E-Rechnung: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen, das in Deutschland gewerbliche Kunden hat, elektronische Rechnungen erstellen UND verarbeiten können.
Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen verarbeiten können.


{{Achtung|PDF-Dokumente oder Word-Dateien sind '''KEINE''' elektronischen Rechnungen!}}
==Die Fakten==
* Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
* '''Ab 1. Januar 2025''' müssen alle Unternehmen elektronische '''Rechnungen annehmen'''
* '''Der Versand von E-Rechnungen''' in den vorgeschriebenen Formaten '''an Gewerbekunden''' ist
**spätestens ab '''1. Januar 2027''' verbindlich für Unternehmen, die '''mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
**spätestens ab '''1. Januar 2028''' verbindlich für Unternehmen, die '''weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
*Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.
 
{{Tipp1|FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.}}


==Was ist eine E-Rechnung==
==Was ist eine E-Rechnung==
Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [[https://wikipedia.de/wiki/Extensible_Markup_Language|Extensible Markup Language (XML)]] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Dateie integriert werden (beispielsweise als ''ZUGFeRD'') oder als separate XML-Datei (beispielsweise als ''XRechnung'') zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.  
Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [[https://wikipedia.de/wiki/Extensible_Markup_Language|Extensible Markup Language (XML)]] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ''ZUGFeRD'') oder als separate XML-Datei (beispielsweise als ''XRechnung'') zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.  


{{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}}
{{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}}
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Das rein deutsche Hybridformat ''ZUGFeRD'' bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.
Das rein deutsche Hybridformat ''ZUGFeRD'' bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.


==Hat die E-Rechnung Vorteile?==
==Was sind keine E-Rechnung==
Der Vorteil liegt in der wesentlich einfacheren Kontierung der Belege und damit der schnellen und fehlerfreien Erfassung in der Buchhaltung. Das spricht eindeutig für die elektronische Rechnung.  
 
*PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*Word-Dokumente und Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*Bilddateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*EDI-Rechnungen '''sind keine elektronischen Rechnungen''', aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.
 
==Sind Word, Excel und Papier ab 2027 für die Rechnungserstellung nicht mehr erlaubt?==
Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:
 
* Zu jeder Rechnung bei einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen
* Eine Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption anschaffen.
 
==Weitere Informationen==
Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Wenn Sie in FAKTURA-X beispielsweise eine Kostenvorlage für den Telefonanschluss des Unternehmens hinterlegt haben, reicht es zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet.
 
Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.


==Word, Excel und Papier sind passé==
Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:
Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen aktiv werden: Entweder erstellen Sie zu jeder Rechnung ab Januar 2025 beispielsweise bei einem Webdienst eine XRechnung – das erhöht den Aufwand bei der Rechnungsstellung aber um mehr als das Doppelte, ist also kaum praktikabel. Besser wäre eine Computeranwendung wie '''FAKTURA-X''', welche diese Arbeit übernimmt. Dabei sollten Anwender aber nicht eine branchenneutrale Lösung wählen, sondern gleich den Schritt zu einer für den Getränkehandel passgenauen Softwarelösung wie '''FAKTURA-X''' machen. Diese Lösungen sind am Besten geeignet, um schnell und effizient Arbeit und Zeit zu sparen. Unterm Strich könnten dabei sogar Kosten eingespart werden.


==Wann sollten Unternehmen aktiv werden?==
{| class="wikitable" style="text-align:center;"
Am Besten sofort, denn bis Ende September sollte eine Entscheidung getroffen und bis Dezember umgesetzt werden.
|- style="font-weight:bold;"
! style="text-align:left;" | Eigenschaft
! style="background-color:#c0c0c0;" | X-Rechnung
! style="background-color:#c0c0c0;" | ZUGFeRD
|-
| style="background-color:#efefef; text-align:left;" | Akzeptanz
| Europaweit
| nur Deutschland
|-
| style="background-color:#efefef; text-align:left;" | strukturierte Rechnungsdaten
| ja
| ja
|-
| style="background-color:#efefef; text-align:left;" | Für Menschen lesbar
| nein. nur maschinenlesbare XML Daten
| Ja, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet
|-
| style="background-color:#efefef; text-align:left;" | Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiert
| ja
| eingeschränkt
|-
| style="background-color:#efefef; text-align:left;" | Technischer Aufwand
| gering, nur eine XML Datei
| Aufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten
|}


{{Hinweis|Auf Übergangslösungen oder Fristverlängerungen kann man natürlich setzen, aber professionell ist das nicht.}}
==Weitere Informationsquellen zu E-Rechnungen==
* [[https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6236926/037e8475a5686ae0da0b99c9d7992c8a/leitfaden-umsetzung-e-rechnung-im-betrieb-data.pdf Informationen der IHK]]
* [[https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung Informationen des Bundesverwaltungsministeriums]]
* [[https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Informationen des Bundesinnenministerium]]

Aktuelle Version vom 18. November 2024, 21:51 Uhr

Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen verarbeiten können.

Die Fakten

  • Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
  • Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen
  • Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
    • spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
    • spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
  • Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.
FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.

Was ist eine E-Rechnung

Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [Markup Language (XML)] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ZUGFeRD) oder als separate XML-Datei (beispielsweise als XRechnung) zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.

Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.

Das rein deutsche Hybridformat ZUGFeRD bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.

Was sind keine E-Rechnung

  • PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
  • Word-Dokumente und Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
  • Bilddateien sind keine elektronischen Rechnungen
  • EDI-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.

Sind Word, Excel und Papier ab 2027 für die Rechnungserstellung nicht mehr erlaubt?

Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:

  • Zu jeder Rechnung bei einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen
  • Eine Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption anschaffen.

Weitere Informationen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Wenn Sie in FAKTURA-X beispielsweise eine Kostenvorlage für den Telefonanschluss des Unternehmens hinterlegt haben, reicht es zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet.

Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:

Eigenschaft X-Rechnung ZUGFeRD
Akzeptanz Europaweit nur Deutschland
strukturierte Rechnungsdaten ja ja
Für Menschen lesbar nein. nur maschinenlesbare XML Daten Ja, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet
Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiert ja eingeschränkt
Technischer Aufwand gering, nur eine XML Datei Aufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten

Weitere Informationsquellen zu E-Rechnungen

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