Ablage strukturieren

In diesem Artikel wird die Struktur der Ablage erläutert. Als Ablage wird ein Speicherort für Dokumente und Dateien bezeichnet. Dieser Speicherort besteht aus mehreren Ordnern.

Finanzordner

Im Finanzordner werden Dateien der Buchhaltung gespeichert, beispielsweise Eingangsrechnungen. Die Anwendung legt folgende Unterordner im Finanzordner an:

Exporte für Finanzdienste

• DATEV: Dieser Ordner enthält Dateien, die beim DATEV-Export erzeugt werden. Die Dateien in diesem Ordner können jederzeit neu erzeugt werden und daher nach dem Versand gelöscht werden.
• SEPA: Dieser Ordner enthält Dateien, die beim SEPA-Export erzeugt werden. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden und dürfen daher erst nach der erfolgreichen Verarbeitung einer HBCI-Anwendung gelöscht werden.

Streckenabrechnungen

• GetN: Dieser Ordner enthält Streckendaten, die beim GetN-Export erzeugt werden. Die Dateien in diesem Ordner können jederzeit neu erzeugt werden und daher nach dem Versand gelöscht werden.
• Geva: Dieser Ordner enthält Streckendaten, die beim Geva-Export erzeugt werden. Die Dateien in diesem Ordner können jederzeit neu erzeugt werden und daher nach dem Versand gelöscht werden.
• TB: Dieser Ordner enthält Streckendaten, die beim TeamBeverage-Export erzeugt werden. Die Dateien in diesem Ordner können jederzeit neu erzeugt werden und daher nach dem Versand gelöscht werden.

Auftragsimporte

• Webdrink: Dieser Ordner enthält Bestelldateien eines Webshopsystems. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden und dürfen daher erst nach der erfolgreichen Verarbeitung in der Anwendung gelöscht werden.
• Octopus: Dieser Ordner enthält Bestelldateien der Octopus-Bestellplattform. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden und dürfen daher erst nach der erfolgreichen Verarbeitung in der Anwendung gelöscht werden.
• Kollex: Dieser Ordner enthält Bestelldateien der Kollex-Bestellplattform. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden und dürfen daher erst nach der erfolgreichen Verarbeitung in der Anwendung gelöscht werden.

Belege

• Tagesabschluss: Dieser Ordner enthält die Kopien von Tagesabschlüssen der Kasse als PDF-Dateien. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden dürfen und nicht gelöscht werden.
• Eingangsrechnungen Dieser Ordner enthält mehrere Unterverzeichnisse mit Eingangsbelegen von Kreditoren. Die Dateien in diesem Ordner können nicht neu erzeugt werden und dürfen nicht gelöscht werden.

Vorlagenordner

Im Vorlagenordner werden Dateien gespeichert, die in der Anwendung als Vorlagen verarbeitet werden können, beispielsweise Auftragsvorlagen

Ablageordner

Der Ablageordner wird als Speicherort für alle Dateien verwendet, die thematisch nicht in den Finanz- oder Vorlagenordner gehören.

Besondere Ordner

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Struktur erweitern

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Vorteile der Strukturierung

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Struktur für Dokumente

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Struktur für Buchhaltung

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