Dokumentenverwaltung (Kundenstamm): Unterschied zwischen den Versionen

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''Siehe auch [[Dokumentenverwaltung|Dokumentenverwaltung des Moduls „Büro“]]''
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Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dateien}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} geöffnet werden.
Um die Dokumentenverwaltung des Kundenstamms öffnen zu können, müssen Sie sich im Register '''Eingabe''' des Kundenstamms befinden. Klicken Sie dann auf {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dateien}} in der unteren Navigationsleiste, oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}}.


[[File:dokverwaltung.png|link=|gerahmt|ohne|Die '''Dokumentenverwaltung''']]
Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren.
 
[[File:dokverwaltung_neu.png|link=|gerahmt|none|Die '''Dokumentenverwaltung''']]


Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien.
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===Einen neuen Eintrag anlegen===
===Einen neuen Eintrag anlegen===
Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
#Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}}
#Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}}.
#*Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie ''Neuer Eintrag im Verzeichnis''. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">Alt</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>.
#*Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie ''Neuer Eintrag im Verzeichnis''. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">Alt</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>.
#*Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie ''Neuer Eintrag in Vorlage''. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>.
#*Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie ''Neuer Eintrag in Vorlage''. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>.
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Wählen Sie {{Menü|Ja}} aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.
Wählen Sie {{Menü|Ja}} aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.


[[File:Dokver_Texteditor_1.png|gerahmt|links|Der erste Dialog|link=]][[File:Dokver_Texteditor_2.png|gerahmt|centre|Der zweite Dialog|link=]]
[[File:Dokver_Texteditor_1.png|gerahmt|ohne|Der erste Dialog|link=]]
</br>
[[File:Dokver_Texteditor_2.png|gerahmt|ohne|Der zweite Dialog|link=]]
 
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===Einträge bearbeiten===
===Einträge bearbeiten===
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Machen Sie einen Rechtsklick {{RMB}} auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Machen Sie einen Rechtsklick {{RMB}} auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:


[[File:Dokver_Optionen.png|gerahmt|ohne|Das Optionsmenü, hier von der unteren Tabelle|link=]]
[[File:Dokver_Optionen.png|gerahmt|none|Das Optionsmenü, hier von der unteren Tabelle|link=]]


*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">O</kbd> nutzen.  
*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">O</kbd> nutzen.  
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{{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}
{{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}


*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der unteren Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen ''Neuer Eintrag im Verzeichnis''.
*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der oberen Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen ''Neuer Eintrag im Verzeichnis''.
*''Informationen bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Informationen bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Eintrag löschen''. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">D</kbd> entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden.  
*''Eintrag löschen''. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">D</kbd> entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinende Rückfrage mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden.  


{{Achtung|Die Dateien werden '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!}}
{{Achtung|Die Dateien werden '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!}}
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