Anforderungen an Kassensysteme

Anforderungen an Kassensysteme

Der Fiskalspeicher kommt

Einzelhändler, die eine elektronische Registrierkasse (ECR) verwenden, müssen zum 1. Januar 2017 mit einem „Fiskalspeicher“ ein elektronisches Protokoll über alle Kassiervorgänge bereithalten.

Dieses elektronische Journal ist eigentlich schon seit 2011 vorgeschrieben, die mehrfach verlängerte Übergangsphase läuft zum 31. Dezember 2016 endgültig aus. Nutzer von Registrierkassen müssen dafür teilweise teure Zusatzmodule kaufen, die an bestehende Registrierkassen angeschlossen werden. PC Kassen sind günstiger in der Aufrüstung, da dort nur die Software angepasst werden muss. Der Hersteller UES liefert seine Kassen übrigens seit 2011 mit einem Fiskalspeicher aus. Der Umstieg von Kunden mit Wartungsvertrag, die bereits seit 2001 Kassen aus dem Hause UES nutzen, war sogar kostenfrei.

Wer seine Bargeschäfte derzeit noch mit Geldlade und Quittungsblock betreibt, muss zwar nicht zwingend eine Kasse anschaffen, muss aber bei einer Steuerprüfung mit anderen Problemen rechnen: Die Finanzbehörden sind bei Bargeschäften sehr misstrauisch und tendieren schon bei kleinen Unregelmäßigkeiten zur Schätzung, mit entsprechend nachteiligen Folgen für den Unternehmer: Nachzahlungen bis 25.000 € sind keine Seltenheit, und das unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist. Zudem sehen die Regelungen vor, dass der Kunde zukünftig Anspruch auf einen Kassenbeleg hat. Die Anschaffung einer Kasse wäre zu einen Bruchteil der Nachzahlung möglich. Letztendlich sollte die Anschaffung einer Kasse natürlich nicht nur wegen der unlieb-samen Überraschungen bei Steuerprüfungen erwogen werden. Moderne Kassensysteme sind auch Lösungen für andere neuralgische Punkte im Einzelhandel:

Dabei ist nicht nur der Nutzen der Protokollfunktionen bei der Überwachung von Mitarbeitern zu berücksichtigen, sondern auch die Benutzerverwaltung eines guten Systems, welche die individuelle Zuordnung von Berechtigungen für jeden Kassierer ermöglicht und beispielsweise Rechte zum Stornieren einschränkt. Diese Beschränkungen erschweren das „Schummeln“ und sorgen für Transparenz. Dazu kommen die vielfältigen Funktionen, die Arbeitsabläufe unterstützen und beschleunigen. Das FAKTURA-X System von UES ermöglicht sogar, an jedem Arbeitsplatz zwischen Auftragsverarbeitung und Kasse hin und her zu schalten. Dabei greifen beide Module auf den gleichen Artikelstamm zu, der dann zentral, und nicht mehrfach, gepflegt werden kann.

Für den Getränkehandel sind überdies Gebindefunktionen unerlässlich: Flaschen- und Kastenpreis, Kombikisten und Pfandrücknahme sind mit FAKTURA-X ein Klacks. Der Hersteller hat die Systeme so ausgeführt, dass Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit sich im Einklang miteinander befinden und neue Kassierer bereits nach kurzer Einarbeitung problemlos mit dem System umgehen können.

Übrigens zeigt die Praxis, dass der Fiskalspeicher nicht besonders wirkungsvoll ist. Das ist auch dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) klar. Es existiert ein Referentenentwurf für eine Gesetzesvorlage, welche die Einführung eines „Sicherheitsmoduls“ bis 2020 beschreibt. Ein solches Modul würde wie die Blackbox eines Flugzeuges alle relevanten Protokolldaten aufnehmen. Der Fiskalspeicher ebnet praktisch den Weg für dieses Sicherheitsmodul. Daher ist davon auszugehen, dass dieses ohne eine weitere größere Verzögerung bald Pflicht wird.