Buchen: Unterschied zwischen den Versionen

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==Buchen im Buchhaltungsmodul==
==Buchen im Buchhaltungsmodul==
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register {{Menü|Buchen}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] durchgeführt werden. Dieses wird über {{Menü|Finanzen}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register {{Menü|Zahlungen}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] durchgeführt werden. Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Zahlungen|hier]].
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[[Datei:buchhaltung_buchen.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Buchen'''|link=]]
==Stapelbuchen==
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü {{Menü|Finanzen}} unter {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapelbuchen}} oder durch {{Taste|Strg}} + {{Taste|F4}} gestartet. Alternativ kann es auch im Register {{Menü|Zahlungen}} (siehe oben) über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapel}} geöffnet werden.


Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der ''Seitenleiste'' des Registers durchgeführt.  
Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.


[[File:buchhaltung_buchen-seitenleiste.png|gerahmt|rechts|Die Seitenleiste im Register '''Buchen'''|link=]]
[[File:Stapelbuchen_Uebersicht_neu.png|gerahmt|ohne|Die '''Stapelbuchungsfunktion'''|link=]]


'''Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.'''
===Konfiguration des Buchungsstapels===
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben, '''
*# '''Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen {{Menü|RE}} für eine Kundenrechnung oder {{Menü|VB}} für eine Lieferantenrechnung.'''
*# '''Geben Sie die ''Rechnungs''nummer in das Eingabefeld ein.'''
*# '''Bestätigen Sie mit <kbd class="light">↩</kbd> oder mit einem {{LMB}} auf  [[Datei:Finden.png|link=]] rechts neben dem Eingabefeld.'''
* '''Wenn Sie die Rechnungsnummer ''nicht'' vorliegen haben,'''
*# '''Wählen Sie zwischen {{Menü|KD}}, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und {{Menü|LF}}, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.'''
*# '''Geben Sie einen Suchbegriff ein.''' Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.
*# '''Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus der sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}}.'''


'''Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,'''
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
# '''Wählen Sie ein ''Konto'' aus der Auswahlliste, an das der Betrag gebucht werden soll.'''  
# '''Passen Sie, falls nötig, das ''Buchungs- und das Eingangsdatum'' an.'''
# '''Wählen Sie, falls vorhanden, ob bestehendes ''Guthaben'' auf die Rechnung angerechnet werden soll, indem sie die Option an- oder abwählen.'''
# '''Wenn der Zahlungseingang im vorgegebenen Skontozeitraum liegt, haben Sie die Möglichkeit, zwischen Brutto- und skontiertem Betrag zu wählen'''.
# '''Überprüfen Sie den ''Betrag'' und passen sie ihn gegebenenfalls an''' (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
# '''Bestätigen Sie die Buchung mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}.'''


In der Navigationsleiste links von {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchen einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.
Wählen Sie nun aus der Auswahlliste ''An Konto'', an welches ''Konto'' die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen.  
{{Tipp1|Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status ''Rechnung'' befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.}}
Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option ''Skonto berücksichtigen'' aktiv sein. Alternativ kann auch ''Andere Konten ignorieren'' gewählt werden, dann wird das Konto automatisch zugeordnet. Zusätzlich kann ausgewählt werden welche Zahlungseingänge abgeschlossen werden sollen. Es können ausgeglichene, keine oder alle Konten ausgewählt werden.


Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option ''abschließen'' aktiviert bleiben.
===Verarbeitung des Buchungsstapels===
Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} ändert sich während der Bearbeitung zu {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Stopp}}.</ref>.


Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als ''abgeschlossen'' gespeichert wird.
Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.
{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}


{{Hinweis|Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer ({{Menü|RE}}/{{Menü|VB}}) benötigen Sie zwingend die ''Rechnungs''nummer. Die Eingabe von ''Liefer''nummern führt zu keinem Ergebnis.}}
'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:
<!--  *  NEUER UNTERABSCHNITT  *  -->


===Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940===
# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
# '''Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den ''Zahlungsbetrag'' in das Eingabefeld ein.'''


Das Format {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] MT940}} wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.  
Die Option ''Auftrag abschließen'' ist automatisch aktiv.
{{Tipp1| Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option ''Auftrag abschließen'' deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.<ref>Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.</ref>}}


Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs.
'''Speichern Sie die Zahlung''' mit der {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]]}}-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt<ref>Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.</ref>.
Nach dem Laden der Datei im [[wikipedia:de:CSV_%28Dateiformat%29|CSV]]-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet.
 
Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.
Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen '''Doppelklick {{LMB}} auf den Tabelleneintrag''' durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte ''Skt.'' wird ''Ja'' angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
 
Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .
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==Buchen von Einzügen==
==Buchen von Einzügen==
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Bankaufträge|hier]].
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Bankaufträge#Buchungen|hier]].
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==Vertragsbeiträge==
==Vertragsbeiträge==
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Verträge|hier]].
Um mehr zu erfahren, klicken Sie [[Debitoren#Verträge|hier]].
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==Manuelles Abschließen==
==Manuelles Abschließen==
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Drücken von {{Taste|G}} und Bestätigen mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} abgeschlossen.
Das manuelle Abschließen eines Auftrags kann in Ausnahmefällen durchgeführt werden.
 
Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet '''„AUTO“'''.
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==Stapelbuchen==
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü {{Menü|Finanzen}} unter {{Menü|[[Datei:stapel.png|link=]] Stapelbuchen}} oder durch {{Taste|Strg}} + {{Taste|F4}} gestartet.
 
Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter ''Buchungsstapel'' aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.
 
[[File:buchhaltung-stapelbuchen.png|gerahmt|ohne|Die '''Stapelbuchungsfunktion'''|link=]]
 
===Konfiguration des Buchungsstapels===


Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe ''Intervall'' ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
'''So wird's gemacht:'''


Wählen Sie nun aus der Auswahlliste ''Buchungstext'', an welches ''Konto'' die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen. Alternativ kann hier mit einem Klick auf [[Datei:Editieren.png|link=]] ein spezifischer Buchungstext hinterlegt werden.
# Wählen Sie den abzuschließenden Auftrag mit [[Datei:Uebersicht.png|link=]] oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|G}} in der Auftragsverwaltung aus
# Öffnen Sie den Statusdialog mit [[Datei:Editieren.png|link=]] hinter der Statusangabe oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}
# Drücken Sie die Taste {{Taste|G}}
# Bestätigen mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] OK}} oder {{Taste|&#8617;}}


Die Auswahl der offenen Rechnungen kann durch den Filter ''Zahlweise'' weiter eingeschränkt werden. So können Sie Bankeinzugs-, Barzahlungs- und Überweisungsverhältnisse separat verwalten. Der Filter kann durch den Ein/Aus- Schalter ([[Datei:Login.png|link=]]/[[Datei:beenden.png|link=]]) hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert werden, standardmäßig ist er deaktiviert.
{{Achtung|Das manuelle Abschließen sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden! Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich!}}


Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option ''Skonto berücksichtigen'' aktiv sein.
Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet '''„AUTO“'''.
 
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden.
 
===Verarbeitung des Buchungsstapels===
Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} ändert sich während der Bearbeitung zu {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Stopp}}.</ref>.
 
Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.
{{Hinweis|Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.}}
 
'''Um Buchungen selbst zu verarbeiten''' und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
 
# '''Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus.''' Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld ''Betrag'' eingetragen. Die Anzeigefelder ''Skonto'' und ''Brutto'' zeigen die Rechnungsbeträge an.
# '''Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den ''Zahlungsbetrag'' in das Eingabefeld ein.'''
 
Die Option ''Auftrag abschließen'' ist automatisch aktiv.
{{Tipp1| Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option ''Auftrag abschließen'' deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.<ref>Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.</ref>}}
 
'''Speichern Sie die Zahlung''' mit der {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]]}}-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt<ref>Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.</ref>.
 
Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen '''Doppelklick {{LMB}} auf den Tabelleneintrag''' durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte ''Skt.'' wird ''Ja'' angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
 
Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .
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Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht [[Aufträge stornieren|storniert]] werden.
Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht [[Aufträge stornieren|storniert]] werden.
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Fußnoten:
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<references/>
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Aktuelle Version vom 1. Juli 2024, 06:42 Uhr

Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.

Buchen im Buchhaltungsmodul

Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register Zahlungen des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden. Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Stapelbuchen

Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü Finanzen unter Stapel.png Stapelbuchen oder durch Strg + F4 gestartet. Alternativ kann es auch im Register Zahlungen (siehe oben) über die Schaltfläche Stapel.png Stapel geöffnet werden.

Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter Buchungsstapel aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.

Die Stapelbuchungsfunktion

Konfiguration des Buchungsstapels

Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe Intervall ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.

Wählen Sie nun aus der Auswahlliste An Konto, an welches Konto die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen. Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option Skonto berücksichtigen aktiv sein. Alternativ kann auch Andere Konten ignorieren gewählt werden, dann wird das Konto automatisch zugeordnet. Zusätzlich kann ausgewählt werden welche Zahlungseingänge abgeschlossen werden sollen. Es können ausgeglichene, keine oder alle Konten ausgewählt werden.

Verarbeitung des Buchungsstapels

Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit Start.png Start aktiviert[1].

Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.

Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.

Um Buchungen selbst zu verarbeiten und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld Betrag eingetragen. Die Anzeigefelder Skonto und Brutto zeigen die Rechnungsbeträge an.
  2. Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.

Die Option Auftrag abschließen ist automatisch aktiv.

Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option Auftrag abschließen deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.[2]

Speichern Sie die Zahlung mit der Sichern.png-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder Strg + S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt[3].

Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick Lmb.png auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte Skt. wird Ja angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.

Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .

Buchen in der Auftragserfassung

Rechnungsbelege können im Buchungsdialog in der Auftragsverwaltung gebucht werden.

Buchen von Sammelrechnungen

Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsübersicht abgeschlossen. Ist darin eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld Brutto die Schaltfläche Preise.png (Rechnung buchen und abschließen) angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.

Buchen von Einzügen

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Vertragsbeiträge

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Manuelles Abschließen

Das manuelle Abschließen eines Auftrags kann in Ausnahmefällen durchgeführt werden.

So wird's gemacht:

  1. Wählen Sie den abzuschließenden Auftrag mit Uebersicht.png oder Strg + G in der Auftragsverwaltung aus
  2. Öffnen Sie den Statusdialog mit Editieren.png hinter der Statusangabe oder Strg + S
  3. Drücken Sie die Taste G
  4. Bestätigen mit Ok.png OK oder ↩
Das manuelle Abschließen sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden! Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich!

Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.

Rückbuchungen

Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche Preise.png oder Strg + B) die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung. Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht storniert werden.

Fußnoten:

  1. ↑ Die Beschriftung der Schaltfläche Start.png Start ändert sich während der Bearbeitung zu Start.png Stopp.
  2. ↑ Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.
  3. ↑ Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.
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