Kassenprotokoll

(Hauptseite → Kassensystem (Menü) → Sie sind auf der Seite: Kassenprotokoll)

Das Kassenprotokoll kann über Kassensystem → Kassenprotokoll, per Strg + F10 oder im Kassendialog über Protokoll aufgerufen werden.

Hier können Sie alle getätigten Kassentransaktionen und die dazugehörigen Belege einsehen und gegebenenfalls nachdrucken. Auch können Auswertungen des Kassenumsatzes in tabellarischer und grafischer Form erstellt werden.

Ein Vorteil von FAKTURA-X als Software für PC-Kassen wird in den Anforderungen an Kassensysteme nach den GoBD von 2015 deutlich. Die Anforderungen sind zur Information hier noch einmal zusammengefasst.

Protokolle

Im Register Protokolle können Kassiervorgänge gesucht, angezeigt und gedruckt werden. Das Register ist für die Benutzung mit berührungsempfindlichen Bildschirmen geeignet.

Protokoll erstellen

Um ein Kassenprotokoll zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie unter dem Register "Kassensystem" den Menüpunkt Kassenprotokoll oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg+F10
Legen Sie nun das Intevall fest, für den das Kassenprotokoll erstellt werden soll.
Mit Betätigen von Start erscheint eine Auflistung der Aufträge des eingestellten Zeitintervalls.
Mit Export wird das Protokoll erstellt.

Das Register Protokolle

1. Intervall einstellen

2. Kassierer wählen

3. (Optional) Kunden wählen

4. Status filtern

5. Zahlweise filtern

6. Protokoll erstellen

7. Beleg wählen

Kassenbon nachdrucken

Es ist möglich, den Kassenbon eines Kassiervorgangs jederzeit nachzudrucken.

Um einen Kassenbon nachzudrucken, gehen Sie wie folgt vor:

Schränken Sie den Zeitraum, in dem nach Kassiervorgängen gesucht werden soll, ein. Mit Von wird ab Öffnungszeitpunkt, mit Bis bis zum jetzigen Zeitpunkt gesucht.
Wählen Sie den Kassierer aus, dessen Kassiervorgänge dargestellt werden sollen, oder wählen Sie alle Kassierer aus. Mit Kassierer wird der aktuell angemeldete Kassierer eingestellt.
Soll gezielt nach Transaktionen mit einem bestimmten Kunden gesucht werden^[1], kann mit der Suchdialog geöffnet werden. Mit KD Nr. wird dieser Filter wieder deaktiviert.
In der Optionsgruppe Status kann nach abgeschlossenen oder stornierten Vorgängen gefiltert werden.
In der Optionsgruppe Zahlweise kann nach Bar- und EC-Zahlungen gefiltert werden.
Mit Start wird die Abfrage gestartet und das Ergebnis in den Tabellen angezeigt.
Wählen Sie in der Tabelle Kassiervorgänge mit den Pfeiltasten den gewünschten Kassenbeleg. Die Positionen des Belegs werden in den unteren Tabellen angezeigt: Die Ware in der linken und der dazugehörige Pfand in der rechten Tabelle.
Um den gewünschten Kassenbeleg nachzudrucken, wählen Sie Bon oder drücken Sie Strg + P^[2].

Um den Bondruck zu ermöglichen, muss in den Einstellungen unter Formulare → Kassensystem ein Druckmodus eingerichtet werden. Es stehen wahlweise der Windows-Druck (Druck per Reporteditor-Formular, langsamer) und der ESC-Direktdruck (Druck als reiner Text, schneller) zur Verfügung.

Rücknahme aus Kassiervorgang erstellen

Um bei der Rückgabe eines gekauften Artikels muss eine Rücknahme erstellt werden. Es ist möglich, die Gutschrift aufgrund des Kassenprotokolls zu erzeugen. Grundlage ist der Kassiervorgang, bei dem der zu erstattende Artikel gekauft wurde. Der Kunde sollte dazu den Kassenbon vorlegen, da die Bonnummer für die Rücknahme benötigt wird.

Die Rücknahme kann nur durchgeführt werden, wenn das Protokollmodul vom Kassendialog gestartet wird. Die Rücknahme wird ansonsten nicht angeboten

Sollte der Kassenbon nicht vorliegen, kann durch die Angabe eines Intervalls nach dem Kassiervorgang gesucht werden. Der Kunde muss also zumindest den ungefähren Zeitpunkt des Kaufs nennen können. Wenn der Kassiervorgang gefunden wurde, wird die Bonnummer des Vorgangs angezeigt.

Die Bonnummer muss in das Eingabefeld "Bon" eingegeben werden. Die Rücknahme wird sonst nicht angeboten

So wird's gemacht:

Geben Sie in das Eingabefeld "Bon" die Bonnummer des Kassenbons ein.
Der Kassiervorgang wird angezeigt. Die Funktion Rücknahme wird eingeblendet
Wählen Sie den den Artikel, der zurückgenommen werden soll und drücken Sie Rücknahme
Wenn der Artikel mehrfach gekauft wurde, ist es möglich entweder ein Stück des Artikels zurückzunehmen oder die gesamte Anzahl des Artikelposten.Sollen abweichende Mengen zurückgenommen werden, muss die Funktion für jeden Artikel entsprechend häufig durch Auswahl des Artikels, Rücknahme und Auswahl der Anzahl "1" wiederholt werden.
Es können durch Auswahl anderer Artikel verschiedene Artikel durch Auswahl eines Artikels und Rücknahme zurückgenommen werden.
Wenn alle Artikel ausgewählt wurden, kann das Modul beendet werden.
Die Rücknahmen werden nun in einem neuen Kassiervorgang gutgeschrieben. Der zugrundeliegende Kassenbon wird auf dem Kassenbon vermerkt.

Kassennachschau

Die Kassennachschau gemäß DSFinV-K kann im Modul Protokoll durchgeführt werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier

Wenn die Finanzbehörde eine Kassennachschau angemeldet hat, vereinbaren Sie frühzeitig einen Termin mit dem Kundendienst. Dieser kann Sie bei der Zusammenstellung der vorgeschriebenen Exporte unterstützen

Auswertungen

Im Register Auswertung können Umsätze als Tabelle oder Grafik angezeigt, exportiert und gedruckt werden.

Das Register Auswertung

1. Zeitraum einstellen.

2. Gliederung wählen.

3. Auswertung erstellen.

4. Darstellung wählen.

5. Drucken.

7. Datensatz exportieren

Um eine Auswertung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Schränken Sie den Zeitraum, in dem nach Kassiervorgängen gesucht werden soll, in der Steuergruppe „Intervall“ ein.
Wählen Sie in der Auswahlgruppe Typ die Gliederung der Auswertung.
Die Auswertung wird mit Start erstellt und angezeigt.
Wählen Sie über die Schaltflächen Tabelle bzw. Diagramm die Art der Visualisierung. Im Diagrammmodus werden alle Datensätze nebeneinander als Balkendiagramm dargestellt, um die Summen schnell vergleichbar zu machen.

Um einen Ausdruck der Auswertung anzufertigen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Tabelle bzw. Diagramm.
Nehmen Sie im sich öffnenden Druckdialog die gewünschten Einstellungen vor.
Klicken Sie anschließend auf OK, um den Druck zu starten.

Um eine Auswertung als Datensatz zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Export.
Zur Weiterverarbeitung in den gängigen Tabellenkalkulations-Anwendungen können Sie zwischen verschiedenen Dateiformaten wählen.
Klicken Sie anschließend auf Sichern, um den Vorgang abzuschließen.

Auswertungen nach Artikeln

In diesem Modus können Sie auswerten, mit welchen Waren Sie im betrachteten Zeitraum am meisten Umsatz erzielt haben.

Auswertungen nach Warengruppen

In diesem Modus können Sie die Warenumsätze nach Warengruppen gruppiert auswerten.

Auswertungen nach Pfand

Dieser Modus erlaubt es Ihnen, den Umsatz jedes Pfandartikels für den gewählten Zeitraum nachzuvollziehen.

Auswertungen nach Kassierer

Mit dieser Option können Sie sich die Umsätze ausgeben lassen, die die Kassierer in ihren jeweiligen Schichten erzielt haben.

Auswertungen nach Bons

In diesem Modus wird der Umsatz für jeden einzelnen Kassiervorgang ausgegeben.

Das dazugehörige Diagramm stellt die Bonumsätze über die Zeit dar. So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, an welchem Tag Sie besonders viel Umsatz erzielt haben.^[3]

Pfandbons

Im Register Pfandbons werden die gebuchten Pfandbons protokolliert.

Um Pfandbons erstellen zu können, muss diese Funktion in den globalen Optionen aktiviert werden.

Unter Einstellungen können Sie das Register Kassensystem aufrufen und im Abschnitt Gebinde die Funktion Posten auf Pfandbons drucken aktivieren.

Das Register Pfandbons

1. Zeitraum einstellen.

2. Anzuzeigende Informationen auswählen.