Lieferscheinnummer angezeigt, sofern diese bearbeitet werden kann. Ist die Option im [[Das Modul "Einstellungen"|Konfigurationsmodul]] deaktiviert, wird kein Dialog angezeigt.
===Statuswechsel und Ausgabe===


{{Achtung|'''Achtung!''' Nach einem Wechsel in den Status ''Rechnung'' kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.}}
Um den Arbeitsprozess zu beschleunigen, können Sie zur Auswahl des Status auch die anschließende Verarbeitung vorwählen:
 
Mit [[Datei:Drucken.png|link=]] hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und das zugehörige Dokument (''Angebot, Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung'') sofort gedruckt werden. Dies ist auch mit {{Taste|A}} (für Angebot), {{Taste|B}} (für Bestellung), {{Taste|L}} (für Lieferung) oder {{Taste|R}} (für Rechnung) und dann {{Taste|Strg}} + {{Taste|P}} möglich.
 
Mit [[Datei:Brief.png|link=]] hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und automatisch eine E-Mail mit dem zugehörigen Dokument an den Kunden gesendet werden. Dies ist auch mit {{Taste|A}} (für Angebot), {{Taste|B}} (für Bestellung), {{Taste|L}} (für Lieferung) oder {{Taste|R}} (für Rechnung) und dann {{Taste|Strg}} + {{Taste|M}} möglich.
 
Mit [[Datei:Preise.png|link=]] hinter dem Status ''Rechnung'' kann der Auftrag als Rechnung deklariert und der Zahlungseingang sofort verbucht werden. Dies ist auch mit {{Taste|R}} (für Rechnung) und dann {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}} möglich.
 
Mit [[Datei:Schnellerfassung.png|link=]] hinter dem Status ''Rechnung'' kann der Auftrag als Rechnung deklariert und entsprechend den Voreinstellungen des Kunden sofort ausgegeben oder gebucht werden. Dies ist auch mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|R}} möglich.
 
{{Hinweis|Bei der Vorauswahl der Verarbeitung besteht anschließend keine Möglichkeit, Formulare, Drucker oder Kopien auszuwählen. Bei E-Mails können keine Empfänger oder Texte verändert werden.}}
 
===Statuswechsel ohne Dialog===
 
Um einen '''Lieferschein''' direkt in den Status '''Rechnung''' zu versetzen, kann alternativ auch die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|&uArr;}} + {{Taste|R}} '''anstatt''' des Aufrufs des Statusdialogs verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt.


Beim Wechsel in den Status ''Rechnung'' wird eine Warnmeldung ausgegeben, sofern diese Warnung nicht im [[Einstellungen|Konfigurationsmodul]] deaktiviert wurde oder vor dem Statuswechsel die Option ''Lieferschein rückerfasst'' im Informationsbereich der Auftragsverwaltung aktiviert wurde. Diese Funktion soll verhindern, das eine nicht überprüfte (d.h. rückerfasste) Lieferung versehentlich in den Status ''Rechnung'' versetzt wird, da der Auftrag dann nicht mehr bearbeitet werden kann.
Um einen '''Lieferschein''' direkt in den Status '''Rechnung''' zu versetzen '''und dann entsprechend den Voreinstellungen des Kunden auszugeben oder zu buchen''', kann alternativ auch die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|R}} '''anstatt''' des Aufrufs des Statusdialoges verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt '''und''' verarbeitet.




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{{WL|Auftragsverwaltung}}
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}}


Fußnoten:
Fußnoten:
<references/>
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Aktuelle Version vom 17. November 2024, 11:06 Uhr

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge anlegen und bearbeiten)

In den folgenden Abschnitten wird das Erstellen, Finden und Bearbeiten von Aufträgen erläutert.

Auftrag anlegen

Kundenstamm#EingabeKundenstamm#ListeAuftrag anlegen1. Auftragsbearbeitung öffnen2. Kunden wählen3. Auftrag anlegen
Die Auftragsverwaltung


Um einen neuen Auftrag zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder F1.
  2. Suchen Sie nach einem Kunden, indem sie Name oder Kunden Nr. in die Suchleiste eingeben.
  3. Wählen Sie durch einen Doppelklick den gewünschten Kunden aus.
  4. Erstellen Sie mit Neu.png Neu unten links oder mit Strg + N einen neuen Auftrag.
  5. Wählen Sie die Einstellungen für den Auftrag und bestätigen Sie diese mit Ok.png OK oder ↵.

Der neue Auftrag wurde angelegt. Als nächstes können nun die Artikel und Waren erfasst werden.

Beachten Sie außerdem Folgendes bei der Auftragserstellung:
Der Dialog Auftrag erstellen
  • Die Einstellung Limit restriktiv anwenden im Konfigurationsmodul legt fest, ob ein Auftrag angelegt werden kann, wenn das Saldolimit des Kunden überschritten wurde. Wird das Limit "restriktiv" angewendet, kann bei einer Limitüberschreitung des Kunden kein Auftrag angelegt werden. In diesem Fall wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Limit überschritten wurde. Der Auftrag kann nach Bestätigung des Hinweises dennoch angelegt werden. Ist das Limit zu mehr als 75% ausgeschöpft, wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, die jedoch nur bestätigt werden muss.
  • Welchen Status ein neu angelegter Auftrag besitzt, wird von der Voreinstellung "Auftrag als ... anlegen" im Konfigurationsmodul bestimmt. Der Status kann auf Angebot, Bestellung oder Lieferschein festgelegt sein. Diese Voreinstellung kann auch während des Anlegens geändert werden. Wählen Sie dazu im Dialog Auftrag anlegen (rechtes Bild) den gewünschten Status aus und klicken Sie auf Sichern.png.
  • Ist im Kundendatensatz die Option "Regelmäßige Rechnung" aktiviert, bietet die Anwendung unter Terminrechnung automatisch ein Rechnungsdatum für den neuen Auftrag an. Das Datum wird durch die Intervalloption des Kundendatensatzes voreingestellt. Die Option kann auch manuell aktiviert und ein Rechnungsdatum ausgewählt werden. Für einen einfachen Auftrag kann die Option abgewählt werden.
  • Sind die Schaltflächen [+1] hinter den Datumsfeldern für Bestellung, Lieferung und Rechnung aktiv, werden die entsprechenden Datumsangaben automatisch um einen Kalendertag vom aktuellen Datum erhöht. Die Option kann im Konfigurationsmodul automatisch voreingestellt werden. Die Funktion kann mit der Schaltfläche [0] hinter den Datumsfeldern deaktiviert werden. Bei Terminrechnungen ist das Vordatieren des Rechnungsdatums nicht möglich.


Aufträge finden

Um Aufträge anhand ihrer Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer zu finden, kann der Suchdialog Auftrag finden verwendet werden. Dieser erscheint, wenn Sie:

  1. den Menüpunkt Aufträge in der Seitenleiste betätigen.
  2. das Feld Kunden suchen durch Betätigen der Taste Ende.png Ende schließen.
  3. suchen Sie nun mit Strg + F nach der Auftragsnummer oder mit Strg + Alt + F nach der Rechnungsnummer, über F3 nach der Lieferscheinnummer
  4. oder suchen Sie über die Taste Finden.png hinter dem gewünschten Anzeigefeld nach Auftragsnummer, Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer.
  5. Mit der Taste ↩ oder durch Klicken auf Ok.png OK wird nach der eingegebenen Nummer gesucht und der dazugehörige Auftrag ausgewählt.
Beim Verwenden der Schaltflächen Finden.png beeinflusst die Wahl der Schaltfläche lediglich die Voreinstellung des Suchdialogs. Sie können im Suchdialog das Suchkriterium (AU/LF/RE) noch ändern. Dies gilt auch für beide Tastenkombinationen.
Auch nach einer erfolgreichen Suche schließt sich der Suchdialog nicht von selbst. Klicken Sie hierzu nach der Suche auf Abbruch.png Abbruch

Durch Drücken von F3 wird der Suchdialog Lieferschein geöffnet, der für die Pfandrückerfassung konzipiert ist: Bleibt die Option Pfanderfassung aktiviert, wird im Anschluss sofort der Dialog Pfand erfassen aufgerufen. So können Sie die vom Kunden erhaltenen Pfandartikel registrieren und vor der Rechnungsstellung berücksichtigen.


Der Bereich Auftrag in der Seitenleiste bietet verschiedene Suchoptionen Finden.png an.
Der Suchdialog
Der Suchdialog über F3.png
Der Dialog Texteingabe

Zusätzlich kann mit der Option Auftragsliste Uebersicht.png hinter der Auftragsnummer in den Aufträgen des aktuellen Kunden geblättert werden[1].

Auftragsliste

Eine Liste aller Aufträge des ausgewählten Kunden kann durch einen Klick auf die Auftragsnummer, Uebersicht.png Übersicht oder die Tasten Strg + G geöffnet werden.

Der Dialog Auftragsliste
Das Auswahlfenster Statusfilter

Die Größe des Dialogs kann verändert werden, die Anpassung wird dauerhaft als Voreinstellung hinterlegt. Mit der Schaltfläche Uebersicht.png kann die Ansicht wieder auf die Ursprungsgröße zurückgesetzt werden.

Die Liste kann mit Ok.png OK oder ↩ geschlossen werden.

Ansicht filtern

Die Ansicht kann mit dem Auswahlfeld Statusfilter gefiltert werden. In der Voreinstellung „Alle“ werden alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt. Durch das Anwählen eines Eintrags in der Tabelle wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt. Dabei sind neben den einzelnen Statusarten auch die Optionen "Umsätze" und "Offene Posten" wählbar, die nicht nur einen Status, sondern mehrere Statustypen zusammenfassen.

So kann schnell eine Übersicht über die bisherigen Umsätze und alle aktuell offenen Posten erstellt werden.

Liste drucken

Die Liste kann als Journal ausgegeben werden, indem Sie auf Drucken.png Druck klicken. Dabei stehen die gleichen Formulare wie die in der Buchhaltung zur Auswahl. Der Filter kann auf den Druck ebenfalls angewendet werden.

So kann beispielsweise eine Liste der offenen Posten für den aktuellen Kunden erzeugt werden.

Lieferungen abrechnen

Wenn der Filter "Lieferungen" verwendet wird, können mit der Schaltfläche Start.png Wandeln ALLE angezeigten Lieferungen in den Status "Rechnung" versetzt werden.

Achtung! Nach einem Wechsel in den Status Rechnung kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen in einen vorherigen Status ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.


Statuswechsel

Um den Status eines Auftrags zu bearbeiten, wenn dieser noch nicht abgeschlossen ist, kann durch einen Klick auf das Anzeigefeld Status, mit dem Bearbeiter Editieren.png neben dem Anzeigefeld Status , mit der Schaltfläche Sichern.png Sichern oder mit Strg + S der Statusdialog geöffnet werden.

Der Dialog Auftragsstatus

Beim Wechsel in den Status Lieferung wird ein Dialog zur Bestätigung der Lieferscheinnummer angezeigt, sofern diese bearbeitet werden kann. Ist die Option im Konfigurationsmodul deaktiviert, wird kein Dialog angezeigt.

Achtung! Nach einem Wechsel in den Status Rechnung kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.

Beim Wechsel in den Status Rechnung wird eine Warnmeldung ausgegeben, sofern diese Warnung nicht im Konfigurationsmodul deaktiviert wurde oder vor dem Statuswechsel die Option Lieferschein rückerfasst im Informationsbereich der Auftragsverwaltung aktiviert wurde. Diese Funktion soll verhindern, dass eine nicht überprüfte (d.h. rückerfasste) Lieferung versehentlich in den Status Rechnung versetzt wird, da der Auftrag dann nicht mehr bearbeitet werden kann.

Prüfen Sie, mit Strg+F12 unter dem Register Aufträge, ob eine Sicherheitsabfrage vor dem "Status-Wandeln" aktiviert ist.

Der Statusdialog

Wählen Sie nun den gewünschten Status und bestätigen Sie mit Ok.png OK. Dies ist auch durch A (Angebot), B (Bestellung), L (Lieferung) oder R (Rechnung) möglich.

Statuswechsel und Ausgabe

Um den Arbeitsprozess zu beschleunigen, können Sie zur Auswahl des Status auch die anschließende Verarbeitung vorwählen:

Mit Drucken.png hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und das zugehörige Dokument (Angebot, Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung) sofort gedruckt werden. Dies ist auch mit A (für Angebot), B (für Bestellung), L (für Lieferung) oder R (für Rechnung) und dann Strg + P möglich.

Mit Brief.png hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und automatisch eine E-Mail mit dem zugehörigen Dokument an den Kunden gesendet werden. Dies ist auch mit A (für Angebot), B (für Bestellung), L (für Lieferung) oder R (für Rechnung) und dann Strg + M möglich.

Mit Preise.png hinter dem Status Rechnung kann der Auftrag als Rechnung deklariert und der Zahlungseingang sofort verbucht werden. Dies ist auch mit R (für Rechnung) und dann Strg + B möglich.

Mit Schnellerfassung.png hinter dem Status Rechnung kann der Auftrag als Rechnung deklariert und entsprechend den Voreinstellungen des Kunden sofort ausgegeben oder gebucht werden. Dies ist auch mit Strg + R möglich.

Bei der Vorauswahl der Verarbeitung besteht anschließend keine Möglichkeit, Formulare, Drucker oder Kopien auszuwählen. Bei E-Mails können keine Empfänger oder Texte verändert werden.

Statuswechsel ohne Dialog

Um einen Lieferschein direkt in den Status Rechnung zu versetzen, kann alternativ auch die Tastenkombination Strg + ⇑ + R anstatt des Aufrufs des Statusdialogs verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt.

Um einen Lieferschein direkt in den Status Rechnung zu versetzen und dann entsprechend den Voreinstellungen des Kunden auszugeben oder zu buchen, kann alternativ auch die Tastenkombination Strg + Alt + R anstatt des Aufrufs des Statusdialoges verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt und verarbeitet.


Weiter zu Artikel erfassen

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge anlegen und bearbeiten)

Fußnoten:

  1. ↑ Dies ist auch durch Bild ⇑ (blättert weiter) und Bild ⇓ (blättert zurück) möglich
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Aufträge_anlegen_und_bearbeiten&oldid=18148“