Kundenstamm: Unterschied zwischen den Versionen

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Kundenstamm neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Sonderfunktionen kennen.

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rect 81 55 106 76 [[Kundenstamm#Datensätze finden]]

rect 223 55 247 76 [[Kundenstamm#Sonderfunktionen]]

rect 1227 55 1251 76 [[Kundenstamm#Datensätze finden]]

rect 75 84 127 106 [[Kundenstamm#Eingabe]]

rect 127 84 179 106 [[Kundenstamm#Liste]]

rect 179 84 235 106 [[Kundenstamm#Auftrag]]

desc none

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rect 75 84 127 106 [[Kundenstamm#Eingabe]]

{{Tipp1|Durch Klicken auf [[File:sqlsuche.png|link=]] hinter dem Feld ''Name'' in der Informationsleiste wird der gleiche Suchdialog geöffnet.}}

{{Hinweis|Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.}}

Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden.

Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder <kbd class="light">↩</kbd> wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

===Spalten anpassen===

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit {{Menü|[[Datei:Editieren.png|link=]] Layout}} geöffnet werden.

Mit den horizontalen Tasten [[Datei:pfeillinks.png|link=]] [[Datei:pfeilrechts.png|link=]] des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen [[Datei:pfeilhoch.png|link=]] [[Datei:pfeilrunter.png|link=]] geändert. Die Bearbeitung wird mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

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rect 82 113 400 283 [[Kundenstamm#Adressdaten]]

rect 82 283 400 458 [[Kundenstamm#Teledaten]]

rect 82 600 400 646 [[Kundenstamm#Geburtstag]]

rect 405 113 724 646 [[Kundenstamm#Konditionen]]

rect 75 84 127 106 [[Kundenstamm#Eingabe]]

rect 127 84 179 106 [[Kundenstamm#Liste]]

rect 179 84 235 106 [[Kundenstamm#Auftrag]]

===Neue Datensätze anlegen===

Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.

Bei der Neuanlage eines Kunden in der Kundenverwaltung bietet das System alle genutzten Kennungen und die Preisgruppennamen zur Auswahl als Kennung an. Zusätzlich kann ein beliebiger Wert eingegeben werden.

Kennung und Suchbegriff lassen sich auch nachträglich mithilfe der Schaltflächen [[Datei:Editieren.png|link=]] rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

{{Hinweis|Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Kundennummern finden Sie [[Stammdaten_strukturieren#Kunden- und Lieferantennummern|hier]].}}  

===Adressdaten===

{{Popup|Adressdaten.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die Gruppe '''Adressdaten'''

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld ''Vorname'' leer, im Feld ''Zusatz'' kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld ''Name'' eingetragen wird.

Die Menüoption "Mailingliste erstellen" ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenstellung von Kontaktdaten.

Der Dialog ermöglicht das Filtern der Adressen und die Auswahl der Kontaktdaten.

Mit der Feldauswahl wird eingestellt, welche Informationen der Kunden berücksichtigt werden sollen. So können beispielsweise die Felder ''Vorname'', ''Name'', ''Straße'', ''PLZ + Ort'' für Adressen verwendet werden.  

====Optionen====

{{Tipp1|Wenn nur ein einzelnes Feld ausgewählt wird, ist kein Trennzeichen notwendig.}}

===Zusatzadressen===

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche [[File:kontakte.png|link=]] hinter dem Eingabefeld ''Vorname'' geöffnet wird.

Mit {{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf {{Menü|[[Datei:Editieren.png|link=]] Editieren}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|E}} bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} abgeschlossen. Zusatzadressen können mit [[File:loeschen.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|D}} gelöscht werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld ''Bezeichnung'' ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche [[Datei:Telefon.png|link=]] hinter dem Eingabefeld ''Telefon'' wird die Telefonnummer an die [[TAPI-Schnittstelle]] übergeben.

{{Tipp1|Informationen zur XRechnung finden Sie [[XRechnung-Schnittstelle|hier]]}}

===Teledaten===

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder ''Telefon'', ''Telefax'', ''Mobilfunk'', ''E-Mail'', ''Internet'' (d.h. Internetadresse des Kunden), ''Ansprechpartner'' und ''Vertreter'' zur Verfügung.

*[[File:telefon.png|link=]]: Die Telefonnummer wird an die [[TAPI-Schnittstelle|TAPI]]-Schnittstelle übergeben.

*[[File:web.png|link=]]: Der Internetbrowser wird gestartet.

*[[File:kontakte.png|link=]]: Der Dialog ''Zusatzdaten'' öffnet sich.

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====Zusatzdaten====

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit [[File:kontakte.png|link=]] (hinter dem Eingabefeld ''Ansprechpartner'') geöffnet wird.

{{Tipp1|Sind zusätzliche Kontaktdaten vorhanden, ändert sich die Schaltfläche rechts von ''Ansprechpartner'' von [[Datei:Kontakte.png|border|link=]] auf [[Datei:Kontakte_vorhanden.png|border|link=]].}}

Mit {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld ''Bezeichnung'' ein Name für den Kontakt eingetragen.

Die Kategorien ''Telefax'' und ''E-Mail'' bieten zusätzlich die Option ''Als Rechnungsadresse verwenden''. Wird diese aktiviert, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.

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Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Die Eingabefelder ''Steuer Nr.'', ''Bank'', ''IBAN'' und ''BIC'' sind entsprechend auszufüllen.  

{{Hinweis|Der BIC (Bank Identifier Code) - auch bekannt als SWIFT-Code - muss nur bei internationalen Geldtransfers zwingend angegeben werden.}}

Unter ''Bankeinzug'' kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt.  

*'''Lastschrift/Gutschrift''': Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die [[wikipedia:de:Lastschrift#SEPA-Basislastschrift|SEPA-Basislastschrift]] verwenden möchten

*'''Abbuchung/Gutschrift''': Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die [[wikipedia:de:Lastschrift#SEPA-Firmenlastschrift|SEPA-Firmenlastschrift]] verwenden möchten.

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Öffnen Sie den Dialog mit [[Datei:vkpreis.png|link=]] rechts des Feldes ''IBAN''.

Um die IBAN berechnen zu lassen, geben Sie die BLZ oder den BIC und die Kontonummer ein. Die IBAN wird sofort berechnet. Übernehmen Sie ihre Eingaben mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.

===Geburtstag===

{{Karte|KundenstammGeburtstag.PNG|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die jährliche '''Erinnerung''' ist '''aktiv'''}}

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Im Bereich ''Konditionen'' werden wesentliche Regeln für den Kundentyp, die Preiszuordnung und Rechnungsstellung eingestellt.

===Zahlweise===

*Im Eingabefeld ''Zahlweise'' kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen oder mit [[Datei:Editieren.png|link=]] eine zusätzliche eingetragen werden.

*Im Eingabefeld ''Rabatt'' kann ein Rabattsatz in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden.

{{Hinweis|Durch das Eingeben einer neuen Beschreibung der Zahlweise wird eine zusätzliche Vorlage für alle Kunden erstellt.}}

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====Dynamisches Zahlungsziel====

Zusätzlich zur Option ''Nettoziel'' gibt es noch die Option ''Dynamisches Zahlungsziel''. Es ermöglicht Ihnen, das Zahlungsziel auf einen festen Wochentag einzustellen. Dieses können Sie einstellen, indem Sie auf [[Datei:kalender.png|link=]] hinter ''Nettoziel'' klicken. Es öffnet sich der Dialog ''Dynamisches Zahlungsziel''. Um ein dynamisches Zahlungsziel einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

#'''Wählen Sie die Option ''Aktiv'' aus, um das dynamische Zahlungsziel zu verwenden.'''.

#'''Wählen Sie den Wochentag, an dem die Rechnungen des Kunden fällig werden sollen.'''

{{Hinweis|Wenn das ''dynamische Zahlungsziel'' aktiviert ist, so wird die Einstellung ''Nettoziel'' entsprechend ersetzt. Bei Deaktivierung der Funktion wird das ''Nettoziel'' aktiviert und auf ''0'' gesetzt.}}

Im Feld ''Zieldatum'' wird das Zahlungsziel für alle Rechnungen des heutigen Tages angezeigt. Hier können Sie die getroffenen Einstellungen bequem überprüfen.

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*Im Auswahlfeld "Aufschlag" kann ein informativer Eintrag hinterlegt werden<ref>Aufschläge können unter {{Menü|Optionen}} &rarr; {{Menü|Einstellungen}} im [[Register Hilfstabellen#Aufschläge|Register Hilfstabellen]] erstellt werden.</ref> und, sofern konfiguriert, als Warnung beim Anlegen eines Auftrags in einem Dialog angezeigt werden.

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{{Achtung|Im Feld hinter ''Preisgruppe'' wird angezeigt, ob der Kunde mit der gewählten Preisgruppe Netto- oder Bruttopreise zahlt. In diesem Feld kann keine Eingabe erfolgen. Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!}}

*Um [[Warenstamm#Aktionspreise|Aktionspreise]] oder die für den Kunden hinterlegten [[Kundenstamm#Sonderpreise|Sonderpreise]] standardmäßig zu nutzen, muss die jeweilige Option  aktiviert werden. Während des Erfassens von Artikeln können beide Preise manuell ausgewählt werden, auch wenn sie hier nicht aktiv sind!

*Soll der Kunde einen Warengruppenrabatt bekommen, so kann dies im Auswahlfeld ''Warengruppenrabatt(Fix)'' vermerkt werden.

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*Die Option ''Lagerkunde (Bestand)'' aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.

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*Die Option ''Pfand berechnen'' aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Bildung der Summen in Aufträgen aber unberücksichtigt.

{{Achtung|Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!}}

*Die Option ''Keine E-Rechnung'' deaktiviert die Voreinstellung zum Versand von elektronischen Belegen. Es ist möglich, Rechnungen auch dann als PDF-Datei an einen Kunden zu senden, wenn die Voreinstellung deaktiviert ist. Die Auswahl kann im Druck manuell erfolgen.

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*Die Optionen für ''regelmäßige Bestellung, Lieferung'' und ''Rechnung'' ermöglichen durch die Angabe von [[Besondere Steuerelemente#Regelmäßige Termine|Intervallen]] eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche [[Datei:kalender.png|link=]] der Intervalldialog geöffnet werden.

*Die Option ''Regelmäßige Rechnung'' kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im [[Aufgabenmanager]] angezeigt.

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*Im Dropdown-Menü zur Option ''Frachtkosten'' kann eingestellt werden, ob die Frachtkosten ''pauschal'', ''pro Kilogramm'', ''pro Liter'', ''pro Stück'' oder ''nicht'' berechnet werden sollen.

*Im Dropdown-Menü zur Option ''Tour'' kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden<ref>Touren können in der [[Tourenverwaltung]] erstellt und bearbeitet werden.</ref>.

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{{Hinweis|Es werden nur offene Rechnungen berücksichtigt.}}

Der Bearbeitungsdialog öffnet sich:

<br /><br /><br />

<br clear=all>

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Am rechten oberen Rand des Moduls befinden sich die Anzeigefelder ''Saldo'' und ''Limit'':

[[Datei:Saldo und Limit.png|gerahmt|links|link=]]

Der Knopf [[Datei:Info.png|link=]] rechts der beiden Anzeigefelder öffnet einen Dialog, in dem Umsätze und Zahlungen des Kunden genauer aufgeschlüsselt sind:

{{Hinweis|Als ''Erledigt dieses Jahr'' gilt ein Auftrag erst, wenn dieser [[Rechnungen#Rechnung_buchen|abgeschlossen]] wurde. Anzahlungen einer offenen Rechnung werden nur bei ''Zahlungen dieses'' bzw. ''letztes Jahr'' berücksichtigt.}}

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In den Memofeldern am rechten Rand des Eingaberegisters können Informationen gespeichert werden, für die keine separaten Felder vorhanden sind.

==Dokumentenverwaltung==

==Auftrag==

===Kennung und Suchbegriff editieren===

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===Sonderfunktionen===

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Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.  

Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />

=====Export zu Octopus=====

Die Einstellungen der [[Octopus-Schnittstelle]]  können im [[Schnittstellen|Schnittstellenkonfigurationsmodul]] eingesehen werden.

====DATEV Konformität prüfen====

====Datensatz löschen====

{{Achtung|Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden.}}

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