Zahlung: Unterschied zwischen den Versionen
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So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der | So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der Kassierer kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen. | ||
{{Tipp1|Zur Buchung von Barzahlungen bestehen '''mehrere Möglichkeiten'''. Abgesehen von der Kassenzahlung können sie über den [[Rechnungen#Rechnung_buchen|Buchungsmanager]] in der Auftragsverwaltung, über das [[Zahlungen|Zahlungsregister]] im Buchhaltungsmodul oder über die [[Kontenbücher]] abgewickelt werden. | {{Tipp1|Zur Buchung von Barzahlungen bestehen '''mehrere Möglichkeiten'''. Abgesehen von der Kassenzahlung können sie über den [[Rechnungen#Rechnung_buchen|Buchungsmanager]] in der Auftragsverwaltung, über das [[Zahlungen|Zahlungsregister]] im Buchhaltungsmodul oder über die [[Kontenbücher]] abgewickelt werden. | ||
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Ein Klick auf {{Menü|Zahlung}} oberhalb der {{Menü|Zwischensumme}}-Taste öffnet den Zahlungsdialog. | Ein Klick auf {{Menü|Zahlung}} oberhalb der {{Menü|Zwischensumme}}-Taste öffnet den Zahlungsdialog. | ||
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'''Um eine Kassenzahlung zu registrieren,''' | '''Um eine Kassenzahlung zu registrieren,''' | ||
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# Geben Sie den gewünschten ''Betrag'' ein. | # Geben Sie den gewünschten ''Betrag'' ein. | ||
# Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen {{Menü|BAR}} und {{Menü|EC}} wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option. | # Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen {{Menü|BAR}} und {{Menü|EC}} wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option. | ||
# Geben Sie im Feld ''Text'' den ''Zahlungszweck'' an | # Geben Sie im Feld ''Text'' den ''Zahlungszweck'' an: | ||
#* Wenn die ''Nummer der Rechnung bekannt ist'', an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld ''Text'' und bestätigen Sie mittels {{Menü|Auftrag}} {{Hinweis|Sowohl Rechnungs-, als Auftrags- und Liefernummern sind hier möglich.}} | #* Wenn die '''Nummer der Rechnung bekannt ist''', an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld ''Text'' und bestätigen Sie mittels {{Menü|Auftrag}} {{Hinweis|Sowohl Rechnungs-, als auch Auftrags- und Liefernummern sind hier möglich.}} | ||
#* Wenn die ''Nummer der Rechnung nicht bekannt ist'', starten Sie über {{Menü|Kunde}} (bzw. {{Menü|Lieferant}} bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus. | #* Wenn die '''Nummer der Rechnung nicht bekannt ist''', starten Sie über {{Menü|Kunde}} (bzw. {{Menü|Lieferant}} bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus. | ||
#* Wenn noch ''keine entsprechende Rechnung vorhanden ist'' oder Sie diese ''nicht auffinden können'', wählen Sie die Option {{Menü|Unbekannt}}. Hinterlassen Sie | #* Wenn noch '''keine entsprechende Rechnung vorhanden ist''' oder Sie diese '''nicht auffinden können''', wählen Sie die Option {{Menü|Unbekannt}}. Hinterlassen Sie im Eingabefeld ''Text'' eine Beschreibung, mit deren Hilfe der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann. | ||
# Bestätigen Sie die Zahlung mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}}. | # Bestätigen Sie die Zahlung mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}}. | ||
{{Hinweis|Eine Zahlung kann, sobald sie gesichert wurde, aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden.}} | {{Hinweis|Eine Zahlung kann, sobald sie gesichert wurde, aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden.}} | ||
===Unbekannte Zahlungen=== | |||
Die Angabe des Zahlungszwecks als {{Menü|unbekannt}} ist nur '''in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll''' | Die Angabe des Zahlungszwecks als {{Menü|unbekannt}} ist nur '''in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll'''. Vorwiegend wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. | ||
Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. | Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. | ||
In diesen Fällen '''muss''' die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden. | In diesen Fällen '''muss''' die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden. | ||
Bestenfalls sollte es jedoch von vorne herein vermieden werden, Unbekannte Zahlungen durchzuführen. | |||
Zahlungen über {{Menü|Auftrag}} bzw. {{Menü|Kunde}}/{{Menü|Lieferant}} einer Rechnung zuzuordnen wird in allen anderen Fällen ausdrücklich empfohlen. | |||
Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als [[Lieferantenstamm#Konditionen|Guthaben]] hinterlegt. | Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als [[Lieferantenstamm#Konditionen|Guthaben]] hinterlegt. | ||
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Nun können Sie sich über die Schaltfläche [[Datei:Finden.png|link=]] rechts des Eingabefeldes ''Betrag'' oder per {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Zuordnen}} in der Navigationsleiste '''alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen''' lassen. | Nun können Sie sich über die Schaltfläche [[Datei:Finden.png|link=]] rechts des Eingabefeldes ''Betrag'' oder per {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Zuordnen}} in der Navigationsleiste '''alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen''' lassen. | ||
Um eine der Zahlungen '''dem aktiven Auftrag zuzuordnen''', wählen Sie die | Um eine der Zahlungen '''dem aktiven Auftrag zuzuordnen''', wählen Sie die gewünschte Zahlung aus und bestätigen Sie mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}}. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. | ||
{{Tipp1|Generell sollten unbekannte Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]]Buchhaltung}}→ {{Menü|Bücher}}→ {{Menü|Kontenbücher}} die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.}} | {{Tipp1|Generell sollten unbekannte Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]]Buchhaltung}}→ {{Menü|Bücher}}→ {{Menü|Kontenbücher}} die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.}} | ||
===Bargeldlose Zahlung mit EC-Cash=== | |||
Die Kasse unterstützt bargeldlose Zahlungen und kann Kartenlesegeräte direkt ansteuern. Wenn die Ansteuerung nicht aktiviert wurde, kann die Kasse bei der Zahlung durch manuelle Eingaben zwischen Bargeld oder einer bargeldlosen Zahlung unterscheiden. | |||
=====Kartenzahlung ohne Anbindung an ein Kartenterminal===== | |||
{{Hinweis|'''In diesem Abschnitt wird die Auswahl der Zahlweise ohne Ansteuerung des Kartenterminal beschrieben'''}} | |||
Will der Kunde bargeldlos zahlen, kann jederzeit während des Kassiervorgangs mit {{Menü|EC}} zwischen Bargeldzahlung oder bargeldloser Zahlung umgeschaltet werden. | |||
{{Hinweis|Dies kann jederzeit während des Kassiervorgangs erfolgen, muss jedoch '''vor''' dem Drücken von TOTAL geschehen}} | |||
Wenn das bargeldlose Zahlen aktiviert wurde, ist [EC] weiß eingefärbt. | |||
{{Achtung|Bei einer bargeldlosen Zahlung muss abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Erst '''danach''' darf TOTAL gedrückt werden}} | |||
Der Kassiervorgang wird mit {{Menü|TOTAL}} abgeschlossen. | |||
{{Tipp1|Bei bargeldloser Zahlung wird auf dem Kassenbon die Zahlweise „EC Cash“ ausgegeben und die Kassenlade nicht geöffnet}} | |||
=====Kartenzahlung mit Anbindung an ein Kartenterminal===== | |||
{{Hinweis|'''In diesem Abschnitt wird die bargeldlose Zahlung mit Ansteuerung des Kartenterminals beschrieben'''}} | |||
Das Registrieren von Artikeln wird mit {{Menü|ZWISCHENSUMME}} abgeschlossen und die Bezahlung eingeleitet. Will der Kunde bargeldlos zahlen, wird mit {{Menü|EC}} der Zahlbetrag an das Kartenterminal übermittelt und die Kundenanzeige "EC" eingefärbt. Bei einer bargeldlosen Zahlung '''muss''' nun abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. | |||
Ist der Vorgang erfolgreich, wird das System wieder freigegeben und der Kassenbon gedruckt. Bei bargeldloser Zahlung werden auf dem Kassenbon Kartentyp und Transaktionsinformationen ausgegeben. Die Kassenlade wird nicht geöffnet. | |||
{{Hinweis|Informationen zur Einrichtung Ihres ZVT-fähigen Gerätes finden Sie [[ZVT-Schnittstelle|hier]].}} | |||
===Probleme bei Kartenzahlung=== | |||
In diesem Abschnitt werden mögliche Probleme beschrieben: | |||
'''Wenn der Vorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil das Kartenlesegerät nicht reagiert hat, können Sie Folgendes tun:''' | |||
* Mit {{Menü|[[File:Zuruecksetzen.png|link=]] Wiederholen}} können Sie einen neuen Versuch starten. | |||
* Mit {{Menü|[[File:Editieren.png|link=]] Manuell}} können Sie die Kartenzahlung [[Kasse#Kartenzahlung_ohne_Anbindung_an_ein_Kartenterminal|ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts]] durchführen. | |||
* Mit {{Menü|[[File:Abbruch.png|link=]] Abbrechen}} können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste {{Menü|EC}} ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet. | |||
'''Wenn der Bezahlvorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil die Karte nicht lesbar ist, nicht schnell genug präsentiert wurde oder abgelehnt wurde, können Sie Folgendes tun:''' | |||
* Mit {{Menü|[[File:Zuruecksetzen.png|link=]] Wiederholen}} können Sie einen neuen Versuch, auch mit einer anderen Karte, starten. | |||
* Mit {{Menü|[[File:Editieren.png|link=]] Manuell}} können Sie die Kartenzahlung [[Kasse#Kartenzahlung_ohne_Anbindung_an_ein_Kartenterminal|ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts]] durchführen. | |||
* Mit {{Menü|[[File:Abbruch.png|link=]] Abbrechen}} können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste {{Menü|EC}} ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet. | |||
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Aktuelle Version vom 4. September 2024, 08:17 Uhr
(Kasse → Sie sind auf der Seite: Zahlung)
Funktionsüberblick
Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt sind. So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der Kassierer kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen.
Abwicklung von Zahlungen
Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden. Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog.
Um eine Kassenzahlung zu registrieren,
- Wählen Sie zunächst, ob eine Einzahlung oder eine Auszahlung verbucht werden soll.
- Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
- Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
- Geben Sie im Feld Text den Zahlungszweck an:
- Wenn die Nummer der Rechnung bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld Text und bestätigen Sie mittels Auftrag Sowohl Rechnungs-, als auch Auftrags- und Liefernummern sind hier möglich.
- Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.
- Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie im Eingabefeld Text eine Beschreibung, mit deren Hilfe der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann.
- Wenn die Nummer der Rechnung bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld Text und bestätigen Sie mittels Auftrag
- Bestätigen Sie die Zahlung mit Sichern.
Unbekannte Zahlungen
Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll. Vorwiegend wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden. Bestenfalls sollte es jedoch von vorne herein vermieden werden, Unbekannte Zahlungen durchzuführen.
Zahlungen über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant einer Rechnung zuzuordnen wird in allen anderen Fällen ausdrücklich empfohlen. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.
Nachträgliche Zuordnung von Unbekannten Zahlungen
Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden im Standardziel Geldtransit und nicht auf den Konten Bar oder Bank verbucht.
Der Dialog zur Zuordnung einer unbekannten Zahlung befindet sich im Buchungsmanager.
Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,
- Öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung auf der Startseite oben Links.
- Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.
- Wählen Sie unter An Konto die Option Geldtransit aus.
- Wählen Sie unter Eingang das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die Zahlung getätigt wurde.
Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,
- Öffnen Sie über Stammdaten → Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
- Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung.
- Wählen Sie den Filter Gebuchte Posten und wählen Sie den gewünschten Rechnungsposten an.
- Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.
Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag oder per Zuordnen in der Navigationsleiste alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.
Um eine der Zahlungen dem aktiven Auftrag zuzuordnen, wählen Sie die gewünschte Zahlung aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.
Bargeldlose Zahlung mit EC-Cash
Die Kasse unterstützt bargeldlose Zahlungen und kann Kartenlesegeräte direkt ansteuern. Wenn die Ansteuerung nicht aktiviert wurde, kann die Kasse bei der Zahlung durch manuelle Eingaben zwischen Bargeld oder einer bargeldlosen Zahlung unterscheiden.
Kartenzahlung ohne Anbindung an ein Kartenterminal
Will der Kunde bargeldlos zahlen, kann jederzeit während des Kassiervorgangs mit EC zwischen Bargeldzahlung oder bargeldloser Zahlung umgeschaltet werden.
Wenn das bargeldlose Zahlen aktiviert wurde, ist [EC] weiß eingefärbt.
Der Kassiervorgang wird mit TOTAL abgeschlossen.
Kartenzahlung mit Anbindung an ein Kartenterminal
Das Registrieren von Artikeln wird mit ZWISCHENSUMME abgeschlossen und die Bezahlung eingeleitet. Will der Kunde bargeldlos zahlen, wird mit EC der Zahlbetrag an das Kartenterminal übermittelt und die Kundenanzeige "EC" eingefärbt. Bei einer bargeldlosen Zahlung muss nun abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Ist der Vorgang erfolgreich, wird das System wieder freigegeben und der Kassenbon gedruckt. Bei bargeldloser Zahlung werden auf dem Kassenbon Kartentyp und Transaktionsinformationen ausgegeben. Die Kassenlade wird nicht geöffnet.
Probleme bei Kartenzahlung
In diesem Abschnitt werden mögliche Probleme beschrieben:
Wenn der Vorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil das Kartenlesegerät nicht reagiert hat, können Sie Folgendes tun:
- Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch starten.
- Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
- Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.
Wenn der Bezahlvorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil die Karte nicht lesbar ist, nicht schnell genug präsentiert wurde oder abgelehnt wurde, können Sie Folgendes tun:
- Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch, auch mit einer anderen Karte, starten.
- Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
- Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.
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