Buchen: Unterschied zwischen den Versionen

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Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.
Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.


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===Konfiguration des Buchungsstapels===
===Konfiguration des Buchungsstapels===
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Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.


Wählen Sie nun aus der Auswahlliste ''Buchungstext'', an welches ''Konto'' die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen. Alternativ kann hier mit einem Klick auf [[Datei:Editieren.png|link=]] ein spezifischer Buchungstext hinterlegt werden.
Wählen Sie nun aus der Auswahlliste ''An Konto'', an welches ''Konto'' die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen.  
 
Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option ''Skonto berücksichtigen'' aktiv sein. Alternativ kann auch ''Andere Konten ignorieren'' gewählt werden, dann wird das Konto automatisch zugeordnet. Zusätzlich kann ausgewählt werden welche Zahlungseingänge abgeschlossen werden sollen. Es können ausgeglichene, keine oder alle Konten ausgewählt werden.
Die Auswahl der offenen Rechnungen kann durch den Filter ''Zahlweise'' weiter eingeschränkt werden. So können Sie Bankeinzugs-, Barzahlungs- und Überweisungsverhältnisse separat verwalten. Der Filter kann durch den Ein/Aus- Schalter ([[Datei:Login.png|link=]]/[[Datei:beenden.png|link=]]) hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert werden, standardmäßig ist er deaktiviert.
 
Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option ''Skonto berücksichtigen'' aktiv sein.
 
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden.


===Verarbeitung des Buchungsstapels===
===Verarbeitung des Buchungsstapels===
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{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}
{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}


'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:


# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
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==Buchen von Einzügen==
==Buchen von Einzügen==
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Bankaufträge|hier]].
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Bankaufträge#Buchungen|hier]].
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==Vertragsbeiträge==
==Vertragsbeiträge==
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Verträge|hier]].
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Debitoren#Verträge|hier]].
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==Manuelles Abschließen==
==Manuelles Abschließen==
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Drücken von {{Taste|G}} und Bestätigen mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} abgeschlossen.
Das manuelle Abschließen eines Auftrags kann in Ausnahmefällen durchgeführt werden.


Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet '''„AUTO“'''.
'''So wird's gemacht:'''
 
# Wählen Sie den abzuschließenden Auftrag mit [[Datei:Uebersicht.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|G}} in der Auftragsverwaltung aus
# Öffnen Sie den Statusdialog mit [[Datei:Editieren.png|link=]] hinter der Statusangabe oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}
# Drücken Sie die Taste {{Taste|G}}
# Bestätigen mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}}
 
{{Achtung|Das manuelle Abschließen sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden! Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich!}}
 
Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet '''„AUTO“'''.
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==Rückbuchungen==
==Rückbuchungen==
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche [[Datei:Preise.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}}) die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung.
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche [[Datei:Preise.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}}) die Option „zurückstufen“ angeboten.  
 
{{Tipp1|Diese Funktion kann bei Rücklastschriften genutzt werden.}}
 
Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung.
 
{{Tipp1|Es kann dann erneut ein Lastschrifteinzug durchgeführt werden.}}
 
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Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht [[Aufträge stornieren|storniert]] werden.
Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht [[Aufträge stornieren|storniert]] werden.

Aktuelle Version vom 10. April 2025, 19:12 Uhr

Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.

Buchen im Buchhaltungsmodul

Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register Zahlungen des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden. Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Stapelbuchen

Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü Finanzen unter Stapelbuchen oder durch Strg + F4 gestartet. Alternativ kann es auch im Register Zahlungen (siehe oben) über die Schaltfläche Stapel geöffnet werden.

Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter Buchungsstapel aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.

Die Stapelbuchungsfunktion

Konfiguration des Buchungsstapels

Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe Intervall ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.

Wählen Sie nun aus der Auswahlliste An Konto, an welches Konto die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen. Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option Skonto berücksichtigen aktiv sein. Alternativ kann auch Andere Konten ignorieren gewählt werden, dann wird das Konto automatisch zugeordnet. Zusätzlich kann ausgewählt werden welche Zahlungseingänge abgeschlossen werden sollen. Es können ausgeglichene, keine oder alle Konten ausgewählt werden.

Verarbeitung des Buchungsstapels

Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit Start aktiviert[1].

Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.

Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.

Um Buchungen selbst zu verarbeiten und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld Betrag eingetragen. Die Anzeigefelder Skonto und Brutto zeigen die Rechnungsbeträge an.
  2. Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.

Die Option Auftrag abschließen ist automatisch aktiv.

Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option Auftrag abschließen deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.[2]

Speichern Sie die Zahlung mit der -Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder Strg + S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt[3].

Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte Skt. wird Ja angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.

Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .

Buchen in der Auftragserfassung

Rechnungsbelege können im Buchungsdialog in der Auftragsverwaltung gebucht werden.

Buchen von Sammelrechnungen

Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsübersicht abgeschlossen. Ist darin eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld Brutto die Schaltfläche (Rechnung buchen und abschließen) angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.

Buchen von Einzügen

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Vertragsbeiträge

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Manuelles Abschließen

Das manuelle Abschließen eines Auftrags kann in Ausnahmefällen durchgeführt werden.

So wird's gemacht:

  1. Wählen Sie den abzuschließenden Auftrag mit oder Strg + G in der Auftragsverwaltung aus
  2. Öffnen Sie den Statusdialog mit hinter der Statusangabe oder Strg + S
  3. Drücken Sie die Taste G
  4. Bestätigen mit OK oder ↩
Das manuelle Abschließen sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden! Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich!

Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.

Rückbuchungen

Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche oder Strg + B) die Option „zurückstufen“ angeboten.

Diese Funktion kann bei Rücklastschriften genutzt werden.

Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung.

Es kann dann erneut ein Lastschrifteinzug durchgeführt werden.

Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht storniert werden.

Fußnoten:

  1. ↑ Die Beschriftung der Schaltfläche Start ändert sich während der Bearbeitung zu Stopp.
  2. ↑ Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.
  3. ↑ Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.
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