DATEV- und GDPdU- Konformität

Bezüglich der DATEV-Konformität, Belegverwaltung, Archivierung von Geschäftsdaten und Datensicherung nehmen wir wie folgt Stellung:

Grundsätzliches

Das FAKTURA-X Buchhaltungsmodul beinhaltet u.a. eine DATEV-konforme Debitorenbuchhaltung. Diese geht auf die spezifischen Anforderungen des GFGH (Pfandausgleich nach UStAE Abs. 10.1 etc.) ein.

Der Buchungsstapel Debitoren enthält dabei alle Informationen zu Umsätzen mit Kunden. Offene Posten werden durch den Mandanten verwaltet. Das Untergliedern nach Debitoren wird unterstützt. Die Erlöskonten werden zumindest nach Umsatzsteuersätzen, auf Wunsch auch feingliedriger aufgeschlüsselt.

OP-Listen, Schwundbücher sowie Inventurlisten für Ware und Pfand können jederzeit erstellt werden und, sofern der Steuerberater diese für die BWA oder den Jahresabschluss benötigt, übermittelt werden.

Der Mandant kann die BWA-Funktion von FAKTURA-X mit Liquiditäts- und Qualitätskennzahlen nutzen, hat Zugriff auf ein dreistufiges Mahnwesen mit Verzugszinsberechnung und kann Zahlungen auf Bankkonten mittels mt940 abgleichen. Es wird ein Kassenbuch geführt.

Ziel des Einsatzes von FAKTURA-X ist unter anderem die Digitalisierung der Buchhaltung. Dabei ist die Debitorenbuchhaltung grundsätzlich volldigital. Zumindest die Buchungsstapel mit Debitorenumsätzen können also ohne zusätzlichen Aufwand direkt und DATEV-konform an den Steuerberater übermittelt werden. Dadurch entfällt das Kontieren der Umsätze und die Honorarkosten des Steuerberater an den Mandanten für die Buchhaltung entfallen. Im Gegenzug kann der Steuerberater den Arbeitsaufwand durch das manuelle Kontieren senken und damit handlungsfähig bleiben.

Diese Vorgehensweise wird von der DATEV eG in Nürnberg seit mehreren Jahren empfohlen und ist spätestens seit der CoVID19-Krise 2020-2022 ein wichtiger Schritt zur dauerhaften Entlastung von Mandanten und Steuerkanzleien.

Daher sollte Ihr Steuerberater die übermittelten Buchungsstapel in das Kanzlei-Rechnungswesen (alternativ: Agenda, Addison, Simba, Haufe/Lexware, Sage, etc.) importieren und dadurch dem Mandanten Honorarforderungen für das Kontieren von Debitorenumsätzen einsparen.

Siehe dazu: Buchhaltung mit FAKTURA-X

Belegkopien

Die Forderung nach Belegkopien von Ausgangsbelegen für den Steuerberater können wir indes nicht nachvollziehen. Die Debitoren-Buchungsstapel für Ausgangsbelege werden automatisch von FAKTURA-X aus den gleichen Daten erzeugt, wie auch die Ausgangsbelege. Es gibt also keine Unterschiede zwischen Ausgangsbelegen und Debitoren-Buchungsstapeln. Übertragungsfehler oder andere Einwirkungen, wie bei durch Menschen geführte Prozesse sind nicht möglich.

GDPdU-Konformität

Auch eine Archivierung von Ausgangsbelegen ist nicht notwendig, gemäß der seit dem Jahr 2002 geltenden Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist die Verfügbarkeit und die Prüffähigkeit von Daten bei Aussenprüfungen durch den Anwender der EDV-gestützten Systeme sicherzustellen. FAKTURA-X erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben für die rechtssichere Archivierung und Sicherstellen der Verfügbarkeit.

Siehe dazu: Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung

DATEV-Konformität

Als akkreditierter DATEV-Integrationspartner halten wir uns an die Vorgaben der DATEV eG. Unsere Anwendung FAKTURA-X wird von der DATEV eG in Nürnberg geprüft, lizenziert und damit rechtlich abgesichert.

Schlussfolgerung

Eine Übergabe der Belege ist daher weder vorgesehen, noch im DATEV-Schnittstellenleitfaden gefordert und technisch sinnlos.

Weitere Ressourcen:

• Checkliste für den Steuerberater
• Basiskonten in FAKTURA-X