Zahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Buchhaltung}}
{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}
 
Im Register {{Menü|Zahlungen}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] können Zahlungseingänge gebucht werden. Das Modul wird über {{Menü|Finanzen}} → {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
 
{{Tipp1|Das Buchen von Zahlungseingängen ist in mehreren Modulen möglich, siehe [[Buchen|hier]].}}
 
 
 
<div class="imageMapHighlighter">
<imagemap>
File:Finanzen_Buchhaltung_Zahlungen_2024.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Buchen'''
 
rect 75 89 134 111 [[Debitoren]]
rect 134 89 204 111 [[Kreditoren]]
rect 204 89 278 111 [[Zahlungen]]
rect 278 89 363 111 [[Bankaufträge]]
rect 363 89 419 111 [[Bücher]]
rect 419 89 489 111 [[Abschluss]]


Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.
<!--####################################################################################################################-->
==Buchen im Buchhaltungsmodul==
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register „Buchen“ des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden.
*screenshot*
Zunächst muss mit einer Kunden-, Auftrags- oder Rechnungsnummer im Eingabefeld „KU/RE/AU Nr.“ ein Auftrag zur Buchung aufgerufen werden. Wird eine Kundennummer eingegeben, werden die offenen Rechnungen des Kunden in einem Dialog angezeigt. Nach dem Auswählen eines Auftrages kann dieser gebucht werden.


Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden.
desc none
</imagemap>
</div>


Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz.


Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt.
==Zahlungen buchen==


Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen.
Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der ''Seitenleiste'' des Registers durchgeführt.  


Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde.
[[File:Finanzen_Buchhaltung_Zahlungen_Leiste_2024.png|gerahmt|rechts|Die Seitenleiste im Register '''Buchen'''|link=]]


Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
'''Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.'''
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben, '''
*# '''Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen {{Menü|RE}} für eine Kundenrechnung oder {{Menü|VB}} für eine Lieferantenrechnung.'''
*# '''Geben Sie die ''Rechnungs''nummer in das Eingabefeld ein.'''
*# '''Bestätigen Sie mit <kbd class="light">↩</kbd> oder mit einem {{LMB}} auf  [[Datei:Finden.png|link=]] rechts neben dem Eingabefeld.'''
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer ''nicht'' vorliegen haben,'''
*# '''Wählen Sie zwischen {{Menü|KD}}, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und {{Menü|LF}}, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.'''
*# '''Geben Sie einen Suchbegriff ein.''' Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.  
*# '''Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus dem sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}}.'''


Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden.
'''Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,'''
<!--****************************************************-->
# '''Wählen Sie ein ''Konto'' aus der Auswahlliste: Bank, Bar, Durchlaufende Posten, Geldtransit oder Skonto, an das der Betrag gebucht werden soll. Der Geldtransit ist ein Übergangskonto welches Geldbewegungen zwischen Bankkonten und Kassen erfasst. Beim Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird'''
===Warnmeldung bei Buchungen===
# '''Passen Sie, falls nötig, das ''Buchungs- und das Eingangsdatum'' an. Als Buchungsdatum können Sie über die Schaltfläche[[Datei:Durchfuehren.png|link=]]einen Zeitpunkt, ein Skonto-Zahlungsziel oder ein Netto-Zahlungsziel auswählen.'''
Die Anwendung warnt beim Abschluss von Aufträgen, sofern eine Differenz zwischen Buchungsbetrag und Rechnungssaldo besteht.
# '''Überprüfen Sie den ''Betrag'' und passen sie ihn gegebenenfalls an''' (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
*screenshot*
# '''Bestätigen Sie die Buchung mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.'''
Damit soll verhindert werden, dass Aufträge versehentlich abgeschlossen werden. Da die Warnung auch bei Betragsdifferenzen angezeigt wird, die in der dritten Nachkommastelle auftreten und nicht angezeigt werden, kann die Meldung in diesem Fall nach Prüfung des eingegebenen Buchungsbetrages mit „Ja“ beantwortet werden.
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==Buchen im Auftragserfassung==
Um einzelne Posten zu buchen, können diese in der Auftragserfassung aufgerufen und die Schaltfläche „Buchungsmanager starten“ hinter dem Bruttofeld oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|B}} in der Seitenleiste der Auftragserfassung betätigt werden.
*screenshot*
Der Buchungsdialog entspricht weitestgehend dem Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch kann nicht nach Kunden oder Aufträgen gesucht werden.


Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden.
In der Navigationsleiste links von {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchen einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.
{{Tipp1|Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status ''Rechnung'' befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.}}


Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz.
Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option ''abschließen'' aktiviert bleiben.


Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt.
Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als ''abgeschlossen'' gespeichert wird.


Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen.
{{Hinweis|Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer ({{Menü|RE}}/{{Menü|VB}}) benötigen Sie zwingend die ''Rechnungs''nummer. Die Eingabe von ''Liefer''nummern führt zu keinem Ergebnis.}}
<!--  *  NEUER UNTERABSCHNITT  *  -->


Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde.
===Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940===


Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
Das Format {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] MT940}} wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.  


Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden.
Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs.
Nach dem Laden der Datei im [[wikipedia:de:CSV_%28Dateiformat%29|CSV]]-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet.
Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.
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==Buchen von Sammelrechnungen==
Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsverwaltung abgeschlossen. Ist eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld „Brutto“ die Schaltfläche {{Taste|Buchen}} angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.
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==Buchen von Einzügen==
Bei der Durchführung von Einzügen im Register „SEPA“ des Buchhaltungsmoduls können Aufträge ebenfalls gebucht und abgeschlossen werden. Der Buchungstext von Einzügen lautet „SEPA“.
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==Vertragsbeiträge==
Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register „Verträge“ des Buchhaltungsmoduls können Beiträge gebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz. Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich.


Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung.
==Stapelbuchen==
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Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü {{Menü|Finanzen}} unter {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapelbuchen}} oder durch {{Taste|Strg}} + {{Taste|F4}} gestartet.
==Manuelles Abschließen==
 
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Eingabe von {{Taste|G}} auf der Tastatur und Bestätigen mit [OK] abgeschlossen.
Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.
 
[[File:Finanzen_Stapelbuchen_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Stapelbuchungsfunktion'''|link=]]
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===Konfiguration des Buchungsstapels===
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
 
In den Voreinstellungen ist standardmäßig die automatische Kontozuordnung aktiviert. Dies kann allerdings durch einen Klick auf '''an Konto''' und eine Auswahl aus ''Bank'', ''Bar'', ''durchlaufende Posten'', ''Geldtransit'' und ''Skonto'' geändert werden.


Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.
Die Auswahl der offenen Rechnungen kann weiter eingeschränkt werden. So können Sie durch die jeweiligen Schlatflächen Bankeinzüge ignorieren, Skonto und/oder Guthaben berücksichtigen und separat verwalten.  
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===Stapelbuchen===
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü "Warenwirtschaft", durch die Schaltfläche [Stapelbuchen] in der Seitenleiste der Anwendung oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|F4}} gestartet.
*screenshot*
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe „Intervall“ ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.


Im Auswahlfeld „Buchungstext“ kann ein gespeicherter Buchungstext ausgewählt oder ein Text eingegeben werden.
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Vorlage}} können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden. U.a. kann hier die MT940 Vorlage importiert werden.
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Optional kann durch den Filter „Zahlweise“ weiter eingeschränkt werden. Im Auswahlfeld „Zahlweise“ kann eine Definition ausgewählt oder ein Text eingegeben werden. Den Filter durch den Ein/Aus- Schalter hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert.
===Verarbeitung des Buchungsstapels===
Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} ändert sich während der Bearbeitung zu {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Stopp}}.</ref>.


Wenn Skonti bei Buchungen berücksichtigt werden sollen, muss die Option „Skonto berücksichtigen“ aktiv sein. Wenn Aufträge nach der vollständigen Bezahlung automatisch abgeschlossen werden sollen, muss die Option „Auftrag abschließen“ aktiv sein.
Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.
{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}


Der Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit [Start] aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche [Start] ändert sich dann zu [Stopp]</ref>.
'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:


Um Buchungen zu verarbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
# '''Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den ''Zahlungsbetrag'' in das Eingabefeld ein.'''


# Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld „Betrag“ eingetragen. Die Anzeigefelder „Skonto“ und Brutto“ zeigen die Rechnungsbeträge an
Die Option ''Auftrag abschließen'' ist automatisch aktiv.
# Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein
{{Tipp1| Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option ''Auftrag abschließen'' deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.<ref>Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.</ref>}}


Speichern Sie die Zahlung mit der [Sichern] hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt.
'''Speichern Sie die Zahlung''' mit der {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]]}}-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt<ref>Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.</ref>.


Der nächste Eintrag wird automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte „Skt.“ wird „Ja“ angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen '''Doppelklick {{LMB}} auf den Tabelleneintrag''' durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte ''Skt.'' wird ''Ja'' angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.


Um die Verarbeitung des Stapels abzubrechen, kann die Schaltfläche [Stopp] gedrückt oder der Dialog geschlossen werden. Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Bearbeitungsmodus automatisch gewechselt.
Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .
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===Rückbuchungen===
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung.
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Um einen Auftrag zu stornieren kann in der Auftragsverwaltung im Kontextmenü der Auftragsnummer in der Seitenleiste oder die Option „Auftrag stornieren“ verwendet werden.


Aufträge sollten nur in Ausnahmefällen und nur als Rechnungen storniert werden. Befindet sich der Auftrag noch nicht im Status Rechnung, können die enthaltenen Warenposten entfernt und der Auftrag weiter verwendet oder als Leerauftrag in den Status Rechnung gesetzt und durch Buchen abgeschlossen werden.
Mit der Schaltfläche [[Datei:Zuruecksetzen.png|link=]] können alle Eingabefelder wieder zurückgesetzt werden für eine neue Eingabe.


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{{WL|Buchhaltung}}
'''Weiter zu [[Bankaufträge]]'''
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{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}


Fußnoten:
Fußnoten:
<references/>
<references/>

Aktuelle Version vom 18. April 2024, 13:43 Uhr

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)

Im Register Zahlungen des Buchhaltungsmoduls können Zahlungseingänge gebucht werden. Das Modul wird über Finanzen → Preise.png Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Buchen von Zahlungseingängen ist in mehreren Modulen möglich, siehe hier.


DebitorenKreditorenZahlungenBankaufträgeBücherAbschluss
Das Register Buchen


Zahlungen buchen

Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der Seitenleiste des Registers durchgeführt.

Die Seitenleiste im Register Buchen

Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.

  • Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben,
    1. Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen RE für eine Kundenrechnung oder VB für eine Lieferantenrechnung.
    2. Geben Sie die Rechnungsnummer in das Eingabefeld ein.
    3. Bestätigen Sie mit ↩ oder mit einem Lmb.png auf Finden.png rechts neben dem Eingabefeld.
  • Wenn Sie die Rechnungsnummer nicht vorliegen haben,
    1. Wählen Sie zwischen KD, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und LF, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.
    2. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.
    3. Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus dem sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit Ok.png OK.

Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,

  1. Wählen Sie ein Konto aus der Auswahlliste: Bank, Bar, Durchlaufende Posten, Geldtransit oder Skonto, an das der Betrag gebucht werden soll. Der Geldtransit ist ein Übergangskonto welches Geldbewegungen zwischen Bankkonten und Kassen erfasst. Beim Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird
  2. Passen Sie, falls nötig, das Buchungs- und das Eingangsdatum an. Als Buchungsdatum können Sie über die SchaltflächeDurchfuehren.pngeinen Zeitpunkt, ein Skonto-Zahlungsziel oder ein Netto-Zahlungsziel auswählen.
  3. Überprüfen Sie den Betrag und passen sie ihn gegebenenfalls an (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
  4. Bestätigen Sie die Buchung mit Sichern.png Sichern.

In der Navigationsleiste links von Sichern.png Sichern gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchen einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.

Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status Rechnung befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.

Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option abschließen aktiviert bleiben.

Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert wird.

Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer (RE/VB) benötigen Sie zwingend die Rechnungsnummer. Die Eingabe von Liefernummern führt zu keinem Ergebnis.

Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940

Das Format Oeffnen.png MT940 wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.

Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs. Nach dem Laden der Datei im CSV-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet. Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.

Stapelbuchen

Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü Finanzen unter Stapel.png Stapelbuchen oder durch Strg + F4 gestartet.

Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter Buchungsstapel aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.

Die Stapelbuchungsfunktion

Konfiguration des Buchungsstapels

Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe Intervall ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.

In den Voreinstellungen ist standardmäßig die automatische Kontozuordnung aktiviert. Dies kann allerdings durch einen Klick auf an Konto und eine Auswahl aus Bank, Bar, durchlaufende Posten, Geldtransit und Skonto geändert werden.

Die Auswahl der offenen Rechnungen kann weiter eingeschränkt werden. So können Sie durch die jeweiligen Schlatflächen Bankeinzüge ignorieren, Skonto und/oder Guthaben berücksichtigen und separat verwalten.

Über die Schaltfläche Oeffnen.png Vorlage können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden. U.a. kann hier die MT940 Vorlage importiert werden.

Verarbeitung des Buchungsstapels

Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit Start.png Start aktiviert[1].

Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.

Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.

Um Buchungen selbst zu verarbeiten und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld Betrag eingetragen. Die Anzeigefelder Skonto und Brutto zeigen die Rechnungsbeträge an.
  2. Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.

Die Option Auftrag abschließen ist automatisch aktiv.

Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option Auftrag abschließen deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.[2]

Speichern Sie die Zahlung mit der Sichern.png-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder Strg + S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt[3].

Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick Lmb.png auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte Skt. wird Ja angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.

Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .

Mit der Schaltfläche Zuruecksetzen.png können alle Eingabefelder wieder zurückgesetzt werden für eine neue Eingabe.


Weiter zu Bankaufträge

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)

Fußnoten:

  1. ↑ Die Beschriftung der Schaltfläche Start.png Start ändert sich während der Bearbeitung zu Start.png Stopp.
  2. ↑ Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.
  3. ↑ Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.
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