Benutzerstamm: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 28. Januar 2024, 09:07 Uhr

(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite: Benutzerstamm)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Benutzerstamm neue Datensätze anlegen und Bestehende bearbeiten. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Register des Moduls.

Das Modul kann im Hauptmenü über Stammdaten → Benutzer, durch die Schaltfläche Benutzer in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F12 aufgerufen werden. Um die Benutzerverwaltung zu nutzen, gehen Sie ins Einstellungsmodul und aktivieren Sie die Benutzerkonten.

Der Benutzerstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

Das Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Benutzerstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Durch Doppelklick auf einen Benutzer, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Eingabe

Das Register Eingabe

Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen.

Das Löschen von Datensätzen ist nicht möglich. Die Deaktivierung hingegen schon, siehe hier.

Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.

Neue Datensätze anlegen

Ein neuer Datensatz wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N angelegt:

Der Dialog Benutzer anlegen

Geben Sie Login^[1] und den (Nach-)Namen des Benutzers ein.
Drücken Sie auf OK.

Direkt im Anschluss werden Sie dazu aufgefordert ein Passwort zu vergeben:

Der Dialog Passwort eingeben

Vergeben Sie ein Passwort; wiederholen Sie es anschließend.
Drücken Sie auf OK.

Nun muss das Rechteprofil (Preset) für den neuen Benutzer ausgewählt werden^[2].

Auswahl des Rechteprofils

Wählen Sie je nach gewünschter Befugnis des Nutzers ein enstprechendes Rechteprofil. Die einzelnen Profile in der Übersicht:

Rechte	Hauptanwender	Standardanwender Kasse Warenwirts.		Eingeschränkteranwender Kasse Warenwirts.
Konfiguration:
Einstellungen	-	-	-	-	-
Module:
Auftragsverwaltung	+	-	+	-	+
Tourenplanung	+	-	+	-	+
Bedarfsplanung	+	+	+	-	-
Buchhaltung	+	-	-	-	-
Preisverwaltung	+	+	+	-	-
Statistik	+	-	-	-	-
Brauereimeldung	+	-	-	-	-
Aufgaben	+	-	+	-	-
Kundenstamm	+	+	+	-	-
Lieferantenstamm	+	+	+	-	-
Warenstamm	+	+	+	-	-
Benutzerstamm	-	-	-	-	-
Personalverwaltung	-	-	-	-	-
Kassieren	+	+	-	+	-
Abrechnung	+	+	-	+	-
Protokoll	+	+	-	-	-
Kassenmodul:
Abrechnung editieren	-	-		-
Tagesabrechnungen	+	+		-
Bondruck wahlweise	+	+		-
Preisgruppe wechseln	+	+		-
Preis ändern	+	+		-
Zeilenstorno	+	+		-
Auftragsstorno	+	+		-
Netto/Bruttowechsel	+	+		+
Kundenkonten	+	+		-
EC Konto	+	+		+
Login bleibt aktiv	+	+		-
Warenwirtschaft:
Rechnungen erstellen	+		+		-
Limit optional	+		-		-
Spannen einsehen	+		+		-
Preisgruppenwechsel	-		+		-
Freie Preiseingabe	-		+		-
Lagerwerte editieren	+		-		-

Nach der Wahl eines Profils können mithilfe der Eingabefelder die Kontaktdaten des Benutzers angegeben werden.

Datensätze bearbeiten

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit

Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.

Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung wird mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen.

Mit kann die IBAN aus BLZ und Kontonummer automatisch berechnet werden. Mit können alle Bankdaten in die Zwischenablage kopiert werden.

Adressdaten

Die Gruppe Adressdaten

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Das Optionsmenü

Mit (rechts vom Eingabefeld Anrede) kann dialogbasiert eine Briefanrede hinzugefügt werden, z.B. „Sehr geehrter Herr Mustermann,“. Diese wird bei Korrespondenz (bspw. E-Mail) automatisch eingefügt. Durch einen Klick auf stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen. Außerdem können Adressdaten aus der Zwischenablage direkt eingefügt werden.

Mailinglisten erstellen

Die Menüoption "Mailingliste erstellen ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenstellung von Kontaktdaten.

Mailingliste

Der Dialog ermöglicht das Filtern der Adressen und die Auswahl der Kontaktdaten. Die Daten werden in die Zwischenablage kopiert und können dann direkt in anderen Anwendungen genutzt werden.

Filter

Mit den Hauptfiltern kann nach Kunden, denen eine bestimmte Preisgruppe zugewiesen wurde, oder die Kennung gefiltert werden.

Die Zusatzfilter ermöglichen eine weitere Filterung nach verschiedenen Feldern. So können durch die Einrichtung von Zusatzfiltern Unter- und Obergrenzen definiert werden, z.B. um nur Kunden in einem bestimmten Kundennummernbereich zu berücksichtigen.

Felder

Mit der Feldauswahl wird eingestellt, welche Informationen der Kunden berücksichtigt werden sollen. So können beispielsweise die Felder Vorname, Name, Straße, PLZ + Ort für Adressen verwendet werden.

Für das einfache Erstellen einer E-Mail-Newsletter finden Sie hier eine Anleitung.

Optionen

Damit die Daten problemlos verarbeitet werden können, sollten die Felder mit Trennzeichen abgesetzt werden. Dazu kann die Option "Felder trennen" aktiviert werden. Das voreingestellte Trennzeichen ist das Semikolon ";", alternativ können andere Zeichen augewählt werden.

Wenn nur ein einzelnes Feld ausgewählt wird, ist kein Trennzeichen notwendig.

Liste erzeugen

Mit OK wird die Liste erstellt. Dabei werden die Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert und können direkt weiterverwendet werden.

Teledaten

Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk und E-Mail zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:

: Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
: Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
: Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

Der Dialog Zusatzdaten

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Die Schaltfläche rechts vom oberen Eingabefeld ändert sich entsprechend der ausgewählten Kategorie - , , oder - und führt bei einem Klick die jeweilige Funktion aus^[3].
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese aktiviert, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.

Sind zusätzliche Kontaktdaten vorhanden, ändert sich die Schaltfläche rechts von Ansprechpartner von

auf

.

Bankdaten

Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Die Eingabefelder Steuer Nr., Bank, IBAN und BIC sind entsprechend auszufüllen.

Der BIC (Bank Identifier Code) - auch bekannt als SWIFT-Code - muss nur bei internationalen Geldtransfers zwingend angegeben werden.

rechts des Feldes IBAN berechnet die IBAN aus Bankleitzahl und Kontonummer (siehe etwas weiter unten Bankverbindung prüfen).
rechts des Feldes BIC kopiert die Kontoverbindung.
rechts des Feldes Bankeinzug druckt wahlweise ein SEPA-Mandat oder erzeugt eine SEPA-Datei^[4].

Unter Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

Kein Einzug: Wird diese Option ausgewählt, so ist SEPA deaktiviert.
Lastschrift/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Basislastschrift verwenden möchten.
Falls Sie das SEPA-Expresslastschriftverfahren verwenden möchten, so wählen Sie ebenfalls diese Option aus.
Abbuchung/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Firmenlastschrift verwenden möchten.

Außerdem können Sie hier den Geburtstag des Kunden eintragen und angeben, ob Sie jedes Jahr eine Erinnerung erhalten möchten.

Bankverbindung prüfen

Sollte die IBAN des Kunden unbekannt sein, so kann sie in diesem Dialog mithilfe der BLZ oder BIC und der Kontonummer berechnet werden. Sie können außerdem die IBAN eingeben, um sich die BLZ, BIC und Kontonummer anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie den Dialog mit rechts des Feldes IBAN.

Der Dialog Bankverbindung prüfen

Um die IBAN berechnen zu lassen, geben Sie die BLZ oder den BIC und die Kontonummer ein. Die IBAN wird sofort berechnet. Übernehmen Sie ihre Eingaben mit Sichern.

Konditionen

Im Bereich Konditionen kann der Benutzer de- bzw. aktiviert werden. Diese Einstellung hat nur bei aktivierten Benutzerkonten eine Funktion. Sind die Benutzerkonten aktiviert, so erscheinen alle aktiven Benutzer im Login-Dialog. Benutzer, die z.B nicht mehr Teil des Betriebs sind, und somit auch keinen Zugang zur Anwendung mehr benötigen, können so deaktiviert werden.

Zur Erinnerung: Benutzer können nicht gelöscht werden.

Datensätze navigieren

Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Beschäftigung

Im Register Beschäftigung können die Lohndaten des Benutzers eingetragen werden.

Das Register Beschäftigung

Die Einstellungen werden bei der Schichtabrechnung zur Berechnung des Schichtlohns verwendet und auf dem Stundenzettel ausgegeben. Die Angaben zur Auszahlung und Zahlweise sind informativ.

Rechte

Im Register Rechte können die Berechtigungen des angewählten Benutzers im Detail bearbeitet werden.

In der Gruppe Module kann angegeben werden, auf welche Module der Benutzer zugreifen darf.
Unter Kassentasten können die auf der Kassentastatur verfügbaren Schaltflächen gewählt werden.
Kassenoptionen enthalten Einstellungen bei der Nutzung einer Kasse.
In der Gruppe Auftragsbearbeitung können Berechtigungen und Einstellungen für die Verwaltung von Aufträgen eingestellt werden.

Mit Schlüssel kann dem Benutzer ein Schlüssel für das Kellnerschloss zugewiesen werden. Ein Warndialog erscheint, der darauf hinweist, wie zur Zuweisung eines Schlüssels vorzugehen ist:

Der Warndialog

Protokoll

Im Register Protokoll können Protokolleinträge angezeigt werden.

Das Register Protokoll

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Die Auswahl des Filters Modul

Stellen Sie das Intervall ein, welches das Protokoll wiedergeben soll; optional kann das Intervall weiter eingegrenzt werden. In der Gruppe Filter kann ein geeigneter Filter eingestellt werden; außerdem erscheint hier die Anzahl der Protokolleinträge.

Das Protokoll wird mit Start zusammengestellt und kann mit Sichern gespeichert werden.

Registerübergreifende Funktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Datensätze finden

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch in der Informationsleiste^[5] oder Strg + F verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden. Die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.

Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.

Der Finden-Dialog

Die Suche wird durch Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Passwort ändern

Das Passwort des ausgewählten Benutzers kann dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts des LOGIN-Namens geändert werden.

Der Dialog Passwort ändern

Um das Passwort zu ändern, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

Geben Sie das aktuelle Passwort in das obere Feld ein.
Anschließend können Sie das neue Passwort vergeben; danach muss das neue Passwort nochmals bestätigt werden, indem es erneut eingegeben wird.
Bestätigen Sie den Vorgang mit OK.