Kasse

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Der Kassendialog kann im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden.

Die grundlegenden Eigenschaften zu Preisgruppe und Preisberechnung Brutto/Netto werden im zugehörigen Kundenkonto der Kasse eingestellt. Welches Kundenkonto mit der Kasse verknüpft ist, kann im Hauptmenü Optionen → Einstellungen im Register Administration eingesehen werden. Diese Verknüpfung ist notwendig, damit die Einstellungen der Kasse aus einem Kundenkonto abgeleitet werden können.

Sollten Sie bei der Benutzung der Kasse auf Probleme stoßen, klicken Sie hier.

Der Kassendialog

Der Kassendialog

1. Die Anzeige

2. Die Kategorietasten

3. Die Direkttasten

4. Die Favoritentasten

5. Der Protokollbereich

6. Die Gebindetasten

7. Die Funktionstasten

8. Der Menübereich

9. Die Banknotentasten

10. Der Ziffernblock

11. Minus

12. Multiplikator

13. Kontentasten

Die Anzeige (1) befindet sich am oberen Rand des Dialogs.
In der ersten Zeile des Anzeigebereichs werden während des Kassierens Artikelnummer und -bezeichnung des ausgewählten Artikels angezeigt. Beim Abschluss eines Kassiervorgangs werden Informationen zum Zahlbetrag und Wechselgeld angezeigt.

In den mittleren Zeilen werden die Einzel- und Gesamtpreise der jeweils ausgewählten Ware und das dazugehörige Pfand angezeigt und die aktuelle Zwischensumme wird ausgewiesen.

In der untersten Zeile des Anzeigebereichs wird der aktuelle Betriebszustand des Kassensystems angezeigt. Wenn ein Betriebsmodus vom Standard abweicht, wird die Anzeige gelb eingefärbt. Nach einem Kassiervorgang wird automatisch wieder der Standardmodus eingestellt. Die Gebindeanzeige ist immer gelb eingefärbt. Die Preisgruppenanzeige wird dem aktuellen Preistyp entsprechend in verschiedenen Farben eingefärbt.

Unterhalb der Anzeige sind 40 Kategorietasten (2) zur Auswahl der 40 Direkttasten (3) angeordnet. Am unteren Rand befinden sich 16 Favoritentasten (4).

Die Belegung der Direkttasten (3) erfolgt im Warenstamm; die der Favoritentasten (4) unter Optionen → Einstellungen → Kassensystem → Tastatur.

Im Protokollbereich (5) werden alle registrierten Artikelposten des aktuellen Kassiervorgangs angezeigt. Über Ansicht kann ein weiteres Protokollfenster geöffnet werden, in dem das zu den Artikelposten gehörige Pfand aufgelistet ist.

Unterhalb des Protokollbereichs sind die Gebindetasten (6), die Funktionstasten (7) und der Menübereich (8) angeordnet.
Darunter befinden sich Banknotentasten (9).
Im untersten Teil befinden sich der Ziffernblock (10) mit Minus- (11) und Multiplikatorfunktion (12) sowie die Kontentasten (13).

Menübereich des Kassendialogs

Der Menübereich des Kassendialogs

Im Menübereich am rechten Rand des Kassendialogs können zentrale Kassenoperationen durchgeführt werden.

Mit Login oder Strg + F12 kann der derzeitige Kassierer abgemeldet und das Kassensystem gesperrt werden. Um weiterzuarbeiten, muss ein Anwender eine erneute Anmeldung durchführen.

Mit Ende oder Strg + W kann der Kassierdialog beendet werden. Dies ist nicht möglich, wenn ein Kassiervorgang aktiv ist.

Mit Protokoll oder Strg + F11 können Kassenprotokoll und Kassenauswertungen geöffnet werden.

Mit Abschluß oder Strg + F10 kann die Kassenabrechnung gestartet werden.

Mit Lade kann die Kassenlade geöffnet werden.

Mit Support oder Strg + H wird die Fernwartung aufgerufen.

Mit Druck, Strg + P oder F10 kann der Bondruck gestartet werden.

Registrieren

Für Registrierung der Anwendung, siehe Lizenzierung.

Als Registriervorgang wird das Aufnehmen aller Artikel eines Kassiervorgangs bezeichnet. Nach der Registrierung wird der Kassiervorgang abgeschlossen.
Das Registrieren erfolgt im Kassendialog, der im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden kann. Es existieren mehrere Möglichkeiten, Artikel zu registrieren.

Wird ein Artikel kassiert, der nur an Kunden ab einem bestimmten Alter verkauft werden darf, warnt das Kassensystem den Kassierer und vereinfacht die Altersprüfung durch die Angabe des zuletzt möglichen erlaubten Geburtsdatums.

Die Gebindetasten

Mit den Gebindetasten (6) wird eingestellt, ob Teil- oder Großgebinde registriert werden. In den Kassensystem-Optionen kann eine Gebindeoption als Standard ausgewählt werden (normalerweise Kiste). Das Standardgebinde wird immer dann verwendet, wenn Sie vor der Registrierung eines Artikels nicht explizit eine andere Gebindetaste betätigen.

Sofern die Gebindetaste FLASCHE aktiviert ist, werden beim Registriervorgang Teilgebinde erfasst.

Wenn KISTE aktiviert ist, wird aus dem Barcode oder der Artikelnummer des Teilgebindes das zugehörige Großgebinde abgeleitet und registriert.

Die Gebindetaste ANBR. (Anbruch) wird in Kombination mit einem Multiplikator eingesetzt, um unvollständig gefüllte Kisten zu erfassen. Dabei wird zu den erfassten Flaschen ein Rahmen zugerechnet. Die Anbruchfunktion ermöglicht das Zufügen von nur einem Artikel (in beliebigen Mengen). Weitere Flaschen können nur manuell zugefügt werden. Der berechnete Rahmen wird aus der Verknüpfung des zugewiesenen Pfandartikels des Großgebinde ermittelt.

Die Gebindetaste KOMBI ermöglicht in Kombination mit einem Multiplikator die Zusammenstellung eines Großgebindes aus mehreren Artikeln in unterschiedlicher Menge. Der Inhalt des Großgebindes des ersten erfassten Artikels bestimmt die Anzahl der möglichen Artikel und den zugehörigen Rahmen des Kombigebindes. Das Pfand jeder Flaschen wird aus den zugewiesenen Pfandartikeln ermittelt. Der Artikelpreis ergibt sich aus dem anteiligen Kistenpreis der Flaschen.

Als Grundsatz gilt, dass im Modus Kiste und Kombi der Großgebindepreis verwendet wird, im Modus Flasche und Anbruch der Teilgebindepreis.

Ob die Gebindetasten nach dem Erfassen eines Postens oder nach der Betätigung von TOTAL auf das Standardgebinde zurückgesetzt werden, kann unter Optionen → Einstellungen → Kassensystem konfiguriert werden.

Registrieren per Bildschirmeingabe

Ablauf bei Bildschirmeingabe	(Gebinde)	(-)	(Anzahl)	(*)	Kategorietaste	Direkttaste	(Wiederholen)

Im Kassendialog sind bis zu 1.600 Artikel in Kategorien sortiert. Jede der 40 Kategorietasten (2) ermöglicht den Zugriff auf 40 Artikel, die den Direkttasten (3) zugewiesen sind.

Um mit dem Registrieren zu beginnen, stellen Sie zunächst sicher, dass die gewünschte Gebindetaste(6) aktiviert ist.

Um einen Artikel einmal zu registrieren,

1. Wählen Sie die Artikelkategorie (2).
2. Betätigen Sie die Direkttaste (3) des Artikels.

Um einen Artikel mehrfach zu registrieren, bestehen mehrere Möglichkeiten. Bei kleineren Mengen

1. Wählen Sie die Artikelkategorie (2).
2. Betätigen Sie die Direkttaste (3) des Artikels mehrfach.

Alternativ registrieren Sie einen Artikel und betätigen im Anschluss die Taste Wiederholen. So wird jeweils der zuletzt registrierten Artikel ein weiteres mal gebucht.

Bei größeren Mengen ist es sinnvoll, die Anzahl einzugeben. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie die Anzahl über den Ziffernblock (10) ein.
2. Aktivieren Sie die Multiplikatortaste (12). Dieser Schritt ist nicht notwendig, wenn in den Einstellungen die Option Multiplikator automatisch aktiv ist.
3. Wählen Sie die Artikelkategorie (2).
4. Betätigen Sie die Direkttaste (3) des Artikels.

Für negative Buchungen (Rückbuchungen) aktivieren sie zuerst die Minusfunktion (11) mit einem Klick auf -, bevor Sie die Kategorie- und Direkttasten betätigen.

Die Reihenfolge von Multiplikator und Minus ist irrelevant.

Die Operationen Multiplikationen und Einfügen eines Minuszeichens können auch über die Tastatur angesprochen werden. Für Multiplikation sind die Tasten 0 - 9 und die Taste * verwendbar; für das Minus die Taste -.

In der folgenden Tabelle sind einige häufige Registrierungs-Szenarien mit den dazugehörigen Eingabeabfolgen beispielhaft dargestellt:

Zu registrierender Artikel	Abfolge im Kassendialog
2 × Warsteiner 0,50 l	Flasche	Bier (Pils)	Warst 0,50	Warst 0,50
	Flasche	2	*	Bier (Pils)	Warst 0,50
	Flasche	Bier (Pils)	Warst 0,50	Wiederholen
-2 × Warsteiner 0,50 l	Flasche	-	2	*	Bier (Pils)	Warst 0,50
2 × Warsteiner 20×0,50 l	Kasten	2	*	Bier (Pils)	Warst 0,50
10 × Warsteiner 0,50 l	Anbruch	10	*	Bier Pils	Warst 0,50
10 × Warsteiner 0,50 l und 10 × Bitburger 0,50 l	Kombi	10	*	Bier (Pils)	Warst 0,50	10	*	Bit 0,50

Registrieren mit Barcodes

Ablauf mit EAN-Scanner	(Gebinde)	(-)	(Anzahl)	(*)	[SCAN]		(Wiederholen)

Der Scan eines EAN-Barcodes hat dieselbe Folge wie die Betätigung einer Direkttaste. Artikel werden durch das Scannen des Barcodes direkt erfasst. Multiplikatoren und Negativeingaben sind wie bei der Registrierung per Bildschirmeingabe (siehe voriger Abschnitt) im Kassendialog möglich.

Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie die Registrierungsbeispiele aus dem vorherigen Abschnitt mit Tastatur und Scanner durchführen:

Zu registrierender Artikel	Abfolge mit Scanner & Tastatur
2 × Warsteiner 0,50 l	Flasche	[SCAN]	[SCAN]
	Flasche	2	*	[SCAN]
	Flasche	[SCAN]	[ENTER]
-2 × Warsteiner 0,50 l	Flasche	-	2	*	[SCAN]
2 × Warsteiner 20×0,50 l	Kasten	2	*	[SCAN]
10 × Warsteiner 0,50 l	Anbruch	10	*	[SCAN]
10 × Warsteiner 0,50 l und 10 × Bitburger 0,50 l	Kombi	10	*	[SCAN]	10	*	[SCAN]

Beachten Sie, dass es stets mehrere Möglichkeiten gibt, einen Registriervorgang durchzuführen.

Registrieren mit Sucheingaben

Artikel können durch das Eingeben von Artikelnummern, Barcodes, Suchbegriffen oder Bezeichnungen gefunden werden. Eingaben können auch aus unvollständigen Begriffen oder Artikelnummern bestehen. Die Anwendung sucht automatisch in allen Feldern. Wird nur ein einzelnes Suchergebnis ermittelt, wird der Artikel direkt übernommen, bei mehreren Ergebnissen wird ein Dialog angezeigt.

Der Dialog Finden

Um den Dialog zu öffnen, muss im Kassendialog eine Eingabe über die Tastatur getätigt werden. Die ermittelten Ergebnisse werden in der Tabelle angezeigt.

Eine Änderung des Suchbegriffes kann unmittelbar durch eine Eingabe erfolgen. Ist die Schaltfläche aktiv, wird die Tabelle erst aktualisiert, nachdem ↵ bzw. ENTER gedrückt wurde; ist aktiv, wird die Tabelle noch während der Eingabe aktualisiert.

Mit , und kann die Suche auf bestimmte Gebinde eingeschränkt werden. Sollen alle Artikel durchsucht werden, aktivieren Sie . Um die Suche nach Teil- bzw. Großgebindeartikeln zu filtern, aktivieren Sie für Teil- bzw. für Großgebinde.

Artikel, die keine Gebindeverknüpfung besitzen, werden bei jeder der drei Einstellungen angezeigt.

In der Ergebnistabelle kann mit den Pfeiltasten navigiert und die Auswahl mit ↵ bzw. OK übernommen werden.

Barcodes ergänzen

Um einen Artikel einen neuen EAN-Barcode zuzuweisen, muss der gewünschte Artikel in der Protokolltabelle angewählt und mit Barcode oder Strg + B der Dialog zum Bearbeiten des Barcodes geöffnet werden. Mit OK wird die neue EAN übernommen.

Funktionstasten des Kassendialogs

Die Funktionstasten

Rabatte gewähren

Rabatte können immer nur auf den zuletzt registrierten Posten gewährt werden. Geben Sie dazu den gewünschten Prozentsatz über den Ziffernblock ein und drücken Sie auf %. Die Zwischensumme wird sofort aktualisiert.

Preisgruppe wechseln

Während des Registriervorgangs kann in eine andere Preisgruppe gewechselt werden. Mit VK Wechseln wird die jeweils nächste Preisgruppe in alphabetischer Reihenfolge aktiviert. Ein Preisgruppenwechsel wirkt sich nicht auf bereits erfasste Artikel aus. Der Name der aktuellen Preisgruppe wird in der untersten Zeile der Anzeige ausgegeben.

Ist ein anderer Preis anstatt des Standardpreises des Kassensystems ausgewählt, wird die Anzeige gelb eingefärbt. Ist ein Sonderpreis für einen Artikel hinterlegt, wird die Anzeige rot eingefärbt. Ein zeitlich begrenzter Aktionspreis wird grün eingefärbt.

Mit dem Wechsel der Preisgruppe werden Aktionspreise deaktiviert, die nicht für alle Preisgruppen zugewiesen sind. Die Preisgruppe wird nach dem aktuellen Vorgang auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Beim Wechsel des Kundenkontos wird die Preisgruppe des Kunden aktiviert. Dabei werden auch Sonder- und Aktionspreise des Kunden aktiviert.

Löschen

Nach dem Registrieren eines Artikels kann dieser bis zum Abschluss des Kassiervorgangs wieder gelöscht werden. Dazu muss der gewünschte Artikel in der Protokolltabelle angewählt und mit Posten löschen oder Entf gelöscht werden.

Anzeige zurücksetzen

Um die Anzeige zurückzusetzen, drücken Sie auf CLEAR.

Coupons erstellen und einlösen

Um einen Coupon zu erstellen bzw. einzulösen, drücken Sie auf COUPON. Der Dialog zur Erstellung eines Coupons öffnet sich.

Einen Coupon erstellen

Um einen Coupon zu erstellen, geben Sie den gewünschten Gegenwert ein und - abhängig von der Zahlungsweise - drücken Sie entweder auf BAR oder EC. Bestätigen Sie mit Sichern. Der Dialog wird geschlossen und der Coupon gedruckt.

Die Zahlungsweise wird auch im Kassendialog
dementsprechend angepasst.

Einen Coupon einlösen

Um einen Coupon einzulösen, drücken Sie im Dialog auf Einlösen. Geben Sie den entsprechenden Gegenwert und die Seriennummer ein. Um zwischen den Feldern zu wechseln, benutzen Sie die Tasten WERT und IDENT. Bestätigen Sie mit Sichern. Um die Zwischensumme in der Anzeige zu aktualisieren, drücken Sie entweder auf ZWISCHENSUMME oder registrieren Sie einen Artikel.

Nach der Einlösung eines Coupons darf der Auftrag
nicht mehr storniert werden.

Ist die Option „Komma einfügen“ unter Optionen → Einstellungen → Register Kassensystem → Optionen aktiv, ist im Ziffernblock der beiden Dialoge kein , vorhanden, da die Eingabe des Gegenwertes auf der zweiten Nachkommastelle beginnt. Ist die Option jedoch inaktiv, beginnt die Eingabe auf der „Einser“-Stelle.

Preis ersetzen

Der Preis eines Artikels kann geändert werden.

Der Kassiervorgang darf noch nicht abgeschlossen sein

So wird's gemacht:

1. Der letzte registrierte Artikel ist bereits ausgewählt. Wenn ein anderer Artikelpreis geändert werden soll, wählen Sie den gewünschten Artikel aus dem Protokollbereich aus.
2. Geben Sie den neuen Preis über den Ziffernblock ein. Beachten Sie, dass das Komma korrekt gesetzt ist und der Preis richtig eingegeben wurde.
3. Bestätigen Sie die Änderung mit der roten Funktionstaste Preis ersetzen oder EINFG.

Der Preis wird nun einmalig für den gewählten Artikel überschrieben.

Pfandwerte können nicht geändert werden

Wenn der eingegebene Preis auch permanent den bisherigen Preis ersetzen soll, kann dies unmittelbar nach der Eingabe des geänderten Artikelpreises durchgeführt werden:

1. Drücken Sie die silberne Taste Preis oder Strg + E.
2. Bestätigen Sie den Hinweisdialog.

Der Preis des Artikels wird für die aktive Preisgruppe im Warenstamm geändert.

Preise können nicht ohne Änderung im Kassenauftrag geändert werden. Die dauerhafte Speicherung des geänderten Preises im Artikelstamm muss direkt nach der Änderung im Kassiervorgang durchgeführt werden und ist nachträglich nicht möglich

Preise können auch im Dialog Preiskonfiguration des Warenstamms geändert werden

Storno

Bis zum Abschluss des Kassiervorgangs kann der Vorgang mit Auftrag stornieren abgebrochen und verworfen werden.

Warteschleife

Ein aktiver Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit in die Warteschleife versetzt werden, sofern diese noch nicht belegt ist.

Die Übertragung wird mit HOLD durchgeführt. Die Taste wird weiß eingefärbt und im Statusbereich wird „HOLD“ gelb eingefärbt; der aktive Kassiervorgang ist nun geparkt. Es kann nun ein neuer Kassiervorgang gestartet werden.

Ein geparkter Kassiervorgang kann mit HOLD wieder aktiviert werden, wenn kein anderer Vorgang aktiv ist. Ein laufender Vorgang muss zunächst storniert oder abgeschlossen werden. Nach der Reaktivierung steht die Warteschleife wieder zur Verfügung.

Bei aktiver Warteschleife kann der Kassendialog nicht beendet werden. Zum Beenden des Kassendialogs muss ein geparkter Auftrag also reaktiviert und storniert oder abgeschlossen werden.

Buchungskonten

Die Kontenschaltflächen können während des Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.

Die Schaltfläche NETTO schaltet zwischen Privat- und Gewerbekunden um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „NETTO“ gelb eingefärbt sind, werden auf dem Kassenbon Posten und Summen als Nettowerte ausgegeben sowie die Umsatzsteuer ausgewiesen. Bei der Pfandberechnung wird im Modus „Netto“ Mehrwertsteuer auf den Pfandumsatz aufgeschlagen. Beim erneuten Drücken der Taste werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.

Die Schaltfläche KUNDE ermöglicht die Zuweisung von Kundeneigenschaften auf den Kassiervorgang. Damit werden die Eigenschaften Gewerbekunden, Pfandberechnung und Preisgruppe sowie Sonder- und Aktionspreise anhand des gewählten Kundendatensatzes zugewiesen. Bei Aktivierung ist die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „KUNDE“ gelb eingefärbt. Die Zuweisung des Kunden kann vor dem Drücken der Taste durch Eingabe der Kundennummer oder anhand des Suchdialogs nach dem Drücken der Taste erfolgen. Beim erneuten Drücken der Taste nach dem Zuweisen eines Kunden wird das Kassenkonto wieder aktiviert.

Die Schaltfläche EC schaltet zwischen Bar- und EC Cash-Zahlung um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „EC“ gelb eingefärbt sind, wird auf dem Kassenbon die Zahlweise „EC Cash“ ausgegeben und die Kassenlade nicht geöffnet. Beim erneuten Drücken der Taste werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.

Registrierung von Pfand

Das Kassensystem kann mit Pfand in den Modus Pfandregistrierung versetzt werden, um zurückgegebenes Pfand zu registrieren. Die Kategorietasten werden ausgeblendet, die Pfandtasten und das Pfandprotokoll eingeblendet.

Der Kassendialog im Pfandmodus

Das Registrieren von Pfand kann durch das Anwählen des gewünschten Pfandartikels erfolgen. Die Minusfunktion wird automatisch aktiviert. Multiplikatoren, Suchfunktion und Gebindetasten sind wie bei der Warenregistrierung verfügbar.

Die Option Multiplikator automatisch unter Optionen → Einstellungen → Kassensystem → Optionen hat im Pfandmodus keine Funktion. Um einen Pfandartikel mehrfach zu registrieren, muss also die Multiplikatortaste manuell betätigt werden.

Pfandcoupons entwerten

Während eines Kassiervorgangs können Pfandcoupons jederzeit entwertet werden, indem wahlweise der Barcode auf dem Coupon gescannt wird oder die Couponnummer eingetippt wird. Pfandcoupons können nur einmal entwertet werden.

Nach der Eingabe des Coupons darf der Auftrag nicht mehr storniert werden.

Automatencoupons entwerten

Das Erfassen von Pfandcoupons aus einem externen Pfandrücknahmesystem, beispielsweise aus einem Automaten, ist möglich, wenn die Kennung des Rücknahmesystems und der Couponwert auf dem Coupon hinterlegt werden. Der Rücknahmecoupon muss nach der Erfassung vernichtet werden, da er nicht gegen mehrfaches Erfassen gesichert werden kann.

Die Ausgleichsfunktion

Die Ausgleichsfunktion ermöglicht das Gegenrechnen des Pfandanteils eines Artikels beim Registrieren. Dabei wird der Pfandartikel berechnet, anschließend wieder abgezogen und dem Pfandlager zugerechnet.

Die Funktion kann mit Ausgleich während eines Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.

Während der aktiven Phase wird für alle registrierten Posten der Ausgleich berechnet.

Die Ausgleichsfunktion muss aktiviert werden, bevor ein Artikel mit Pfandausgleich erfasst wird!

Vorgang abschließen

Der Abschluss eines Vorgangs wird durch das Aufrufen der Zwischensumme eingeleitet.

Zwischensumme

Die Zwischensumme kann mit ZWISCHENSUMME oder / aufgerufen werden. Es wird der Gesamtwert des Auftrags angezeigt. Bei Barzahlung kann nun der Zahlbetrag des Kunden eingegeben werden, damit die Kasse das Wechselgeld berechnet.

Der Modus „Zwischensumme“ bietet letztmalig die Möglichkeit, Kunden oder Konten zu ändern, den Auftrag weiterzuführen oder abzubrechen.

Pfandcoupons

Wird während einem Kassiervorgang ausschließlich Pfand zurückgenommen, wird durch das Drücken der Taste ZWISCHENSUMME oder / entsprechend den Voreinstellungen

• automatisch ein Pfandcoupon gedruckt, oder
• die Kassenlade zur Auszahlung des Guthabens geöffnet, oder
• nach Rückfrage wahlweise ein Pfandcoupon gedruckt oder die Kassenlade geöffnet.

Der Auftrag wird automatisch abgeschlossen, ohne dass TOTAL gedrückt werden muss.

Nach der Ausgabe des Pfandcoupons oder dem Öffnen der Kassenlade kann anschließend wie gewohnt ein Kassenbon gedruckt werden.

Total

Mit TOTAL oder / wird der Vorgang abgeschlossen und der Zustand der Kontentasten ausgewertet. Bei Barzahlung wird die Kassenlade geöffnet und, sofern der Zahlbetrag des Kunden eingegeben wurde, das Wechselgeld berechnet und angezeigt. Der Vorgang kann nicht mehr bearbeitet werden. Es kann ein neuer Vorgang gestartet oder der Kassendialog mit Ende geschlossen werden.

Zahlung

Funktionsüberblick

Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt sind. So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der/die Kassierende kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen.

Zur Buchung von Barzahlungen bestehen mehrere Möglichkeiten. Abgesehen von der Kassenzahlung können sie über den Buchungsmanager in der Auftragsverwaltung, über das Zahlungsregister im Buchhaltungsmodul oder über die Kontenbücher abgewickelt werden. Der Vorteil der Funktion im Kassenmodul liegt darin, dass Zahlungen an der Kasse schneller verwaltet werden können, ohne dass ein Zugang zur Buchhaltung erforderlich ist.

Abwicklung von Zahlungen

Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden. Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog.

Der Dialog Zahlung

Um eine Kassenzahlung zu registrieren,

1. Wählen Sie zunächst, ob eine Einzahlung oder eine Auszahlung verbucht werden soll.
2. Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
3. Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
4. Geben Sie im Feld Text den Zahlungszweck an.
   • Wenn die Nummer der Rechnung bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld Text und bestätigen Sie mittels Auftrag.
   • Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.
   • Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie in Text eine Beschreibung, mit deren Hilfe der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann.
5. Bestätigen Sie die Zahlung mit Sichern.

Eine Zahlung kann, sobald sie gesichert wurde, aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden.

Unbekannte Zahlungen

Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll, wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zuordnung einer Rechnung über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant bei Registrierung der Zahlung. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.

Nachträgliche Zuordnung von Unbekannten Zahlungen

Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden nicht auf den Konten Bar oder Bank verbucht, sondern verbleiben zunächst auf einem Zwischenkonto. Das Standardziel ist das Konto Geldtransit.

Bei intensiver Nutzung ist es sinnvoll, aus Gründen der Übersichtlichkeit solchen Zahlungen ein eigenes Buchungskonto zuzuweisen. Dies ist unter Einstellungen→ Kassensystem → Optionen → Buchhaltung über den Auswahldialog Zahlungen an Buchungskonto übergeben möglich. Zum Anlegen eines neuen Buchungskontos siehe auch: Hilfstabellen

Der Dialog zur Zuordnung einer unbekannten Zahlung befindet sich im Buchungsmanager. Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,

• Öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung.
• Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,

• Öffnen Sie über Stammdaten → Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
• Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung.
• Wählen Sie den Filter Gebuchte Posten und wählen Sie den gewünschten Rechnungsposten an.
• Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag oder per Zuordnen in der Navigationsleiste alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.

Um eine der Zahlungen dem aktiven Auftrag zuzuordnen, wählen Sie die Relevante aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.

Generell sollten unbekannte Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter Buchhaltung→ Bücher→ Kontenbücher die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.

Tastaturbedienung

Der Kassendialog kann teilweise durch Tastaturbefehle bedient werden. Funktionen können nur mit Tastaturbefehlen aufgerufen werden, wenn der aktive Benutzer über die entsprechenden Benutzerrechte verfügt.

Taste	Schaltfläche	Funktion
A..Z		Zeichen
0..9	0 .. 9	0 .. 9
,	,	Komma aktivieren/deaktivieren
-	-	Minus aktivieren/deaktiveren
*	*	Multiplikator aktiveren/deaktivieren
/	ZWISCHENSUMME, TOTAL	Zwischensumme oder Total
↵	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
Entf	Posten löschen	Ausgewählten Posten löschen
Einfg	Preis ersetzen	Preis ersetzen
Esc	CLEAR	Anzeige zurücksetzen
STRG+A	Auftrag stornieren	Auftrag stornieren
STRG+H	Support	Fernwartung starten
STRG+W	Ende	Kassendialog beenden
STRG+L	PFAND	Pfandmodus umschalten
STRG+P	Druck	Kassenbon drucken
STRG+K	KUNDE	Kunden finden
STRG+B	Barcode	Barcode im Artikelstamm ändern
STRG+E	Preis	Preis im Artikelstamm ändern
STRG+⇑+I	Ansicht	Protokolltabellen anzeigen
F1	FLASCHE	Gebinde auf Flasche schalten
F2	KISTE	Gebinde auf Kiste schalten
F3	KOMBI	Gebinde auf Kombi schalten
F4	ANBRUCH	Gebinde auf Anbruch schalten
F5	AUSGL	Ausgleichsfunktion ein/ausschalten
F6	PFAND	Pfandmodus ein/ausschalten
F7	VK wechseln	Preisgruppe wechseln
F8	HOLD	Warteschleife umschalten
F9	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
F10	Druck	Kassenbon drucken
F11	EC	Konto Bar/EC- Cash umschalten
F12	NETTO	Privat- und Gewerbekunden umschalten
STRG+F9	Abschluß	Kassenabrechnung starten
STRG+F10	Protokoll	Kassenprotokolle anzeigen
STRG+F12	Login	Kasse sperren/Benutzeranmeldung

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Fußnoten: