Aufträge automatisieren: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 21. November 2024, 15:15 Uhr

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge automatisieren)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie kundenspezifische Auftragsvorlagen einsetzen können, um die Bestellannahme zu vereinfachen. Zusätzlich erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Funktion Telefonverkauf.

Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen Schnellerfassung oder Telefonverkauf erfolgen.

Erstellen einer Vorlage

Aus jedem bestehenden Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder über die Funktionstaste F1.
Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag. Alternativ erstellen Sie per Klick auf Neu einen neuen und erfassen die gewünschten Artikel.
Rufen Sie die Funktion Vorlage erstellen im Optionsmenü rechts der Schaltfläche Sichern auf, oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + Alt + S
Ein Speicherdialog wird geöffnet. Lassen Sie den Speicherort unverändert und bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern.

Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage gleich der Kundennummer des Kunden sein. Es ist daher nur eine Vorlage pro Kunde möglich.

Schnellerfassung

Wurde eine Vorlage gesichert, kann auf diese auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt. Dieser Auftrag ist dem Kunden zugeordnet, von welchem die Vorlage erstellt wurde.

Das Modul kann über Aufträge → Schnellerfassung oder die Funktionstaste Strg + F1 aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.

Die gewünschte Vorlage für die Schnellerfassung muss eine gültige Kundennummer enthalten oder mit dieser benannt sein. Sonst erscheint eine Fehlermeldung.

Der Öffnen-Dialog der Schnellerfassung

Nach Laden der Vorlage wird ein neuer Auftrag erstellt. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.

Telefonverkauf

Im Modul Telefonverkauf werden Kunden gelistet, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü Aufträge → Telefonverkauf oder über die Tastenkombination Strg + F2 aufgerufen werden und besteht aus den Registern Kunden und Favoriten. Im Kundenregister ist im Bereich Aufgaben die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.

Die regelmäßige Bestellung wird im Kundendatensatz aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.

Telefonliste

Die Aufgabenansicht Telefonliste zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.

Der Dialog Telefonverkauf / Telefonliste

Der Kalenderassistent

Die verfügbaren Filter

Auftraege automatisieren Telefonverkauf Popup3 2024.png

Die Druckoptionen

Das Bestelldatum kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld Anrufzeit geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf . Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den Kundenstamm übertragen.

Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit Neu oder Strg + N kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit Öffnen oder Strg + O eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.

Bestellhistorie

Die Aufgabenansicht Bestellhistorie ermöglicht eine Übersicht derjenigen Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.

Der Dialog Telefonverkauf / Bestellhistorie

Im Dialog Telefonverkauf wird dazu in der Optionsgruppe Aufgaben die Option Bestellhistorie ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld Grenzdatum eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.

Favoriten

Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register Favoriten verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers Kunden aus.

Der Dialog Telefonverkauf / Favoriten

Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit Drucken oder Strg + P eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option Sortiment drucken im Optionsmenü rechts von Drucken zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.

Weiter zu Aufträge importieren

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge automatisieren)

Fußnoten:

@@ Zeile 11: / Zeile 11: @@
 -->
-Aus jedem bestehendem Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
+Aus jedem bestehenden Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
 # Öffnen Sie die [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten|Auftragsbearbeitung]] mit {{Menü|Aufträge}} in der Seitenleiste oder über die Funktionstaste <kbd class="light">F1</kbd>.
 # Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag. Alternativ erstellen Sie per Klick auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} einen neuen und erfassen die gewünschten Artikel.
-# Rufen Sie die Funktion ''Vorlage erstellen'' im Optionsmenü {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} auf.
+# Rufen Sie die Funktion ''Vorlage erstellen'' im Optionsmenü {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} auf, oder drücken Sie die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|Alt}} + {{Taste|S}}
 # Ein Speicherdialog wird geöffnet. Lassen Sie den Speicherort unverändert und bestätigen Sie den Vorgang mit {{Menü|Speichern}}.
 {{Hinweis|Für die automatische Schnellerfassung '''muss''' der Name der Vorlage gleich der Kundennummer des Kunden sein.
-Wenn sie stattdessen mehrere Vorlagen für einen Kunden anlegen möchten, ist eine aufschlussreichere Benennung sinnvoll.}}
+Es ist daher nur eine Vorlage pro Kunde möglich.}}
 <!--####################################################################################################################-->
@@ Zeile 25: / Zeile 25: @@
 Das Modul kann über {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[File:Schnellerfassung.png|link=]] Schnellerfassung}} oder die Funktionstaste {{Taste|Strg}} + {{Taste|F1}} aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.
+{{Hinweis|Die gewünschte Vorlage für die Schnellerfassung muss eine gültige '''Kundennummer''' enthalten oder mit dieser benannt sein. Sonst erscheint eine Fehlermeldung.}}
 [[File:auftraege_schnellerfassung.png|gerahmt|ohne|Der Öffnen-Dialog der '''Schnellerfassung'''|link=]]
-Es muss eine Vorlage ausgewählt werden, die eine Kundennummer als Namen aufweist<ref>Ist die im Dateinamen hinterlegte Kundennummer nicht vorhanden, wird die Schnellerfassung abgebrochen.</ref>. Die Auftragserfassung wird geöffnet, der Kunde aus dem Dateinamen der Vorlage ausgewählt, ein neuer Auftrag angelegt und die Vorlage verarbeitet. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.
+Nach Laden der Vorlage wird ein neuer Auftrag erstellt. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.
 <!--####################################################################################################################-->
@@ Zeile 37: / Zeile 40: @@
 ===Telefonliste===
 Die Aufgabenansicht ''Telefonliste'' zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
-[[File:telefonverkauf_liste.png|gerahmt|ohne|link=]]
+{{Popup|telefonverkauf_liste_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Telefonverkauf / Telefonliste'''
+|86|194|165|215|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
+|86|219|181|240|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|Die verfügbaren '''Filter'''|link=]]
+|1039|105|1060|126|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup3_2024.png|gerahmt|mit||link=]]
+|358|648|376|670|[[File:Auftraege automatisieren_Telefonverkauf_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Druckoptionen'''|link=]]
+}}
 Das ''Bestelldatum'' kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld ''Anrufzeit'' geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf [[File:Sichern.png|link=]]. Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den [[Kundenstamm]] übertragen.
@@ Zeile 47: / Zeile 55: @@
 Die Aufgabenansicht ''Bestellhistorie'' ermöglicht eine Übersicht derjenigen Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
-[[File:telefonverkauf_historie.png|gerahmt|ohne|link=]]
+[[File:telefonverkauf_historie_neu.png|gerahmt|ohne|Der Dialog '''Telefonverkauf / Bestellhistorie'''|link=]]
 Im Dialog ''Telefonverkauf'' wird dazu in der Optionsgruppe ''Aufgaben'' die Option ''Bestellhistorie'' ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld ''Grenzdatum'' eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung '''vor''' dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
 <!--**************************************************-->
 ===Favoriten===
 Eine Übersicht über die [[Artikel erfassen#Favoritenfunktion|Favoriten]] der Kunden ist im Register ''Favoriten'' verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers ''Kunden'' aus.
-[[File:telefonverkauf_favoriten.png|gerahmt|ohne|link=]]
+[[File:telefonverkauf_favoriten_neu.png|gerahmt|ohne||Der Dialog '''Telefonverkauf / Favoriten'''|link=]]
 Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|P}} eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option ''Sortiment drucken'' im Optionsmenü rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.