E-Rechnung: Unterschied zwischen den Versionen
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Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. | Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen ('''E-Rechnungen''') beschlossen. | ||
{{Video E-Rechnung Grundlagen}} | |||
=Termine= | =Termine= | ||
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* Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden. | * Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden. | ||
{{Tipp1|FAKTURA-X kann elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen}} | {{Tipp1|FAKTURA-X kann elektronische Rechnungen im Format '''[[XRechnung-Schnittstelle#XRechnung-Schnittstelle|X-Rechnung]]''' oder '''[[ZUGFeRD-Schnittstelle#ZUGFeRD-Schnittstelle|ZUGFeRD]]''' an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen}} | ||
=Rechtsgrundlagen= | |||
Die Pflicht zur Verarbeitung und Ausstellung von E-Rechnungen folgt aus §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. <ref>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html</ref> | |||
=Technische Grundlagen= | =Technische Grundlagen= | ||
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{{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}} | {{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}} | ||
==Gültige Formate | ==Gültige Formate== | ||
E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ''ZUGFeRD'' ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. X-Rechnungen hingegen sind europaweit standardisiert. Hier wird lediglich eine XML-Datei erzeugt. | |||
E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ''ZUGFeRD'' ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. | |||
== | ==Nicht gültige Formate== | ||
Die folgenden Formate sind nicht als E-Rechnung zugelassen: | Die folgenden Formate sind '''nicht''' als E-Rechnung zugelassen: | ||
* PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | * PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | ||
* Word-Dokumente oder Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | * Word-Dokumente oder Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | ||
* Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc.'''sind keine elektronischen Rechnungen''' | * Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc.''' sind keine elektronischen Rechnungen''' | ||
* EDI-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | * EDI-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen''' | ||
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=Die Umsetzung= | =Die Umsetzung= | ||
Im Folgenden werden die Möglichkeiten | Im Folgenden werden die Möglichkeiten zur Umsetzung der rechtlichen Anforderungen erläutert. | ||
==Eingangsrechnungen== | ==Eingangsrechnungen== | ||
Der beste Weg ist, eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen zu verwenden | '''Der beste Weg ist, eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen zu verwenden. FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen und nutzt die Möglichkeiten der E-Rechnung konsequent, um das Kontieren von Eingangsrechnungen sowohl für Einkauf als auch Kosten zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren.''' | ||
Die andere Option wäre die Nutzung eines Buchungsdatenservices, beispielsweise der DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen. Buchungsdatenservices bieten jedoch deutlich weniger Komfort und Transparenz und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden, sowohl für den Service selbst als auch für den Steuerberater. Die Möglichkeiten der E-Rechnung werden zudem nicht genutzt. | Die andere Option wäre die Nutzung eines Buchungsdatenservices, beispielsweise der DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen. Buchungsdatenservices bieten jedoch deutlich weniger Komfort und Transparenz und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden, sowohl für den Service selbst als auch für den Steuerberater. Die Möglichkeiten der E-Rechnung werden zudem nicht genutzt. | ||
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Unternehmen, die bisher mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen bis 2027 umstellen. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. | Unternehmen, die bisher mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen bis 2027 umstellen. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. | ||
Der beste Weg ist die Einführung einer Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption, FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen. | '''Der beste Weg ist die Einführung einer Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption, FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen.''' | ||
Alternativ kann man für jede Rechnung in einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen, das ist jedoch sehr aufwendig. | Alternativ kann man für jede Rechnung in einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen, das ist jedoch sehr aufwendig. | ||
{{Video E-Rechnung erstellen}} | |||
=Vorteile der E-Rechnung= | =Vorteile der E-Rechnung= | ||
Die E-Rechnung bietet Unternehmen Vorteile, denn durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist. | Die E-Rechnung bietet Unternehmen Vorteile, denn durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist. | ||
=Unterschiede der Formate= | |||
Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile: | Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile: | ||
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|} | |} | ||
{{Achtung|Für | {{Achtung|Für alle E-Rechnungsformate gilt: Nur der elektronische Informationsgehalt ist rechtlich relevant. Rechnungsempfänger sind verpflichtet, den XML Inhalt der E-Rechnung auf die Konformität zu prüfen!!}} | ||
=E-Rechnungen in FAKTURA-X= | =E-Rechnungen in FAKTURA-X= | ||
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Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, können Sie diese: | Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, können Sie diese: | ||
* | * Als ZUGFeRD-Beleg an den Kunden senden | ||
* | * Als X-Rechnung an den Kunden senden, neben der XML-Datei erhält der Kunde zusätzlich ein PDF Dokument. | ||
{{Video E-Rechnung erstellen}} | |||
=E-Rechnungen im Getränkehandel= | =E-Rechnungen im Getränkehandel= | ||
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Die Darstellung der Artikel berücksichtigt jedoch nicht die Besonderheiten des Pfandsystems, dass ist nicht optimal für das Verständnis der Rechnungen. | Die Darstellung der Artikel berücksichtigt jedoch nicht die Besonderheiten des Pfandsystems, dass ist nicht optimal für das Verständnis der Rechnungen. | ||
= | =Nachteile der E-Rechnung= | ||
Prinzipbedingte Nachteile der E-Rechnung: | Prinzipbedingte Nachteile der E-Rechnung im Getränkehandel: | ||
* Gekoppelte, also zu Ware mitgeliefertes Pfand, wird nicht zu einem Artikelposten zugeordnet | * Gekoppelte, also zu Ware mitgeliefertes Pfand, wird nicht zu einem Artikelposten zugeordnet | ||
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* Es ist keine Fortschreibung vorgesehen | * Es ist keine Fortschreibung vorgesehen | ||
{{Hinweis|Diese | {{Hinweis|Diese Nachteile können nicht rechtskonform durch Änderungen an E-Rechnungen ausgeglichen werden. Die E-Rechnung ist genormt, die Formvorschriften sind strikt und sehr umfangreich.}} | ||
==Lösungsansatz== | ==Lösungsansatz== | ||
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* [[https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6236926/037e8475a5686ae0da0b99c9d7992c8a/leitfaden-umsetzung-e-rechnung-im-betrieb-data.pdf Informationen der IHK]] | * [[https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6236926/037e8475a5686ae0da0b99c9d7992c8a/leitfaden-umsetzung-e-rechnung-im-betrieb-data.pdf Informationen der IHK]] | ||
* [[https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung Informationen des Bundesverwaltungsministeriums]] | * [[https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung Informationen des Bundesverwaltungsministeriums]] | ||
* [[https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Informationen des | * [[https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Informationen des Bundesinnenministeriums]] | ||
* [[https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html Informationen des Bundesfinanzministeriums]] | |||
= Einzelnachweise = | |||
<references /> | |||