Artikel erfassen

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie Artikel in einem Kundenauftrag erfassen können.

Erste Schritte

In der Voreinstellung Auftrag als ... anlegen des Konfigurationsmoduls wurde eingestellt, welchen Status der Auftrag nach der Erfassung hat. Der Status kann auf „Angebot“, „Bestellung“ oder „Lieferung“ festgelegt sein.

Die Erfassung kann in drei Modi durchgeführt werden, die im Dialog Auftragsposten erfassen eingestellt werden können:

• Normale Erfassung
• Schnelle Erfassung: Bei der schnellen Erfassung wird die Auswahl des Artikels und Eingabe der Anzahl der Posten gesichert.
• Favoritenerfassung: Ermöglicht die schnelle Erfassung von zuvor als Favoriten gespeicherten Waren.

Um Artikel zu erfassen, klicken Sie doppelt in die Artikeltabelle oder starten Sie die Erfassung mit Strg + A. Die Pfanderfassung kann mit einem Doppelklick in die Pfandtabelle oder Strg + L gestartet werden.

Schritte zum Erfassen eines Artikels

1. Artikelnummer oder Suchbegriff eingeben

2. Anzahl eingeben

3. Preis bestätigen

4. Sichern

Um einen Artikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie eine Artikelnummer in das Eingabefeld Artikel des Erfassungsdialogs ein und bestätigen Sie mit ↩. Bei unvollständigen Artikelnummern oder einem Suchbegriff wird ein Suchdialog gestartet.
2. Geben Sie im Eingabefeld „Anzahl“ die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩.
3. Bestätigen Sie den vorgegebenen Preis mit ↩.
4. Sichern Sie den erfassten Posten mit oder ↩.

Der Artikelposten wurde erfasst. Die Felder des Erfassungsdialogs werden gelöscht und das Eingabefeld Artikel wird aktiviert.

Wenn der Auftragsstatus vor der Erfassung als „Bestellung“ oder „Lieferschein“ deklariert wurde und der Artikel nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden ist, wird eine Warnmeldung ausgegeben:

Diese Meldung kann mit ↩ bestätigt werden, wenn der Artikel dennoch erfasst werden soll.

Ist ein Artikel als Mehrwegartikel deklariert, erfasst die Anwendung automatisch den verknüpften Pfandartikel. Ist die Verknüpfung jedoch fehlerhaft, wird eine Warnmeldung ausgegeben. In diesem Fall wird der Artikel ohne das Pfand erfasst. Die Erfassung sollte dann abgebrochen werden um den Fehler im Artikelstamm zu korrigieren.

Preisänderungen

Sofern die Restriktionen für die Preiseingabe oder den Preisgruppenwechsel im Konfigurationsmodul nicht aktiviert sind, können auch Preise einer anderen Preisgruppe gewählt oder freie Preise eingegeben werden:

Schritte zum Erfassen eines Artikels mit Preiswahl

A. Entwender Preis manuell eingeben

B. Oder Preis auswählen...

B. ... und Preisgruppe aussuchen

Sichern

A. Durch Anwahl der Option „Eingeben“ oder ↑ wird das Eingabefeld für freie Preise eingeblendet.
B. Durch Anwahl der Option „auswählen“ oder ↓ wird der Standardpreis in der Preisgruppentabelle angewählt. Es kann nun ein Preis aus einer anderen Preisgruppe ausgewählt werden. Die Preise der Preisgruppen lassen sich anpassen, in dem Sie doppelt auf eine Preisgruppe klicken.

Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Durch das Optionsmenü hinter dem Feld „Eingeben“ sind weitere Möglichkeiten bei der Preiseingabe gegeben:

Optionen zur freien Preiseingabe

• Mit „Eingabe als Bruttowert behandeln“ oder Strg + I wird die Eingabe entsprechend des Mehrwertsteuersatzes des Artikels in den Nettopreis umgewandelt.
• Mit „Eingabe als Spanne behandeln“ oder Strg + J wird die Eingabe als ein prozentualer (!) Aufschlag zur Berechnung des Nettopreises verwendet. Beispiel: Bei einer Eingabe von "10" werden 10% auf den Netto-Einkaufspreis aufgeschlagen.
• Mit „Eingabe als Rabatt behandeln“ oder Strg + K wird die Eingabe als ein prozentualer Rabatt zum Standardpreis zur Berechnung des Nettopreises verwendet. Beispiel: Bei einer Eingabe von "5" werden 5% vom Standardpreis abgezogen.

Nach der Eingabe eines freien Preises wird beim Sichern des Artikelpostens ein Dialog eingeblendet, der die Möglichkeit bietet, den eingegebenen Preis als kundenspezifischen Sonderpreis zu sichern. Ist zu diesem Zeitpunkt für den Artikel bereits ein Sonderpreis für den Kunden hinterlegt, kann der Sonderpreis durch den neu erstellten Preis überschrieben werden. Sonderpreise können im Dialog Sonderpreise der Kundenverwaltung bearbeitet werden.

Unter dem Feld „Optionen“ lassen sich Sonderpreise und Rabatte aktivieren.

Teilgebindeerfassung

Der Erfassungsdialog verfügt über eine Funktion zur Erfassung von Gebindekombinationen aus Gebinde und Teilgebinde. Diese Funktion ermöglicht beispielsweise die Erfassung von 2 Kästen und 4 Flaschen, wobei lediglich die Artikelnummer des Kastens eingegeben werden muss.

Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn der entsprechende Artikel „Kasten“ im Artikelstamm mit einer Verknüpfung zu einem Teilgebinde versehen wurde.

Um die Teilgebindeerfassung durchzuführen, muss zunächst die Artikelnummer eines Großgebinde im Eingabefeld „Artikel“ eingegeben werden. Im Eingabefeld „Anzahl“ werden zwei Werte, getrennt durch einen Schrägstrich, also im Beispiel „2/4“, eingegeben. Der erste Wert repräsentiert die Anzahl der Großgebinde, der zwei Wert die Anzahl des Untergebindes des Postens.

Die zweite Anzahl wird automatisch aus dem Eingabefeld entfernt und zwischengespeichert. Nach dem Sichern des Großgebindes wird automatisch die Artikelnummer des zugeordneten Teilgebindes im Eingabefeld „Artikel“ eingetragen und die Anzahl des Teilgebinde im Eingabefeld „Anzahl“ eingetragen. Die Eingabe kann sowohl positive als auch negative Werte und auch Kombinationen aus positiven und negativen Werten enthalten. Eine Eingabe „-5/5“ oder eine „10/-3“ ist also möglich.

Artikelinformationen

Während der Erfassung werden Informationen angezeigt, welche für die Kalkulation des Artikelpreises genutzt werden können. Die Anzeigefelder in der Übersicht:

Anzeigefeld	Information
EK Netto	Einkaufspreis des Artikels
VK Brutto	Bruttoentsprechung des aktiven Artikelpreises
Mengenrabatt	Anzeige der gültigen Rabattgruppe als Betrag oder Prozentwert
WG- Rabatt	Anzeige des gültigen Warengruppenrabatts als Prozentwert
Artikelspanne	Anzeige der Artikelspanne als Betrag (VK – EK)
Postenspanne	Anzeige der Postenspanne als Betrag (VK – EK x Anzahl)
Gesamtspanne	Anzeige der bisherigen Spanne ohne den aktuellen Artikel als Betrag
Mittlere Spanne	Anzeige der mittleren Auftragsspanne ohne den aktuellen Artikel als Prozentwert
Bestand	Derzeit verfügbarer Lagerbestand
Bestellt	Angabe über das Datum einer aktivierten Lieferantenbestellung des Artikels

Entsprechend der Einstellungen im Konfigurationsmenü können Artikelinformationen teilweise ausgeblendet sein.

Die Angaben über den Mengenrabatt und des Warengruppenrabatts werden unter dem Eingabefeld „VK Netto“ zusätzlich als Absolutbetrag ausgegeben, sondern die entsprechenden Optionen aktiviert sind.

Die Informationsanzeigen sind farbcodiert. Eine grüne Einfärbung zeigt an, dass der Bestand über dem Sollbestand liegt beziehungsweise dass ein Betrag positiv ist. Eine gelbe Einfärbung der Bestandsangabe weist auf Unterschreitung des Soll- Bestandes hin. Felder mit Rabattwerten werden ebenfalls gelb eingefärbt, da sie die Spanne mindern. Negativbestände und negative Spannen werden rot eingefärbt.

Einfügen von Informationen

Während der Erfassung können Informationszeilen eingefügt werden. Diese erscheinen im Auftrag an der Position, an der sie eingefügt wurden. Um eine Information zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Das

Der Dialog Texteingabe

1. Drücken Sie auf hinter dem Eingabefeld Artikel und wählen Sie Texteingabe. Alternativ geben Sie ein Ausrufezeichen „!“ in das Feld und bestätigen Sie mit ↩. Der Dialog Texteingabe wird geöffnet.
2. Geben Sie den gewünschten Text ein. Mit hinter dem Textfeld lassen sich Uhrzeit und Datum oder die Zwischenablage des Betriebssystems einfügen. Bestätigen sie mit OK oder ↩.

Die Information über dem Eingabefeld zeigt an, wie viele Zeichen eingegeben werden können. Ab einer festgelegten Länge wird der eingegebene Text in die Felder „Suchbegriff“ und „Bezeichnung“ in der Warentabelle verteilt.

Um mehrere Zeilen Text einzugeben, kann die Prozedur beliebig oft wiederholt werden.

Artikelbeschreibungen

Die Produktinformationen des Artikels können ebenfalls in den Auftrag übernommen werden und stehen dann auch für den Belegdruck zur Verfügung.

Der prinzipielle Nachteil beim Abdruck der Produktinformationen liegt im erhöhten Platzbedarf der Posten. Dadurch werden weniger Posten pro Druckseite ausgegeben.

Wenn die Datenfelder „Bild“ und „Memo“ im Warenstamm deaktiviert wurden, werden die Schaltflächen nicht angezeigt.

Der vorhandene Text kann mit der Schaltfläche „Neu“ unter dem Informationsfeld gelöscht und ein neuer Text eingegeben werden, es können auch Datum und Uhrzeit oder einen Text aus der Zwischenablage eingefügt werden. Um den Text in den Auftrag einzufügen, muss die Option „In Posten übernehmen“ aktiviert werden.

Bestellinformationen

Ist ein Bestelldatum für den aktuellen Artikel verfügbar, kann durch einen Klick auf die Datumsangabe ein Informationsdialog geöffnet werden.

Der Dialog zeigt eine Übersicht über laufende Lieferantenbestellungen des aktuellen Artikels. Es werden relevante Informationen zu Bestellstatus und freien Bestellmengen angezeigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellmengen im Eingabefeld „sperren“ mir einer Kennzeichnung zu versehen, die als Information in der Bestellverwaltung oder bei der Erfassung anderer Aufträge angezeigt werden. Die Sperre hat nur informativen Charakter. Auch gesperrte Mengen können erfasst werden.

Direktfakturierung

Um einen Artikel zu erfassen, der nicht im Sortiment angelegt wurde, kann die Direktfakturierung verwendet werden.

Diese Funktion ist eine Hilfe für den gelegentlichen Einsatz. Artikel, die mehr als einmal erfasst werden müssen, sollten grundsätzlich im Warenstamm der Anwendung angelegt werden, da sie dann auch in Auswertungen berücksichtigt werden. Der Dialog kann durch die Eingabe eines Punktes „.“ im Eingabefeld Artikel und Bestätigung durch ↩ oder unter dem Optionsmenü mit Direktfakturierung aufgerufen werden.

Der Dialog Direktfakturisierung

Um einen Direktartikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie einen Suchbegriff, also ein Schlagwort für den Artikel im Eingabefeld „Suchbegr.“ ein.
2. Geben Sie eine Artikelbezeichnung für den Artikel im Eingabefeld „Text“ en.
3. Geben Sie eine Anzahl im Eingabefeld „Anzahl“ ein.
4. Geben Sie einen Nettoeinkaufspreis im Eingabefeld „EK Netto“ ein. Die Anwendung kalkuliert die Rohspanne durch die Division der Verkaufspreise durch den Einkaufspreis. Der Einkaufspreis darf also nicht „0“ sein. Geben Sie für den Artikel mindestens „0,01“ ein.
5. Wählen Sie einen Mehrwertsteuersatz aus dem Auswahlfeld „MwSt. Satz“ aus.
6. Auf Wunsch können Sie einen prozentualen Aufschlag auf den Einkaufspeis im Eingabefeld „Aufschlag“ angeben, damit ein Verkaufspreis berechnet wird. Das Eingabefeld „VK Netto“ zeigt den errechneten Verkaufspreis an.
7. Auf Wunsch können Sie den Verkaufspreis im Eingabefeld „VK Netto“ bearbeiten. Der Preis kann neu eingegeben oder durch die Schaltfläche „Brutto in Netto umwandeln“ hinter dem Eingabefeld als Bruttoverkaufspreis verwendet werden.

Speichern Sie den Posten mit Sichern. Der Dialog wird geschlossen und Sie können die Erfassung weiterführen. Wenn für die korrekte Verarbeitung des Postens auszufüllende Felder nicht gefüllt sind, wird der Posten nicht gespeichert.

Struktur erfassen

Bei einer herkömmlichen Eingabe wird der Artikel in der angegebenen Menge erfasst. Bei Strukturartikeln werden jedoch die Strukturbestandteile entsprechend der Postenmengen in der Strukturverwaltung erfasst und mit der eingegebenen Strukturmenge multipliziert.

Die Strukturbestandteile werden wie einfache Posten gelistet, sofern die Anzeige in der Struktur nicht deaktiviert wurde. Treten bei der Erfassung der Strukturbestandteile Fehlbestände auf, wird nach Abschluss der Strukturerfassung ein Warndialog ausgegeben.

Artikelstrukturen werden immer erfasst. Da der Warndialog keine detaillierten Informationen über die fehlenden Strukturbestandteile enthält, müssen die Fehlbestände im Inventurregister der Warenverwaltung überprüft werden.

Favoritenfunktion

Um die Erfassung wiederkehrender Aufträge zu beschleunigen, können für Kunden Favoriten hinterlegt werden. Diese Favoriten werden mit der eingegebenen Anzahl gesichert und können bei der Erfassung abgerufen werden. Dabei ist die Anzahl nach dem Abrufen veränderbar, bevor der Posten gespeichert wird.

Die Favoriten eines Kunden finden sich im Dialog Auftragsposten erfassen:

Das Übernehmen eines Favoriten kann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Eintrag oder durch Anwählen und Einfg durchgeführt werden.

Um Favoriten zu hinterlegen, kann nach Eingabe eines Artikels und der gewünschten Anzahl das Optionsmenü der Favoritentabelle aufgerufen werden und der Posten als Favorit eingefügt werden. Dies muss vor dem Speichern eines Postens durchgeführt werden.

Das Optionsmenü der Favoritentabelle bietet weiterhin die Möglichkeit, Favoriten zu bearbeiten oder aus der Liste zu entfernen.

Die Sortierung der Favoriten kann im Optionsmenü der Favoritenverwaltung oder durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften der Favoritentabelle zwischen Artikelnummer, Bezeichnung und Erstellungsreihenfolge umgeschaltet werden.

Favoriten zufügen

Um Favoriten aufzunehmen, kann vor Beginn der Erfassung die Option „Favoriten automatisch sichern“ aktiviert werden. Diese Option kann im Register Warenwirtschaft des Konfigurationsmoduls vorgewählt werden. Bestehende Favoriten werden nicht ersetzt oder verändert. Die Favoriten können auch bei der Funktion „Telefonverkauf“ verwendet werden.

Ein Artikel kann auch manuell nach Angabe von Artikelnummer und Anzahl im Optionsmenü der Favoritenerfassung oder mit Strg + S in die Favoritenliste aufgenommen werden.

Favoriten bearbeiten

Die Vorgabe der Anzahl eines Favoriten kann im Optionsmenü oder mit Strg + E bearbeitet werden. Ein Favorit kann mit Entf gelöscht werden.

Favoritenerfassung

Favoriten können vollautomatisch mit „Alle Favoriten erfassen“ im Optionsmenü (Rechtsklick in das Feld Favoriten) oder Strg + Einfg erfasst werden. Dabei werden die Mengen übernommen. Eine Bearbeitung ist nach der Erfassung in der Warentabelle möglich. Favoriten können auch als Vorlagendatei gesichert werden.

Eine sequenzielle Erfassung mit Änderung der Mengen bei der Eingabe ist mit der Favoritenerfassung möglich. Um diese durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritte zur Erfassung von Favoriten

1. Favoritenerfassung aktivieren

2. Doppelklick auf Eintrag zum Aktivieren

3. Anzahl eingeben

1. Aktivieren Sie die Schaltfläche (Favoritenerfassung) in der Gruppe „Erfassungsmodus“.
2. Wählen Sie in der Favoritenliste den Eintrag, ab dem erfasst werden soll, mit einem Doppelklick aus.
3. Geben Sie die Anzahl ein und bestätigen Sie mit ↩. Wenn der vorgegebene Wert verwendet werden soll, drücken Sie ohne weitere Eingabe ↩. Wenn Sie einen Artikel überspringen möchten, geben Sie 0 ein.

Nach der Eingabe der Anzahl wird der Posten mit ↩ gesichert und der nächste Favorit aus der Favoritenliste aufgerufen.

Die Favoritenerfassung wird auf diese Weise bis zum Ende der Liste durchgeführt. Sie kann mit (Normale Erfassung) oder (Schnelle Erfassung) in der Gruppe „Erfassungsmodus“ oder durch das Schließen des Erfassungsdialogs beendet werden.

Schnelle Erfassung

Bei der Schnellen Erfassung wird Auswahl des Artikels und Eingabe der Anzahl der Posten gesichert. Die Aktivierung erfolgt mit der Schaltfläche links neben der Favoritenerfassung in der Gruppe „Erfassungsmodus“. Optionen zur Preisauswahl bestehen nicht, sämtliche Preisoptionen werden automatisiert umgesetzt. Die Schnelle Erfassung kann mit kann mit [Normale Erfassung] in der Gruppe „Erfassungsmodus“ oder durch das Schließen des Erfassungsdialogs abgebrochen werden.

Vorlagen

Neben der Favoritenfunktion ermöglichen Vorlagen eine schnelle Erfassung gleichartiger Aufträge. Vorlagen werden aus bestehenden Aufträgen abgeleitet. Um eine Vorlage zu erstellen, muss ein bestehender Auftrag ausgewählt werden und dann durch die Optionsschaltfläche hinter der Schaltfläche „Sichern“ gesichert werden.

Als Dateiname für die Vorlage wird standardmäßig die Artikelnummer des Kunden angeboten. Wird diese Einstellung übernommen, steht der Auftrag auch für eine Schnellerfassung zur Verfügung.

Um eine Vorlage zu laden, muss ein Auftrag angelegt werden, der Erfassungsdialog gestartet werden und die Vorlage über die Schaltfläche „Öffnen“ des Erfassungsdialogs geladen werden.

Nach dem Laden der Vorlage wird der Inhalt der Vorlage sofort erfasst. Die Bearbeitung der Posten ist nach der Erfassung möglich.

Posten bearbeiten

Die Erfassung wird durch die Schaltfläche Ende des Dialogs oder Esc abgeschlossen. Danach können Posten weiterbearbeitet werden.

Um die Bearbeitungsmöglichkeiten eines aufgenommenen Postens einzusehen, klicken Sie rechts auf einen Posten:

Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Postens

Anzahländerung

Um die Menge eines Postens zu bearbeiten, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü Anzahl ändern. Alternativ wählen Sie den Artikel an und öffnen den Änderungsdialog mit Einfg.

Der Mengendialog zeigt den aktuellen Lagerbestand an und ermöglicht so die Berücksichtigung der verfügbaren Bestände bei einer Mengenänderung. Die Eingabe des gewünschten Bestandes wird im Eingabefeld durchgeführt. Der Dialog kann mit OK oder ↩ geschlossen werden. Sollte die Postenmenge die verfügbaren Bestände überschreiten, wird eine Warnung angezeigt.

Ist der bearbeitete Posten ein Mehrwegartikel mit einer Pfandverknüpfung, wird angeboten, die Menge des Pfandartikels ebenfalls zu ändern. Diese Meldung kann mit Ja oder ↩ bestätigt werden, wenn das Pfand ebenfalls angepasst werden soll.

Für Pfand ist eine Mengenänderung ebenfalls möglich. Klicken Sie dazu rechts auf einen Pfandartikel. Der Dialog zeigt dann die Option Bestandsänderung im Pfandlager buchen an. Ist die Option aktiviert, wird die Differenz der Mengenänderung im Pfandlager gebucht.

Informationstexte ändern

Um Informationstexte zu bearbeiten, die in der Artikelerfassung angelegt wurden, klicken Sie rechts auf einen Text und wählen Text bearbeiten. Alternativ wählen Sie den Artikel an und drücken Einfg. Der Änderungsdialog bietet in zwei Zeilen die Möglichkeit, den Text zu bearbeiten.

Der Dialog zur Bearbeitung des Informationstextes

Die Bearbeitung kann mit OK oder ↩ gespeichert werden.

Posten löschen

Um einen Posten zu löschen, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü Artikel löschen oder wählen den Artikel an drücken Sie Entf.

Ist der zu löschende Posten ein Mehrwegartikel mit einer Pfandverknüpfung, wird angeboten, den Pfandartikel ebenfalls aus der Pfandtabelle zu löschen. Diese Meldung kann mit Ja oder ↩ bestätigt werden, wenn das Pfand ebenfalls entfernt werden soll. Der Bestand des Artikels wird automatisch im Warenlager zurückgebucht. Das Pfandlager wird nicht verändert.

Preis ändern

Um einen Preis zu ändern, kann dieser durch die Option Preis ändern oder Strg + Einfg bearbeitet werden.

Der Dialog zur Änderung des Preises

Im Eingabefeld kann auch ein Bruttopreis eingegeben werden. Geben Sie den Preis ein und aktivieren Sie die Option Als Bruttowert hinter dem Eingabefeld oder Strg + I. Der eingegebene Preis wird entsprechend dem Mehrwertsteuersatz des Artikels in den Nettopreis umgewandelt und als Nettoverkaufspreis in das Eingabefeld eingetragen.

Der neue Preis wird mit OK oder ↩ gespeichert. Die Postensumme wird neu berechnet.

Posten verschieben

Um einen Posten an einen anderen Auftrag zu übergeben, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü Posten anderem Auftrag zuordnen. Alternativ wählen Sie den Artikel an und drücken Strg + Alt + A. Im Dialog Posten verschieben werden in Abhängigkeit des Status' des derzeitigen Auftrags alle möglichen Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt, an die der Posten übergeben werden kann. Posten können nur an Aufträge im gleichen Status (Angebot, Bestellung und Lieferung) und zwischen Bestellung und Lieferung übergeben werden.

Durch Auswahl des gewünschten Zielauftrages und OK oder ↩ wird der Posten übertragen. Sofern es sich um einen Mehrwegartikel handelt, wird der Pfandanteil ebenfalls übertragen.

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Fußnoten: