Aufträge automatisieren: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Auftragsverwaltung}}
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}}


Um die Bestellannahme zu vereinfachen, können kundenspezifische Auftragsvorlagen eingesetzt werden. Zunächst muss eine solche Vorlage erstellt werden.
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie kundenspezifische Auftragsvorlagen einsetzen können, um die Bestellannahme zu vereinfachen. Zusätzlich erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Funktion [[Aufträge automatisieren#Telefonverkauf|Telefonverkauf]].


Dazu wird in der Kundenverwaltung ein Kunde mit der aktivierten Option „Regelmäßige Bestellung“ ausgewählt. Im Register „Aufträge“ kann, sofern bereits ein Auftrag für diesen Kunden hinterlegt wurde, dieser als Vorlage gespeichert werden, indem die Funktion „Als Vorlage speichern“ im Optionsmenü hinter der Schaltfläche [Sichern] im Auftragsregister aufgerufen wird. Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage aus der Kundennummer des Kunden bestehen.
Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen {{Menü|[[Datei:schnellerfassung.png|link=]] Schnellerfassung}} oder {{Menü|[[Datei:Telefon.png|link=]] Telefonverkauf}} erfolgen.
Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen „Telefonverkauf“ oder „Schnellerfassung“ erfolgen.
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==Der Telefonverkauf==
Im Modul „Telefonverkauf“ werden Kunden, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist, abhängig von den Vorgaben für Periodizität der regelmäßigen Bestellung gelistet. Das Modul kann im Menü „Warenwirtschaft“, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|Strg}}+{{Taste|F2}} aufgerufen werden und besteht aus den Registern „Kunden“ und „Favoriten“. Im Kundenregister ist im Aufgabenbereich die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.
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Die Aufgabe „Telefonliste“ zeigt alle Kunden an, die zu einem bestimmten Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
*screenshot*
Das Bestelldatum kann eingestellt werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld „Anrufzeit“ geändert werden.


Sofern ein Kunde für eine Bestellannahme angezeigt wird, kann dieser in der Tabelle ausgewählt, mit [Neu] oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|N}} ein neuer Auftrag erstellt und dann wie üblich erfasst werden. Mit [Öffnen] oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|O}} kann eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
==Erstellen einer Vorlage==
===Kunden | Telefonliste===
<!--  *  BEDINGUNG NICHT MEHR AKTUELL? STAND 2019-04-16  * 
Die Aufgabe „Telefonliste“ zeigt alle Kunden an, die zu einem bestimmten Datum angerufen werden sollen, umBestellungen zu erfassen.
Um eine kundenspezifische Auftragsvorlage zu erstellen, muss in der [[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Eingabe|Kundenverwaltung]] ein Kunde ausgewählt werden, für den die Option ''Regelmäßige Bestellung'' aktiviert ist. Unter dieser Voraussetzung kann in der ''Auftragserfassung'' ein bestehender Auftrag als Vorlage gespeichert werden.
*screenshot*
 
Das Bestelldatum kann eingestellt werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld „Anrufzeit“ geändert werden.
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Aus jedem bestehenden Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
# Öffnen Sie die [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten|Auftragsbearbeitung]] mit {{Menü|Aufträge}} in der Seitenleiste oder über die Funktionstaste <kbd class="light">F1</kbd>.
# Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag. Alternativ erstellen Sie per Klick auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} einen neuen und erfassen die gewünschten Artikel.
# Rufen Sie die Funktion ''Vorlage erstellen'' im Optionsmenü {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} auf, oder drücken Sie die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|S}}
# Ein Speicherdialog wird geöffnet. Lassen Sie den Speicherort unverändert und bestätigen Sie den Vorgang mit {{Menü|Speichern}}.
 
{{Hinweis|Für die automatische Schnellerfassung '''muss''' der Name der Vorlage gleich der Kundennummer des Kunden sein.
Es ist daher nur eine Vorlage pro Kunde möglich.}}
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==Schnellerfassung==
Wurde eine Vorlage gesichert, kann auf diese auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt. Dieser Auftrag ist dem Kunden zugeordnet, von welchem die Vorlage erstellt wurde.
 
Das Modul kann über {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[File:Schnellerfassung.png|link=]] Schnellerfassung}} oder die Funktionstaste {{Taste|Strg}} + {{Taste|F1}} aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.
 
{{Hinweis|Die gewünschte Vorlage für die Schnellerfassung muss eine gültige '''Kundennummer''' enthalten oder mit dieser benannt sein. Sonst erscheint eine Fehlermeldung.}}
 
[[File:auftraege_schnellerfassung.png|gerahmt|ohne|Der Öffnen-Dialog der '''Schnellerfassung'''|link=]]
 
Nach Laden der Vorlage wird ein neuer Auftrag erstellt. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.
 
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==Telefonverkauf==
Im Modul ''Telefonverkauf'' werden Kunden gelistet, für die eine ''regelmäßige Bestellannahme'' vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Telefon.png|link=]] Telefonverkauf}} oder über die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|F2}} aufgerufen werden und besteht aus den Registern ''Kunden'' und ''Favoriten''. Im Kundenregister ist im Bereich ''Aufgaben'' die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.
{{Tipp1|Die ''regelmäßige Bestellung'' wird im [[Besonderheiten des Kundenstamms#Konditionen|Kundendatensatz]] aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.}}
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===Telefonliste===
Die Aufgabenansicht ''Telefonliste'' zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
 
{{Popup|telefonverkauf_liste_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Telefonverkauf / Telefonliste'''
|86|194|165|215|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|86|219|181|240|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|Die verfügbaren '''Filter'''|link=]]
|1039|105|1060|126|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup3_2024.png|gerahmt|mit||link=]]
|358|648|376|670|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Druckoptionen'''|link=]]
}}
Das ''Bestelldatum'' kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld ''Anrufzeit'' geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf [[File:Sichern.png|link=]]. Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den [[Kundenstamm]] übertragen.
 
Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|O}} eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
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===Bestellhistorie===
Die Aufgabenansicht ''Bestellhistorie'' ermöglicht eine Übersicht derjenigen Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
 
[[File:telefonverkauf_historie_neu.png|gerahmt|ohne|Der Dialog '''Telefonverkauf / Bestellhistorie'''|link=]]
 
Im Dialog ''Telefonverkauf'' wird dazu in der Optionsgruppe ''Aufgaben'' die Option ''Bestellhistorie'' ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld ''Grenzdatum'' eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung '''vor''' dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
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Sofern ein Kunde für eine Bestellannahme angezeigt wird, kann dieser in der Tabelle ausgewählt, mit [Neu]oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|N}} ein neuer Auftrag erstellt und dann wie üblich erfasst werden. Mit [Öffnen] oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|O}} kann eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
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===Kunden | Bestellhistorie===
Die Aufgabe „Bestellhistorie“ ermöglicht die Überwachung von Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
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Im Dialog „Telefonverkauf“ wird dazu in der Optionsgruppe „Aufgaben“ die Option „Bestellhistorie“ ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld „Grenzdatum“ eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
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===Favoriten===
===Favoriten===
Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register „Favoriten“ verfügbar. Diese Liste wird durch die Anwahl eines Kunden im Register „Kunden“ angezeigt.
Eine Übersicht über die [[Artikel erfassen#Favoritenfunktion|Favoriten]] der Kunden ist im Register ''Favoriten'' verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers ''Kunden'' aus.
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Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit [Drucken] oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|P}} eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option „Sortiment drucken“ im Optionsmenü hinter [Drucken] zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.
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==Schnellerfassung==
[[File:telefonverkauf_favoriten_neu.png|gerahmt|ohne||Der Dialog '''Telefonverkauf / Favoriten'''|link=]]
Wird eine Vorlage mit der Kundenummer als Dateinamen gesichert, kann auf diese Vorlage auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt, der automatisch dem Kunden zugeordnet wird, dessen Kundennummer den Dateinamen ergibt.
 
Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|P}} eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option ''Sortiment drucken'' im Optionsmenü rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.
 
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'''Weiter zu [[Aufträge importieren]]'''


Das Modul kann im Menü „Warenwirtschaft“, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|Strg}}+{{Taste|F1}} aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.
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Es muss eine Vorlage ausgewählt werden, die eine Kundennummer als Namen aufweist<ref>Ist die im Dateinamen hinterlegte Kundennummer nicht vorhanden, wird die Schnellerfassung abgebrochen</ref>. Die Auftragserfassung wird geöffnet, der Kunde aus dem Dateinamen der Vorlage ausgewählt, ein neuer Auftrag angelegt und die Vorlage verarbeitet. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.
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{{WL|Auftragsverwaltung}}
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}}


Fußnoten:
Fußnoten:
<references/>
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Aktuelle Version vom 21. November 2024, 15:15 Uhr

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge automatisieren)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie kundenspezifische Auftragsvorlagen einsetzen können, um die Bestellannahme zu vereinfachen. Zusätzlich erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Funktion Telefonverkauf.

Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen Schnellerfassung.png Schnellerfassung oder Telefon.png Telefonverkauf erfolgen.

Erstellen einer Vorlage

Aus jedem bestehenden Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder über die Funktionstaste F1.
  2. Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag. Alternativ erstellen Sie per Klick auf Neu.png Neu einen neuen und erfassen die gewünschten Artikel.
  3. Rufen Sie die Funktion Vorlage erstellen im Optionsmenü Pfeilrunter.png rechts der Schaltfläche Sichern.png Sichern auf, oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + Alt + S
  4. Ein Speicherdialog wird geöffnet. Lassen Sie den Speicherort unverändert und bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern.
Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage gleich der Kundennummer des Kunden sein. Es ist daher nur eine Vorlage pro Kunde möglich.

Schnellerfassung

Wurde eine Vorlage gesichert, kann auf diese auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt. Dieser Auftrag ist dem Kunden zugeordnet, von welchem die Vorlage erstellt wurde.

Das Modul kann über Aufträge → Schnellerfassung.png Schnellerfassung oder die Funktionstaste Strg + F1 aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.

Die gewünschte Vorlage für die Schnellerfassung muss eine gültige Kundennummer enthalten oder mit dieser benannt sein. Sonst erscheint eine Fehlermeldung.
Der Öffnen-Dialog der Schnellerfassung

Nach Laden der Vorlage wird ein neuer Auftrag erstellt. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.


Telefonverkauf

Im Modul Telefonverkauf werden Kunden gelistet, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü Aufträge → Telefon.png Telefonverkauf oder über die Tastenkombination Strg + F2 aufgerufen werden und besteht aus den Registern Kunden und Favoriten. Im Kundenregister ist im Bereich Aufgaben die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.

Die regelmäßige Bestellung wird im Kundendatensatz aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.

Telefonliste

Die Aufgabenansicht Telefonliste zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.

Der Dialog Telefonverkauf / Telefonliste
Der Kalenderassistent
Die verfügbaren Filter
Auftraege automatisieren Telefonverkauf Popup3 2024.png
Die Druckoptionen

Das Bestelldatum kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld Anrufzeit geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf Sichern.png. Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den Kundenstamm übertragen.

Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit Neu.png Neu oder Strg + N kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit Oeffnen.png Öffnen oder Strg + O eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.

Bestellhistorie

Die Aufgabenansicht Bestellhistorie ermöglicht eine Übersicht derjenigen Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.

Der Dialog Telefonverkauf / Bestellhistorie

Im Dialog Telefonverkauf wird dazu in der Optionsgruppe Aufgaben die Option Bestellhistorie ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld Grenzdatum eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.

Favoriten

Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register Favoriten verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers Kunden aus.

Der Dialog Telefonverkauf / Favoriten

Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit Drucken.png Drucken oder Strg + P eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option Sortiment drucken im Optionsmenü rechts von Drucken.png Drucken zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.

Weiter zu Aufträge importieren

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge automatisieren)

Fußnoten:

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