E-Rechnung: Unterschied zwischen den Versionen

Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen ('''E-Rechnungen''') beschlossen.

 

=Termine=

* '''Seit dem 1. Januar 2025''' müssen alle Unternehmen elektronische '''Rechnungen annehmen''' und verarbeiten können

* Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.

 

Die Pflicht zur Verarbeitung und Ausstellung von E-Rechnungen folgt aus §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. <ref>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html</ref>

=Technische Grundlagen=

Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege. E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [[https://wikipedia.de/wiki/Extensible_Markup_Language|Extensible Markup Language (XML)]] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ''ZUGFeRD'') oder als separate XML-Datei (beispielsweise als ''XRechnung'') zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.  

E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ''ZUGFeRD'' ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. X-Rechnungen hingegen sind europaweit standardisiert. Hier wird lediglich eine XML-Datei erzeugt.

 

* PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''

* Word-Dokumente oder Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen'''

{{Tipp1|EDI ist noch bis 31. Dezember 2027 zulässig, entspricht aber nicht den gesetzlichen Vorgaben für die E-Rechnung. Es ist möglich, dass dies noch geändert wird.}}

=Die Umsetzung=

Im Folgenden werden die Möglichkeiten zur Umsetzung der rechtlichen Anforderungen erläutert.

'''Der beste Weg ist, eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen zu verwenden. FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen und nutzt die Möglichkeiten der E-Rechnung konsequent, um das Kontieren von Eingangsrechnungen sowohl für Einkauf als auch Kosten zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren.'''

Die andere Option wäre die Nutzung eines Buchungsdatenservices, beispielsweise der DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen. Buchungsdatenservices bieten jedoch deutlich weniger Komfort und Transparenz und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden, sowohl für den Service selbst als auch für den Steuerberater. Die Möglichkeiten der E-Rechnung werden zudem nicht genutzt.

 

==Ausgangsrechnungen==

Unternehmen, die bisher mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen bis 2027 umstellen. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.

 

 

 

 

 

=Unterschiede der Formate=

{{Achtung|Für alle E-Rechnungsformate gilt: Nur der elektronische Informationsgehalt ist rechtlich relevant. Rechnungsempfänger sind verpflichtet, den XML Inhalt der E-Rechnung auf die Konformität zu prüfen!!}}

=E-Rechnungen in FAKTURA-X=

FAKTURA-X unterstützt das Verarbeiten und das Erstellen von E-Rechnungen. Eine separate Software zum Ansehen, Prüfen oder Erstellen von E-Rechnungen ist nicht notwendig.

==Eingangsrechnungen==

FAKTURA-X kann Eingangsrechnungen durch das Zuordnen der Eingangsrechnung automatisch erkennen, darstellen und verarbeiten.

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Lieferantenbestellung erstellen, kann die Rechnungseingangsprüfung und das Kontieren automatisch erfolgen:

#Die E-Rechnung wird erkannt und die Gültigkeit geprüft

#Die Liefermengen werden mit der Bestellung verglichen

#Einkaufspreise werden aktualisiert und gespeichert

#Die Rechnung wird als Verbindlichkeit kontiert

#Die E-Rechnung wird erkannt und die Gültigkeit geprüft

#Die Rechnungsinformationen werden verarbeitet

#Die Rechnung wird als Verbindlichkeit kontiert

 

 

#Wenn notwendig, wird eine SEPA-Überweisung erstellt

#Der Zahlungsausgang wird gebucht und die Verbindlichkeit abgeschlossen

#Der Buchungsstapel wird für Monats- oder Jahresabschluss bereitgestellt

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, können Sie diese:

* Als ZUGFeRD-Beleg an den Kunden senden

* Als X-Rechnung an den Kunden senden, neben der XML-Datei erhält der Kunde zusätzlich ein PDF Dokument.

 

 

 

 

 

 

==Lösungsansatz==

 

 

 

 

=Weitere Informationen zu E-Rechnungen=

 

 

==Externe Quellen==

* [[https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Informationen des Bundesinnenministeriums]]